テレワーク社員のスケジュールをリアルタイムに把握するには

自宅などの会社から離れた場所で仕事する「テレワーク」は、今やポピュラーな勤務スタイルとなりました。政府が推奨している働き方のため、これからもテレワークを導入する企業は増えていくでしょう。

そんなテレワークには時間を有効活用できるというメリットがありますが、デメリットもあります。他の社員と直接会うことがない分、業務連絡がおろそかになりやすいことです。

特に納期がシビアな仕事だと、正確なスケジュール管理が求められます。社員のスケジュールをリアルタイムに把握することが、テレワークでもやはり重要です。

しかし、直接会うことがないテレワークで社員の状況を正確に把握するのは容易ではありません。今回は、テレワークで社員のスケジュールを把握するのに苦労している企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

制作社員の状況がリアルタイムに把握できない

今回インタビューした企業は音源制作会社で、主にテレビ番組やイベントなどの効果音の作成・差し込みを行っています。

業務は基本的に在宅でできる内容のため、ほとんどの社員がテレワークしています。また、案件の獲得や割り振りを行う管理社員と、音源の制作を行う制作社員が存在します。

テレビ局に納品するという仕事柄、急に依頼が来たり、納期が深夜だったりすることもあるのです。そのため、管理社員はすぐに対応できるように制作社員のスケジュールをしっかり把握しておく必要があります。

しかし制作社員は基本的にテレワークしているため、電話やメールで確認しないと現在の状況が把握できません。そのため、急遽案件が入った際にどの制作社員が対応可能なのか、すぐに判断できないそうです。

テレワークだと業務連絡が少なくなりやすい

こちらの企業では、電話やメールでスケジュールを共有している、とのことでした。
管理社員が案件の割り振りや指示を行い、制作社員はそれらにしたがって音源を制作します。制作時に必要な取引先とのやり取りは、制作社員がすべて行います。制作社員が管理社員に連絡するのは、納期に間に合いそうにない場合のみです。

テレワークだと口頭で手軽に連絡できない分、どうしても業務連絡がおろそかになりがちです。綿密に連絡を取ろうとすると何回も電話やメールをしなければならず、手間がかかります。

そのため、制作社員の状況をリアルタイムに把握できません。案件数が多ければ尚更、誰が何をしているのか分からなくなってしまうのです。納期がシビアな業界なので、これは大きなネックといえます。

グループウェアのカレンダー機能で、テレワーク社員の状況を見える化

テレワーク社員の状況をリアルタイムに把握するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、日々の予定をクラウド上で管理・共有できます。パソコンやスマートフォンから手軽に社員の予定がチェックできるため、誰が何をしているのかひと目で分かります。電話やメールで何回もやり取りするよりはるかに手間がかかりません。

しかも、予定が急に変更となった場合でも、予定を更新すればすぐにクラウド上に反映されます。そのため、最新の状況をリアルタイムに把握でき、仕事の割り振りが正確に行えるのです。

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