テレワーク導入のススメ!必要な事前準備やおすすめツールを紹介

2022/01/18

新型コロナウイルス感染症や働き方改革によって、テレワークを導入する企業は多くなりました。実際のところ、総務省のテレワークの実施状況によると、2021年3月時点で40%近くもの企業がテレワークを実施しています。

テレワークは、コロナウイルスなどの感染リスクを回避できるだけでなく、通勤時間をなくして時間を有効活用できる魅力的な働き方です。これからもテレワークを導入する企業は増えていくと考えられます。しかしテレワークの導入経験がない企業だと、事前にどのような準備をすれば良いか分かりませんよね。

そこで本記事では、テレワークを導入するための事前準備や、おすすめツールをご紹介します。テレワークの導入を考えている管理職や経営者の方は、ぜひご覧ください。

テレワークを導入するうえで欠かせない3つの事前準備

テレワークの導入前に、必ず実施すべき準備は3つあります。1つずつ、順番に解説します。

事前準備1:テレワークでのルールを整備する

テレワークではオフィス以外での勤務となるため、管理職が社員の行動をその目で把握することはできません。テレワークの際に社員が戸惑わないよう、勤怠管理などのルールを整備しておく必要があります。就業時間や残業時間の扱いはもちろん、連絡体制や人事評価方法なども明確にしましょう。

ルールを整備できたら、全ての社員に共有することも欠かせません。テレワークでのルールを社員に周知することで、社員がスムーズに業務を遂行できるでしょう。

事前準備2:セキュリティ対策を行う

テレワークでは社員同士が直接顔を合わせることがないため、基本的に電話やメールなどのネットワークを介したやり取りとなります。社員がそれぞれの場所で勤務する性質上、オフィスワークよりも情報漏えいなどのセキュリティリスクは高まります。よって、セキュリティ対策の実施も欠かせません。

機密情報を安全に共有するために、VPN(仮想プライベートネットワーク)を構築することは有力です。必要に応じて、セキュリティソフトなどの導入も考慮することをおすすめします。もちろん、こうしたセキュリティ対策を運用するためのルールも明確にして周知する必要があります。

事前準備3:テレワークでも使えるITツールを用意する

電話やメールといったやり取りには、不便な点が多くあります。電話では相手がすぐに出られないこともありますし、メールでは相手の確認を待つ時間が必ず発生します。こうしたやり取りの無駄をなくすために、テレワークでも使える「ITツール」を用意しましょう。

ITツールとは、業務効率化を目的としたツールの総称です。ITツールを導入する際には、クラウドサーバーでデータ管理する「クラウド型」を選ぶ必要があります。クラウド型であれば自社サーバーを経由する必要がないため、テレワークでも利用可能です。具体的におすすめのITツールは、次章でご紹介します。

テレワークの導入に役立つITツール3選

ITツールを導入することで、テレワークでの情報共有やコミュニケーションを飛躍的に効率化できます。しかしITツールの種類は多いため、「どれを選べば良いか分からない」という方も多いですよね。ここでは、テレワークの導入に役立つITツールを3つご紹介します。

なおITツールの導入前に、決めておくべきことがあります。詳しくは、次の記事をお読みください。

ITツール導入前に決めるべきことは?失敗しない業務改革のススメ

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は、オンラインでスケジュールの管理・共有が可能なITツールです。カレンダー形式で自分やチームメイトの最新スケジュールを素早く把握でき、テレワークでもチームの連携がしやすくなります。外出時でも、スマートフォンからスケジュールの確認や更新が行えます。

また、スケジュール管理に特化したインターフェースのため、予定の登録や更新がスピーディーに行えるのも魅力です。定期的な予定や終日の予定などの豊富な設定が用意されており、エクセルのように自分で体裁を整える必要がありません。テレワークでの業務効率を高めるために、欠かせないITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、チャット形式で離れた社員とコミュニケーションを取れるITツールです。メッセージを送信すると、相手のパソコンやスマートフォン上に通知されるため、やり取りが迅速に行えます。操作はメッセージを入力して送信ボタンを押すだけでよく、メールよりも手軽です。文字データとして残るため電話よりも確実で、メッセージベースのリモート会議にも使えます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:勤怠管理ツール

「勤怠管理ツール」は、オンラインで勤怠情報の管理や共有が行えるITツールです。ボタン操作で手軽に出退勤の打刻が行えるため、日々の勤怠管理にかかる時間を短縮できます。残業時間などの集計が自動で行われるため、手作業によるミスや手間も発生しません。タイムカードや勤怠表が不要となり、コストの削減にもつながるでしょう。

アイポの「勤怠管理ツール」

ITツールを導入して、迅速にテレワークを実現しましょう!

今回はテレワークを導入するための事前準備や、おすすめのITツールをご紹介しました。

繰り返しとなりますが、テレワークは時間を有効活用できる魅力的な働き方です。業務効率化による企業のメリットだけでなく、社員のワークライフバランス向上につながるメリットもあります。しかし、十分な事前準備を行わずにテレワークを導入すると、トラブルが発生して業務効率がかえって低下することも。

よってテレワークを導入する際には、事前準備をしっかりすることが大切です。特に、情報共有やコミュニケーションを効率化するために、ITツールの導入は欠かせません。ITツールをこれから導入する方には、多機能な「グループウェア」がおすすめです。

https://aipo.com/blog/what-groupware-possible/

グループウェア「アイポ」なら、今回ご紹介したITツールの機能に加えて、「日程調整機能」や「ワークフロー」なども利用できます。シンプルで使いやすいインターフェースのため、すぐに使い慣れるでしょう。また自社サーバーの用意が不要で、低コストな月額料金だけで導入できるのも魅力です。

テレワークを導入して業務効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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