テレワークでの社内コミュニケーションは難しい?ITツールを使用して解決しよう!

2021/02/25

「テレワークだと、コミュニケーションが取りにくい」

「テレワークを導入したいけど何か便利なツールない?」

そう考えている方も多いのではないでしょうか。コロナ禍により、テレワークを導入する企業も増えてきています。

そこで問題になっているのがコミュニケーション不足。

・情報の伝達
・意思の疎通

がうまくできないことで、仕事の効率が落ちてしまうこともあります。

そのような場合は、グループウェアなどのITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

・データ共有
・チャットでのコミュニケーション

などがしやすくなります。そこで今回は

・ITツールの特徴
・導入のポイント

をご紹介します。

テレワークに行き詰まっているという方はぜひ参考にしてみてください。

テレワークの課題

テレワークとは

テレワークとは、オフィスなどに出社せず、遠隔地で仕事をすることを指します。テレワークのメリットとしては以下が挙げられます。

・通勤の負担が減る
・オフィスの家賃など、固定費が減る
・柔軟な働き方ができるようになる
・働き方が選べることで社員の満足度がアップする

一方でデメリットも挙げられています。

コミュニケーション不足が課題

テレワークの一番の課題と言われているのが、コミュニケーション不足です。ある調査では、60%の社員がコミュニケーション不足を実感しているという結果が出ました。

オンラインミーティングをするにしても、

・相手の反応がわかりにくい
・喋るタイミングがわからない

といった意見も挙げられています。

また、社員間の雑談が減ることで、ストレスを感じている場合もあるそうです。

・仕事を一人で抱え込みがちになる
・昼休憩でもなかなかリフレッシュできない

という社員もいるかもしれません。

また、中には雑談の中でビジネスのアイデアが思い浮かぶという方もいるのではないでしょうか。

普段はあまり気にとめなかったかもしれませんが、雑談は重要な役割を果たしているのです。

ただ、テレワークになると雑談は減ってしまいますよね。そこでおすすめしたいのが 、グループウェアなどのITツールです。

業務の効率化や時短化を目的に作られたものが多いですが、コミュニケーションをとるのにも効果的なツールとなっています。

続いて、代表的なITツールをご紹介します。

テレワークだからこそ導入したいITツール

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、その名の通りビジネスで使いやすい機能が整えられたチャットのことです。

 ・データの共有がしやすい
・既読マークがつくので相手が読んだかどうかがすぐにわかる
・メールに比べてメッセージが送りやすい

などの特徴が挙げられます。

ビジネスチャットの中には、タスク管理機能が搭載されているものもあるので、日報の作成・管理にも便利です。

社内SNS

社内で使われるSNSのことです。

一般的なSNSのように、

・メッセージの送受信
・動画や写真のアップロード
・タイムライン(掲示板)への書き込み

などが行えます。

従業員の新たな一面が見えたり、コミュニケーションをスムーズに取れたりと、社内の風通しを良くしたい企業に特におすすめです。

グループウェア

グループウェアは業務の効率化に特化したシステムです。多機能なことが多く、先ほどのビジネスチャットや社内SNSの機能を搭載しているものも多いです。

そのほか、プロジェクト管理がしやすい「ガントチャート」や、ファイル共有機能、掲示板などの機能がついていることも。

コミュニケーションを円滑にするだけでなく、業務全体の効率化も図りたい場合は、個別のシステムを導入するよりも、グループウェアで一元管理する方がおすすめです。

ファイルの受け渡しもしやすく、アプリを切り替える手間も省けるので時短にもつながります。

導入のメリット

こうしたITツールの導入のメリットは主に以下の通りです。

① 業務の効率化

② コミュニケーションの改善

① 業務の効率化

ITツールは、ファイル共有やタスク管理などの専門機能が付いているものも多いです。

別のアプリを起動せずに、画面切り替えでスケジュール、データ、メッセージ等を確認できるため、業務の効率化に繋がります。クラウド版であれば、スマートフォンやタブレットなど、別端末からもアクセスできるのもメリットです。

外出中であっても、パソコンを開かずに、スマートフォンでサッとスケジュールやタスクをチェックできます。現在のタスク状況などもリアルタイムで反映されるため、メンバーがプロジェクトの進捗を確認するのも簡単です。

「○○さんが担当しているタスクは完了しているのかな」、「今週の進捗は目標の何%だろう?」などの疑問も、素早く確認できます。

「進捗はいかがでしょうか」。

こうしたメールを送り、返信を待つといったストレスも減ります。

② コミュニケーションの改善

チャットや掲示板を使うとメールよりも気軽にメッセージを送り合うことができます。絵文字やスタンプによって、リアクションが取りやすいのも特徴です。

ワンクリックでリアクションできるので、メールよりも手間がかかりません。また、相手がメッセージを読んだかどうかがわかるのもメリットの一つ。

「もしかして届いていないかな?」、「このメッセージは読まれているのだろうか」

といった疑問も、既読欄を見るだけでチェックすることができます。

ITツール導入のポイント

運用イメージを明確に

便利だからという理由で、すぐに it ツールを導入しても上手くいくとは限りません。

特に検討もせずツールを選んでしまった結果、費用だけかかってしまい、効果が得られなかったというケースもあります。そうならない為にも、運用イメージを明確にしてから導入しましょう。

現在のテレワークで

・何が問題になっているのか
・どのような機能があればそれが解決できるのか

を明らかにしてからシステムの検討に入ると、効果を得られやすいです。

例えば「コミュニケーションが課題」であったとしても、

・テキストでコミュニケーション(雑談)をとりたい
・プロジェクトの進捗や引き継ぎを効率的に行いたい

など、課題を具体化することで、必要な機能が見えてくるはずです。

機能とコストをチェック

ITツールは、月額料金や初期費用のほか、機能ごとにオプション料金がかかることも。

「機能のことはよくわからないから」と、最も高いプランで導入したものの、「使わずに放置している」というケースもあるかもしれません。

そうならないためにも、テレワークの課題を解決するのに必要な機能とコストが見合うかどうかのチェックが必要です。

担当者を配置

グループウェアの導入失敗ケースとして、よく言われるのが「結局、社内に浸透しなかった」というもの。

予防するためにも、部署ごとの担当者の配置をおすすめします。担当者が積極的に使うことで、部署全体にも浸透しやすくなるでしょう。

また、「使い方がわからなくても、○○さん(担当者名)に聞けば大丈夫」という安心感があれば、従業員も触れやすくなるはずです。

テレワークだからこそ、このように相談できる担当者の配置はおすすめです。

運用ルールの作成

「早く返信しなければ」、「社内SNSをチェックしないと」

と、チャットや掲示板で疲弊する社員もいるかもしれません。そうならないためにも、運用ルールの作成をおすすめします。

・○時以降は返信しなくて良い
・チャットが1時間に○往復以上になるなら、ミーティングを設定する

など、社員の負担にならないよう、ルールを作りましょう。

テレワークによるコミュニケーション不足はITツールで解消!

今回はテレワークでのコミュニケーション不足を解消するためにおすすめのITツールをご紹介しました。

① 業務の効率化

② コミュニケーションの改善

が主なメリットです。

ですが、闇雲にITツールを導入すると、効果を得られない場合もあります。

そうならないためには、

・課題の具体化
・費用対効果のチェック
・担当者の配置
・運用ルールの作成

をしましょう。

テレワークで業務効率が落ちている、コミュニケーションが少なくなりモチベーションが下がっている。そんな時はITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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