業務効率化はできる?テレワークの持つ問題点と改善法

2021/03/04

社会的な事情もあり、テレワークが一気に浸透してきました。どこでも仕事ができる面では、時間を有効に使える方法であり、体の負担も減らせます。便利な方法なのは間違いありませんが、効率よく仕事ができるかどうかは別問題です。

働き方改革を目指し、テレワークを選択する企業も増えました。問題点も数多くありますが、解決策としてグループウエアを使った方法も出てきます。どのように効率化するべきか、自社の環境に合った内容を選択するのが大切です。

テレワークと業務効率化の実態

テレワークを導入する場合、少なからず費用がかかります。投入費用に対し、効果を上げなければいけません。そこで注目するのは、テレワークを導入して何が変化したかです。テレワークを導入しても、さしたる変化がなければ、業務効率はできていません。

テレワークで業務効率は上がったのか

テレワークに移行すると、通勤時間がなくなります。自宅で仕事ができるからです。人によっても違いますが、1日の通勤時間の長さは、1時間以上なのも珍しいことではありません。

もっと長い人も出てくるはずです。この通勤時間をなくせるのはテレワークのメリットといえます。家族と一緒に過ごす時間に当てることもできるでしょう。ですが、全ての人にプラスになるとは限りません。

自分の時間として使えるのが、通勤の移動中ぐらいだという人もいます。この時間を利用して資格の勉強をする人もいるのです。接触がなくなるため、社内の付き合いが減り、ストレスを溜め込む例も出てきます。

実施している企業に業務効率が上がったかどうか調査してみると、約半数程度しか実感がないといわれています。思ったほど効果を上げていないのがテレワークの現状です。

つまり、どんな企業でも、導入すればメリットがあるわけではありません。特に単純にテレワークを導入しただけの企業では、業務効率化どころか、低下したところも多いのです。

テレワークの効率化できた人と企業のパターン

実際にテレワークを導入し効果を上げた企業は、どのような環境だったかを知るのが大切です。これにより、自社が導入を考えた場合など、足りないものは何かが見えてきます。

その人がその場にいなくても、業務展開できる企業は、テレワークと相性が良いといえます。セキュリティの面からも、外部で作業できなければいけません。仕事の内容がはっきりしている業務も向いています。

これらに当てはまるのが、プログラマーのような成果物が評価されやすい業務であり、テレワークでも問題が少ないパターンです。営業職もテレワークに向いていることが見えてきました。

保険業務などでも活用されていますが、直接お客に会わなくても、動画アプリなどを活用すれば営業展開できるからです。社内にデスクを置かなくても、報告や打ち合わせはテレワークで済ませてしまう方法も取れます。

直行直帰にするだけで、負担も減って業務効率化が目指せるのです。業務ではなく、テレワークで効率が上がりやすいのは、自分の判断で動ける人です。自分である程度判断ができる人は、ある程度の指示で自発的な活動ができます。

ある程度スタンドアロンの状態となりますが、テレワークでも自発的に仕事をこなせるのです。孤独に耐えられるかどうかも重要となるでしょう。ひとりで仕事ができないタイプは、テレワークが重くのしかかります。

テレワークでは、自己管理もしなければいけません。このような特性を持った人なら、どんな業務でも集中できます。テレワークでも業務効率化を強力に推進できるのは間違いありません。

テレワークで効率化できない人

テレワークに向かない人はどのようなタイプか、業務効率化を目指す上で重要なポイントになります。向かない人が多い職場では、テレワークを導入しても、費用対効果があげられません。どのように改革を進めるのか、考えるカギになるでしょう。

さぼる

仕事に集中できずサボり癖のある人は、どうしてもテレワークに向きません。ウェブカメラや監視システムを使っても、本当に業務に集中しているか判断できないからです。

こうなると、周囲からも疑念が生まれます。上司にしても部下にしても、うまくコミュニケーションが取れず、業務効率化の妨げになる状態です。

従業員の管理が大切で、グループウエアなどで報告システムを構築するのがポイントです。どのような成果を上げたか、常に見えるようにすると、さぼれなくなります。

モチベーションの低下

モチベーションが下がると、働く気力が失われます。原因はいくつも存在しますが、単純に判断できない部分があるのは確かです。しかし、コミュニケーションが取りにくい人や仕事の情熱の方向性が異なる同士は、どうしてもモチベーションを落としやすくなります。

自分たちの意見もあわず、空回りしやすくなるからです。仕事に対する評価が適正ではないと感じると、働く側はモチベーションを低下させます。このような状況を抱えていると、テレワークで業務効率化は難しい状態となるのです。

これらの問題に共通しているポイントは、情報の共有にあります。情報が共有されていれば、コミュニケーションもとりやすくなり、方向性もある程度保てるでしょう。

評価に関しても、より正しい内容に近づけられるはずです。コミュニケーションが取れていなかったから、評価にぶれが出てきます。全てがこの通りになるわけではありません。

しかし、グループウエアを使い、コミュニケーションの方向性を変えるだけでも、モチベーションの低下が防げるケースが出てくるのです。

コミュニケーション不足

コミュニケーションがうまく取れない人ほど、テレワークが向くといわれていました。実際にはそんなことはなく、普段よりコミュニケーションを取ろうとしなければ、業務効率化につながらないことがわかったのです。

テレワークに負担を感じる人は、コミュニケーション不足を上げていきます。テレワークでは、自分の住んでいる空間を利用しますが、ひとりで仕事をしている感覚に陥りがちです。

孤独感にさいなまれ、業務効率化を落とすのは間違いありません。一般的な対応策としては、会議などを細かく実施し、コミュニケーションをとるのが基本的な方法です。

グループウエアを利用しWeb会議するだけでも違いが出てきます。業務以外でもオンライン飲み会といったコミュニケーションの場を作ってみるなど工夫が必要といえるでしょう。

環境整備の問題

テレワークで大きなストレスとなるのが、実は環境整備にあることは知られるようになりました。オフィスで働くのであれば、誰もがほぼ同じ環境で働けます。

もちろん、部署などで違いはありますが、同じフロアに机を並べれば、そこまで大きな違いは発生しないはずです。しかし、テレワークはそうはいきません。

個人個人で環境が異なり、ストレスに感じる部分が出るのです。もうひとつ、テレワークを実施する側の環境整備の問題もあります。

例えば、何か承認を得なければいけないときに、テレワークでは書類は回覧できません。書類を回すだけのために出社するといった不備が出てくる可能性があるのです。これでは業務効率化が進みません。

働く側としてもストレスで、業務効率化ができなくなるのです。このようなボトルネックは取り除かなければいけません。テレワークで業務効率化を進める場合、働く人の責任も出てきますが、企業としてテレワークを進める環境整備が欠かせません。

グループウエアをはじめとするツールがテレワークの業務効率化の近道

業務効率化のカギを握るのは、さまざまなツールを活用し対処できるかです。問題になるポイントは見えてきており、そのカバーが目的になります。

チャットのシステムだけでは、情報の共有は簡単にできませんし、孤独感にさいなまれる可能性も視野に入れなければいけません。単一のツールだけでの構築ではなく、グループウエアのように総合的カバーすればコミュニケーションをとりやすく変わります。

スケジュール管理も含め包括的に運用できれば、業務効率化も進められるのです。

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