チーム管理者必見!スケジュール調整を効率化してタスクをこなそう

打ち合わせを入れたら、タスクが期限内に間に合わなくなった…このような経験がある方も多いですよね。タスク管理は、スケジュール調整の影響を大きく受けます。特にチームの管理者は、社内外のスケジュール調整を正確に行えないと、タスクをこなすことも難しくなるでしょう。

しかし、チーム管理者のスケジュール調整には、さまざまな問題点が存在します。チーム管理者がタスクを正確にこなす上で、こうした問題点や、その解決策を把握することが重要です。そこで本記事では、チームの管理者がスケジュール調整する際の問題点や、その解決策をご紹介します。スケジュール調整やタスク管理に課題を感じるチーム管理者の方は、ぜひご覧ください。

チーム管理者のスケジュール調整における4つの問題点

スケジュール調整に問題を抱えたままにすると、終わるはずのタスクも終わらなくなってしまいます。まずは、チーム管理者のスケジュール調整における4つの問題点を把握しましょう。

問題点1:チームと顧客の板挟みになりやすい

チーム管理者は、メンバーのマネジメントに加えて、顧客とのやり取りも必要になるでしょう。チームと顧客の板挟みになり、スケジュール調整が煩雑になりやすいのです。チームの打ち合わせを優先するあまり、顧客に迷惑をかけるようではいけません。

またメンバーとのスケジュール調整は口頭、顧客とのスケジュール調整は電話やメール、というケースも多いでしょう。スケジュール調整の方法が相手によって異なるのも、混乱を生みやすい要因です。社内外のスケジュール調整を統一的に行える手段が求められます。

問題点2:スケジュールとタスクの兼ね合いが難しい

スケジュールとタスクを別々に管理しているチームも、多いのではないでしょうか。特に、ホワイトボードのようなアナログ式のスケジュール管理だと、タスク管理は個人に委ねられがちです。スケジュールとタスクの兼ね合いを考慮しづらいと、予定を正確に立てることも難しくなります。

特にチーム管理者の場合は、メンバーや顧客との打ち合わせだけでなく、個人的なタスクも多いでしょう。プレイングマネージャーであれば、なおさらです。タスクを正確にこなしつつ、スケジュール調整も正確に行っていくことは容易ではありません。

問題点3:移動時間を考慮したスケジュール調整が難しい

顧客との打ち合わせでは、客先へ出向くことになる場合が多いですよね。複数の拠点を持つ企業に勤めている場合は、拠点間の打ち合わせもあるでしょう。このように、チーム管理者は外出が多いため、移動時間も正確に考慮してスケジュール調整しなければなりません。

しかし、チーム管理者は複数相手とのスケジュール調整が同時に発生することも多いでしょう。スケジュール調整が煩雑となり、ミスも発生しやすくなります。チームでの打ち合わせのために、次に控える顧客との打ち合わせに遅れるようでは、顧客からの信頼は失墜します。

問題点4:スケジュールの更新や共有に手間がかかる

ホワイトボードやExcelなどでスケジュール管理している場合、スケジュール調整のたびに手作業で更新する必要があります。複数のスケジュール調整が発生すると手間がかかる上に、更新ミスも発生しやすくなるでしょう。

また、スケジュール調整が発生した場合、当事者だけでなくチーム全体に共有することも大切です。しかし上記のようなスケジュール管理方法では、外出時に状況が変わっても、すぐにスケジュールを更新できません。リアルタイムにスケジュール共有できないと、チーム内の連携も取りづらくなります。

チーム管理者のスケジュール調整には「日程調整ツール」がおすすめ

このように、チーム管理者のスケジュール調整には、さまざまな問題点が存在します。こうした問題点を解決するベストな方法は、「日程調整ツール」の活用です。日程調整ツールを使うことで、日程調整をオンラインで効率化できます。

ここでは、チーム管理者が日程調整ツールを活用する4つのメリットについて、順番に解説します。なお、日程調整ツールを選ぶポイントについても知りたい方は、こちらの記事を併せてご一読ください。

ビジネスに便利な日程調整ツール!メリットや選ぶポイントをご紹介

メリット1:社内外問わずスケジュール調整を効率化できる

日程調整ツールは、チーム内での打ち合わせはもちろん、顧客との打ち合わせにも使えます。候補日程を相手にメールで展開し、日程を選んでもらうだけでスケジュール調整完了です。社内外の日程調整方法を統一できるため、シンプルになりミスの削減が期待できます。また、非効率的なやり取りの繰り返しを防ぎ、スケジュール調整を大幅に効率化することが可能です。

メリット2:カレンダー上にタスクを表示でき、予定を立てやすい

日程調整ツールの多くは、タスク管理ツールとの連携が可能です。日程調整ツールのカレンダー上にタスクを表示でき、どのタスクをいつまでに終わらせれば良いかが把握できます。スケジュールとタスクの兼ね合いを考慮しやすいため、予定を立てやすくなるでしょう。

メリット3:候補日程の自動選定により、正確にスケジュール調整できる

日程調整ツールには、候補日程を自動選定する機能が存在します。移動時間や所要時間を考慮して最適な日程が選ばれるので、自分でスケジュールを検討する手間がかかりません。また、新しく決まった日程は、それ以降のスケジュール調整では候補日程から除外されます。そのため、複数相手とのスケジュール調整でも、予定が重複することなく正確に行えます。

メリット4:スケジュールの更新・共有がスピーディーに行える

日程調整ツールで日程が確定すると、カレンダーに自動で反映されます。手作業でスケジュール更新する手間が不要な上に、更新ミスも防止可能です。また、Webブラウザさえあればチームの全員がお互いのスケジュールを迅速に確認できます。外出時でもスマートフォンでメンバーのスケジュールを把握できるため、チームの連携が強まるでしょう。

日程調整ツールで、スケジュールやタスクをしっかり管理!

今回はチームの管理者がスケジュール調整する際の問題点や、その解決策として日程調整ツールをご紹介しました。チーム管理者が正確なタスク管理を実現するためには、正確・迅速なスケジュール調整を行うことが求められます。しかし、アナログ式のスケジュール管理方法には、多くの問題点があります。

タスクとスケジュールの兼ね合いも容易な日程調整ツールを活用して、スケジュール調整を効率化すべきでしょう。スケジュール調整を効率化してタスクを正確にこなしたいチーム管理者の方は、ぜひ日程調整ツールの導入をご検討ください。

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