テレワークで仕事内容をスムーズに共有するには

最近ではテレワークを導入する企業も増えました。通勤時間がかからないため、時間を有効活用できるのが大きなメリットといえます。

ただし他の社員と直接会うことがない分、情報共有の方法には注意が必要です。しっかり意思疎通ができないと、認識のずれから大きな手戻りが発生してしまう恐れもあります。

特に「案件を獲得する社員」と「実際に対応する社員」が異なるケースでは、仕事内容を正確に伝達しなければなりません。テレワークでの仕事内容の共有手段として、電話を使っている企業も多いようです。

しかし、電話での情報共有は不確実で、認識のずれが発生することもあります。
今回は、テレワークでの仕事内容の共有に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

テレワークでの情報共有が上手くできず、誤解が発生することも

今回インタビューした企業は音源制作会社で、主にテレビ番組やイベントなどの効果音の作成・差し込みを行っています。

業務は基本的に在宅でできる内容のため、ほとんどの社員がテレワークしています。管理社員が案件の獲得や割り振りを行い、割り振りにしたがって制作社員が制作を進めていきます。

管理社員・制作社員ともにテレワークのため、仕事内容の説明は電話で行っています。しかし日程や顧客要望など、説明する内容がとても多いため、やり取りにかなり時間がかかってしまいます。しかも、説明に漏れや間違いが発生し、トラブルにつながることもあるそうです。

電話での情報共有は誤解が発生しやすく、展開が遅れることも

こちらの企業では管理社員から制作社員へ、仕事内容の説明を電話で行っている、とのことでした。

案件は管理社員が獲得し、適切な割り振りを決めます。その後制作をお願いする社員に電話し、仕事内容の説明を行います。連絡を受けた制作社員は指示にしたがって音源を制作します。

電話でのやり取りは文章として残らないため、忘れてしまったり誤解してしまったりする恐れがあります。また、制作社員が電話に出られない場合に情報展開が遅れてしまうのです。

メールであれば文章として残せるため、仕事内容の展開はしやすくなるでしょう。しかしメール文章が長いと日程などの重要な情報が埋もれて、誤解が発生する恐れがあります。

グループウェアのカレンダー機能で、仕事の情報展開しつつスケジュールも管理

テレワークで仕事情報を展開するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのが効果的です。

グループウェアだと、新しく入った仕事の予定をクラウド上に登録し、管理できます。登録時に通知先を設定することで、仕事を依頼する人と予定を共有することも可能です。しかもこの時メールを送付できるため、日程だけでなく仕事の詳細情報まで漏れなく展開できます。

また、パソコンはもちろんスマートフォンからでもグループウェアを利用可能です。そのため、電車のように電話がすぐにできない状況でも、予定の登録や確認が行えます。

グループウェアのテレワークのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「Aipo」を提供しています。
豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。
チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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