テレワーク中の連絡は、ビジネスチャットで時短化!

2021/03/15

2020年からの感染症拡大に伴い、多くの企業がテレワークの必要性に迫られるようになりました。始まった当初は、通勤時間がなくなるなど、時間にゆとりができたと喜ぶ声もありました。しかし、テレワークが普及すると同時に、数々の問題点が浮き彫りになってきました。

特に、メールや電話でのやり取りが思ったより不便で、ストレスを感じている人が多く見受けられます。同じオフィスにいれば口頭で済んだようなものでも、メールや電話を介する必要があり、普段どおりの業務ができないという問題が起こっているのです。

そのような問題に有効なのが、グループウェアに搭載された機能”ビジネスチャット”です。ビジネスチャットは離れた相手とのコミュニケーションに特化したツールのため、テレワークで大きな効果を発揮します。

この記事ではテレワークで起こる問題と、それを解決するビジネスチャットの特徴を説明します。

テレワークを始めてわかった3つの問題点

「テレワークを始めてみたはいいものの、どうもうまくいっている気がしない」
「やってることはオフィスと変わらないのに、効率が目に見えて落ちている。」

テレワークが普及してから、そんな不満が聞こえるようになりました。テレワークにはどのような問題があるのでしょうか。整理すると、以下のようになります。

メールが大量に届き、情報を整理できない

オフィスなら口頭で済んだ連絡も、メールで行われると煩雑になります。
まず、メールには”冒頭と締めの文”があります。「おつかれさまです、○○です」「以上、ご確認をお願いいたします」など、毎回書くのが面倒な定型文が必要です。
 
そして、メールでのやり取りが増えることで、メール管理も大変になりました。
次から次へと小さい用件のメールが飛んでくるので、どんな連絡がきたか把握しきれないという問題が起こります。

1日に何十・何百もメールが飛んでくるので、整理しようにも多大な時間が必要になってしまいました。そのため、「あの用件なんだっけ?」とメールを確認しようとしても、なかなか見つけられない、ということも頻発するようになりました。

また、メールでは相手がそれを読んだか確認できないのも難点です。返事がなかなか返って来ない時に、催促のメールを送るのも面倒です。また、返事をする側も"文頭・締めの文"が必要など、メールを送るのにストレスを感じます。

このように、メールでのやり取りは非常に面倒で、管理がとても難しくなってしまいます。

何度も電話がかかってくるのがストレス

メールでのやり取りは面倒なので、連絡を電話で行うところもあります。電話なら口頭とほぼ同じように見えますが、電話での連絡にも問題があります。

まず、着信で作業を妨害されることが、社員にとってストレスになります。オフィスで話しかけられたのであれば、「ちょっと待って」と言えます。しかし、電話の場合、作業を中断して取らざるを得ません。そのような作業の中断が日に何度もくると、業務効率の低下に繋がります。

また、電話でのやり取りの場合、生活音や子供の話声などが入ってしまうことがあります。自宅での業務なので、多少の物音は許容されるべきです。しかし、電話の邪魔になるほどの声が入ってしまうなら、家族に静かにするように注意しなければなりません。

とはいえ、自宅というプライベートな空間で行動を制限されるのは、家族にとってストレスです。自宅にいる時間が増えている中で、このような些細なことが関係悪化の原因になりかねません。

複数人への連絡が面倒

テレワークでは、複数人への連絡が非常に面倒です。もし電話で行おうとすれば、すべての人に電話をかけなければなりません。電話が繋がらない場合は、また書け直すか、別途メールを送る必要があります。

メールで行う場合は、相手からの返事の管理が大変になってしまいます。オフィスであれば口頭などで済んだことが、途端に面倒な作業になってしまいます。

テレワークの悩み、ビジネスチャットで解決できます!

このように、テレワークでの連絡は多くのストレスを生み出し、業務効率の悪化も引き起こします。これらのストレスが発生する要因を排除し、シンプルでスムーズな連絡を実現したのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、電話やメールが抱えていた問題を解決します。そんなビジネスチャットのメリットを紹介します。

相手ごとにチャット画面が分かれているので、情報の整理が楽

ビジネスチャットはタイムライン式でメッセージのやり取りを行います。これまでのやり取りがタイムラインで表示されるので、内容の把握が簡単です。

また、チャット相手ごとに画面が分けられているため、メールのように複数人からの連絡が同じ場所に貯まることがありません。メールのような整理の必要がなく、電話のようにメモも必要ないので、常に整頓された環境で作業に臨めます。

細かいメッセージを素早く送れる

ビジネスチャットは短いメッセージでやり取りを行うので、メールで必要だった定型文などは不要です。手間が少ないので、連絡作業を素早く済ませることが出来ます。

未読・既読がひと目でわかる

メッセージの受け取り状況がわかるのも、ビジネスチャットの特徴です。受け手がメッセージを確認すると既読マークがつくので、受け取り状況がすぐにわかります。メッセージを受け取る側からしても、返事をする手間が省けます。もしも返事が必要だったとしても、メールほど時間を要しません。

グループチャットで多人数でのコミュニケーションが可能

ビジネスチャットには、複数人のグループでタイムラインを共有できるグループチャット機能があります。グループチャット機能のメリットは、複数人への連絡が一度のメッセージで済むことです。

また、グループメンバーの返事もグループチャットの画面上で確認できるので、管理が容易です。メールのように、大量のメールの中から返事を探し出す必要はありません。

ビジネスチャットを活用して、テレワークをスムーズにすすめよう!

働く環境が変われば、それに合った道具が必要になります。オフィスでは問題なかったものが、テレワークになると急に煩わしくなってしまいます。だましだまし使い続けることも出来ますが、業務効率の低下は避けられません。

グループウェアのビジネスチャット機能は、物理的な距離を気にせずコミュニケーションを取れるよう設計されています。業務の質を向上させるために、グループウェアの導入を検討してみましょう。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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