チームが成果アップを目指す上で、当然ながらチームワークが重要なポイントです。しかし、チーム状況をしっかり把握できないために、チームワークを十分発揮できないケースも少なくありません。特に、営業など外回りの仕事が多いチームだと、チーム状況の把握は困難でしょう。
また、最近ではリモートワークも増えており、チーム状況の把握が難しい場面も多くなっています。こうした状況でチームが高い成果を出すためには、チーム状況を把握するための解決策を知ることが大切です。
そこで本記事では、チーム状況が把握できない原因や生じる問題、解決策としておすすめのITツールをご紹介します。チームが上手く連携できずお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
チーム状況を把握できないと生じる4つの問題
チーム状況を把握できないと、主に4つの問題が生じます。1つずつ、順番に解説します。
問題1：チームの業務効率が低下する
メンバー同士の連携が重要となるチームだと、チーム状況を把握できないことは致命的です。たとえば、他のメンバーの作業内容が変わったことを把握できずに、自分の担当作業が無駄になることも考えられます。
また、必要な情報が与えられないために作業を進められず、多くの待ち時間を費やしてしまう場合もあるでしょう。このように、多くの無駄が生じてチームの業務効率が低下する恐れがあります。
問題2：チームの雰囲気が悪くなる
チーム状況を把握できないと、上記のようにメンバー同士の連携がうまく行かなくなり、チームの雰囲気は悪くなるでしょう。お互いに相手をフォローすることもなく、それぞれのメンバーが個人プレーをする状況も考えられます。
チームの雰囲気が悪いとストレスが溜まるばかりか、体調不良などで離職につながる場合もあります。
問題3：不測の事態に対応できなくなる
どんなビジネスでも、いつも想定通りに物事が進むとは限りません。あらゆるチームは、不測の事態に迅速・適切な対応ができる体制を構築すべきです。しかしチーム状況を把握できないと、メンバーに不測の事態が発生したとしても、すぐに認識できません。
その結果、初動対応が遅れたり、対応を誤ってより重大な問題につながったりする恐れもあります。
問題4：適切なマネジメントが行えなくなる
リーダーが部下の状況を把握できないと、適切なマネジメントが行えなくなります。特に、リモートワークでは部下の状況が直接確認できないため、マネジメントが困難です。その結果、ルール違反が横行したり、部下が必要なフォローを受けられなかったりすることも考えられます。
リーダーはもちろん、メンバーにとってもチーム状況を把握できないことは問題なのです。
チーム状況を把握できない3つの原因
では、なぜチーム状況を把握できないのでしょうか。考えられる原因は、3つあります。
原因1：把握しようとする意識が薄いため
特に個人プレーが重視されるチームでは、そもそもチーム状況を把握しようとする意識が薄いケースもあります。しかし現状は問題がないからとそのままにすると、不測の事態が生じた時に後悔することになりかねません。
メンバーの意識を変えるためには、リーダーが率先して啓蒙する必要があります。朝礼や終礼をチームに取り入れて、定期的に情報共有するのも効果的です。
原因2：余計な情報が多すぎるため
余計な情報が多すぎるために、かえってチーム状況を把握しづらくなっているケースも少なくありません。たとえば、メンバー同士が状況をメールで共有している場合、別のメールに埋もれて見落とすことも考えられます。
また、エクセルでスケジュール管理している場合、ファイルやシートがかさばってチーム状況にアクセスしづらくなりがちです。こうしたケースでは、情報の管理・共有方法を見直す必要があります。
原因3：IT化が進んでいないため
チーム状況の把握を効率化するためには、IT化によりオンラインで情報共有できる仕組みを構築することも重要です。しかし、アナログな情報共有が中心で、IT化が進んでいないチームもまだまだ多いでしょう。
IT化を簡単に実現する方法は、ITツールの導入です。多くのITツールはサブスクリプション方式で手軽に導入できるため、企業にあったものを選びましょう。ITツールについて詳しくは、次の記事をご覧ください。 ITツールとは？社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介
チーム状況を把握するなら「スケジュール管理ツール」がおすすめ
チーム状況が把握できない課題を解決するなら、「スケジュール管理ツール」の活用がおすすめです。オンラインでスケジュール管理や、チームでのスケジュール共有が行えます。ここでは、スケジュール管理ツールを活用する3つのメリットについて解説します。
メリット1：迅速・正確なスケジュール共有が可能
スケジュール管理ツールを使えば、Webブラウザからメンバーの予定をチェックできます。ホワイトボードのように移動したり、エクセルのようにファイル・シートを探したりする必要がありません。
スケジュール共有に手間がかからないため、チーム状況を迅速に把握することが可能です。またカレンダー形式のため見やすく、誤解のない正確なスケジュール共有が実現します。
メリット2：スケジュール管理の無駄をなくせる
スケジュール管理ツールは、スケジュール管理に特化したインターフェースとなっています。ドラッグアンドドロップで予定の追加や時間変更が可能な上に、繰り返し予定などの設定も豊富です。
そのため、メンバー個人のスケジュール管理の無駄をなくせます。結果として、チームの業務効率化につながるでしょう。
メリット3：場所を問わず使える
多くのスケジュール管理ツールは、クラウド上でスケジュールを管理・共有できます。
自社サーバーを経由する必要がないため、オフィスに限らずどこでも使えるのもメリットです。メンバーとの連携が容易となるため、リモートワークを導入しやすくなるでしょう。また、出先でもスマートフォンからチーム状況を把握できます。
スケジュール管理ツールで、チームの成果をアップさせましょう！
今回はチーム状況が把握できない原因や生じる問題、解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。チーム状況をしっかり把握できないと、業務効率が低下するだけでなく、チームの雰囲気が悪くなることもあります。チーム状況を効率的に把握するなら、スケジュール管理ツールを活用しましょう。
これからスケジュール管理ツールを導入する方には、「アイポ」がおすすめです。スケジュール管理機能をはじめとする豊富な機能を持つグループウェアで、1,700社以上に利用されています。シンプルで使いやすいインターフェースが特長で、ITツールに慣れていない方でもすぐに使い方を覚えられます。
また、コストパフォーマンスの高さもアイポの魅力です。一番人気の「ベーシックプラン」では、1ユーザー月額たったの350円で利用できます。この料金でも、スケジュール管理機能はもちろん、「ビジネスチャット」や「日程調整機能」といった便利な機能が揃っています。 チーム状況の把握を効率化してチームの成果をアップさせたい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。
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