テレワークによって引き起こされるコミュニケーション不足の原因と対策

2021/08/18

新型コロナウイルス感染症の影響によって急速に普及された「テレワーク」。本来勤務する場所から離れたところで仕事をするテレワークは、インターネットさえ繋がっていればどこでも仕事をすることが出来ます。人との接触を可能な限り控えなければならない現在においてとても有効的な仕事のスタイルと言えるでしょう。

しかし、自宅や喫茶店での業務を行うことで、人とのコミュニケーション不足が問題視されるようにもなっています。この記事では、テレワークによって起こるコミュニケーション不足の原因、危険性、対策方法などに触れていきます。

テレワークを導入している企業もこれから導入予定の企業も参考にしてみてください。

社内コミュニケーションの認識

社内コミュニケーションは、会社内で日常的に行われる会議や会話(情報交換や情報共有)のことを指します。会社の規模によっては従業員数が多く、それぞれ分野別・役割別に分かれて仕事をしています。そのため自分の役割とは違うところの情報には乏しく、これを補うために社内コミュニケーションは必要となります。

自分だけでなく、他の役割の人たちの業務を把握することはとても重要で、業務遂行には欠かせないのが社内コミュニケーションです。社内コミュニケーションには、会議やメール、休憩中の雑談などどんなものにも業務効率化の上でのヒントが隠れているため、会社の成長には欠かすことのできない方法と言えるでしょう。

テレワークによるコミュニケーション不足

本題であるテレワークがなぜコミュニケーション不足に陥りやすいのかですが、テレワークを既に行っている人は分かるでしょう。テレワークは、所属する会社内ではなく、社外で業務を行うため、1人でいる場合がほとんどだからです。

朝から黙々と作業をしていて気づいたら夜だったという経験もあるのではないでしょうか。誰とも会話をせずパソコンの画面とにらめっこしていては、コミュニケーション不足に陥るのは当然です。テレワークの良さを生かすためにもいかにしてコミュニケーション不足を解消するかが重要になってくるでしょう。

テレワークは一人での業務である

多くの人が在宅での勤務をしていると思いますが、ふと業務の内容で疑問点が出てきた場合に、誰と連絡を取るか、そもそも連絡していいのか、悩んでしまうことがあります。社内であれば、すぐに質問することが出来ますが、テレワークではそうはいきません。

また、業務に関する報告・相談が増え、他愛のない会話が極端に減ってしまうと、褒めることや笑ったりすることが減り、モチベーションの低下に繋がります。こういった理由でコミュニケーション不足は起こってしまうのです。

情報の誤認

テレワークの一つの欠点として、各社員の認識のズレが挙げられます。多くのテレワーカーたちが連絡に使うツールは、チャットやメールといった文章でのやり取りの為、文章の読み取り方の違いや細かいニュアンスが伝わらなくなってしまうのです。

また、対目での会話ではないため、表情からの情報は一切受け取れず、伝えたい事がそのまま伝わらないというリスクが度々生じます。メールやチャットの連絡は、文字を打つのも面倒に感じてしまい、抽象的な文章にしてしまったり、積極的にコミュニケーションを取ろうという気持ちが薄くなってしまうということも考えられます。

タイムラグの発生

テレワークの作業時間は各人に委ねられるため、情報の発信・受信にどうしてもタイムラグが生じてしまいます。すぐに確認したいのに連絡が数時間後に来たら、その間の業務が滞る可能性もありますし、仕事のモチベーションも低下してしまいます。連絡がつかないことが頻繁にあれば、コミュニケーションを取ろうとする気力も失われてしまいます。

テレワークによるコミュニケーション不足でどんなリスクが起こるのか

テレワークによってコミュニケーション不足が引き起こされた場合、業務効率の低下、社員同士のトラブル、下手をすればプロジェクト自体が頓挫してしまうリスクがあります。
テレワークによって引き起こされるコミュニケーション不足がどういうリスクに繋がるかを見ていきましょう。

信頼関係の構築・維持が困難になる

テレワークを主とする企業に新入社員や中途採用者が入ってきた場合、どのようなことが起こるでしょう。本来、会社に社員が集まれば、顔合わせをして、歓迎会をして、直接業務を教えるといったことがあるでしょう。人と人が仲良くなるためには、雑談や会社の空気に触れるといったことが重要と言えるでしょう。

しかし、テレワークでは、ほとんどが個人での業務のため、信頼関係の構築が難しく、会社の文化や業務のやり方も伝わりにくいものになってしまいます。

業務効率の低下とストレスの増加

テレワークによってコミュニケーション不足が引き起こされた場合、生産性の低下に繋がります。情報伝達の正確性が低く、これによってストレスを抱え、モチベーションが下がるといった問題が発生するでしょう。

また、業務内容の認識のズレを直すまで時間がかかってしまい、余計な時間が増え、業務効率が低下してしまいます。始めは小さなズレだったものが、会社を巻きこんで大きなトラブルに発展してしまうという恐ろしいリスクを秘めているのです。

テレワーク導入に対する不満

テレワークは、業務の進捗状況や成果の確認が難しく、正しい人事評価を受けることが出来ないというリスクもあります。せっかく順調以上に進んでいたとしても正しく評価されなければ、やる気をなくしてしまうこともあるでしょう。このモチベーションの低下が生産性を低下させ、会社の業績悪化に繋がってしまうことも考えられます。

また、社員が退職してしまうこともあるでしょう。離職率が上がり、新しい社員が入ってくるとコミュニケーション不足の悪化に繋がり、ドミノ倒しのように会社を傾けさせてしまう恐れがあります。テレワークの導入には、コミュニケーションの活性化がとても重要になってくるでしょう。

コミニケション不足を解消するには

上記でテレワークによるコミュニケーション不足のリスクについて解説しました。それでは、リスク回避のためにコミュニケーション不足解消の対策を紹介していきましょう。

ITツールの導入

コミニケション不足の解消でまず挙げられるのが、ITツールの導入です。コミニケションを行うツールを導入することで、情報共有の容易さ、スムーズな連絡手段といったコミュニケーションを促進させるためには欠かせない環境を構築することが理想です。これにより、円滑なコミュニケーションが取れ、業務の効率化に繋がっていくことでしょう。

社内ルールの改定

コミュニケーション不足の原因は、テレワーク行ううえで明確なルールが設けられていないからです。例えば、業務時間の設定、時間内でのコミュニケーション(会議)を行う時間の設定、上司と部下が会話をすることが出来るようにしたりと、タイムラグがなく、スムーズにやり取りが出来るように環境を整備していきましょう。

コミュニケーション向上のためのグループウェアのコミュニケーションツール

テレワークによるコミュニケーション不足について理解は深められたでしょうか。

コミュニケーション不足を解消するための最善策は、円滑なコミュニケーションが行える環境づくりと言えます。これに活用してほしいのがグループウェアのコミュニケーションツールです。

チームごとのグループチャット、個人チャット、タスク管理といったコミュニケーション促進の手助けとなる機能が多分に備わっている便利なツールです。グループウェアのコミュニケーションツールを活用しながら社内全体のコミュニケーションがの向上に役立てましょう。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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