チームリーダーが効率的に仕事をするために意識するべきポイント!

2021/11/26

自分の仕事のやり方はこれで良いのか、会社全体の仕事の進め方はこのままで良いのかなど、現在の状況に悩んでいる人は多いです。働き方改革など、効率的な働き方が求められている現代、効率化をするためにはどうすればいいのかを考える必要があります。

特にプロジェクトチームのリーダーは、仲間のスケジュール管理やタスク管理、進捗状況の把握など、チームの生産性を効率的に上げる方法を考えなくてはいけません。そこで、本記事では、チームリーダーが効率的に仕事を進めるために意識するべきポイントについて解説していきます。

仕事を効率的に進めるためのコツ

仕事を効率的に進めるためには、仕事を始める前に予定をしっかり立てているか。つまり、手順を決めているかどうかが大切になります。仕事の進め方が悪い人は、仕事の手順を考えずに進めていくので、効率が悪かったり優先順位が把握できていなかったりして仕事が遅くなってしまうという傾向があります。

手順を決めるということは、仕事の全体を把握し目標を決めて、目標までの道のりを決めていくという作業になります。これを意識することによって、仕事内容や優先順位など、自分のやるべきことが明確になり、効率よく仕事を進めることができるでしょう。

効率よく仕事ができる人を見ると、生まれ持って才能があるからのように見えますが、そんなことはありません。手順を考えることを意識するかどうかが大切なのです。

効率的な人の仕事の進め方を紐解く

効率的に仕事をするためには、全体を把握して目標までの手順を考えることが重要であるとご紹介しましたが、実際にどのようなプロセスを経て予定を立てているのでしょうか。早速、紐解いていきましょう。

はじめに目標を設定する

仕事の手順を考える際にまず行うことは「目標を設定すること」です。目標とは仕事の目的のことで、「〇〇様に納得して頂く」「〇〇と契約を結ぶ」「今月のノルマを達成する」などです。

目標を設定しておかないと、仕事を進めていく中で何を大切にすればいいのかわからなくなったり、優先順位を間違えてしまったりする原因になります。最初に目標を設定することで、考えがブレる心配もなくなるでしょう。

また、目標が明確に見えていることによって必要なものとそうでないものの区別がつきやすくなり、仕事が効率的になるという面もあります。

必要な作業の選定

仕事の目標を設定したら、次は目標を達成するために必要な作業の選定を行います。ただ、考えるのではなく、頭の中で考えていることを紙に書くなど、形に残してあげる方法が有効です。なぜなら、紙に書きだしたり、Wordにまとめることで、必要な作業が整理しやすくなるからです。

書き出したら、「必ず必要なこと」と「そうでないもの」に分け、優先順位をつける際の参考にしましょう。書き出すことで優先順位がはっきりとわかるようになるので、やる必要のない作業や時間をかけるべきではない作業が明確になり、効率的に動けるようになります。

頭の中だけでこの作業をやってしまうと、整理しきれなかったり忘れてしまったりする恐れがあるので、必ず書き出して行いましょう。

仕事の予定を具体的に立てる

仕事の目標を決め、そのために必要な作業を書き出して優先順位を把握したら、どのように進めていくかという予定を立てていきます。仕事にはそれぞれ納期や期日があるので、間に合うように逆算して考えていきましょう。

その際に、自分はこの仕事にどれくらいの時間がかかるのか、自分以外の誰かが関わる必要のある仕事なのかどうかも視野に入れておく必要があります。

自分以外の人が関わる場合、その人の作業分も時間に入れなければなりません。様々なリスクを考えた上で余裕をもって予定を立てるようにしましょう。

評価と復習を忘れない

仕事が終わった後は、予定が上手くいってもいかなくても評価と復習を必ず行うようにしましょう。良かった部分や悪かった部分を自分で評価することで、次に予定を組む際に過去のデータを活かすことができます。

仕事の進み具合や結果だけではなく、自分の立てた予定が実際はどのように進められたかどうかもしっかり復習(振り返り)することを忘れないでください。評価と復習をすることで、予定の立て方も効率よくなっていき、自分に合った予定の立て方もわかってくるでしょう。

効率的に仕事をするためには、意識したいポイントがあります。1つ1つ確認していきましょう。

余裕をもって予定を立てることを意識する

目標を決めて作業を割り出し、予定を立てていく際に、余裕を持つことを忘れないようにしましょう。予定通りに仕事が進めば良いのですが、予定は狂うことが多いです。突然別の仕事を頼まれたり、仕事相手が急に変わったり、予想していないトラブルが起こることもあります。

余裕をもって予定を立てておかないと、予定が狂って後ろ倒しになったり、もう一度予定を組み直さなければならなくなったりしてしまう可能性があります。そうならないためにも、予定は狂うものだと考えて、余裕をもって予定を立てるようにしましょう。その上で、何かあった時には臨機応変に対応できるかどうかも大切になってきます。

1日1日の予定管理をしっかり行う

予定を立てる際は、目標を立て、期日や納期を考慮しながら考えていきますが、最終的には1日の予定を考えるところまで落とし込んでいきましょう。目標を達成するためには1日1日の積み重ねが大切になります。

1日で何をするのかしっかりと把握し管理することで、全体の予定をスムーズにこなすことができます。決めた予定をしっかり守れるようにするために、仕事を入れ過ぎずに休息も考える、できなければ残業すればいいやと考えないなど、予定を守れるように配慮することも忘れないでください。

ITツールを利用して予定を管理する

予定の管理には様々な方法がありますが、ITツールを利用する方法がおすすめです。ITツールで予定を管理することでチームメンバーのスケジュール管理などをサポートしてくれます。

ITツールの管理機能を利用することで、予定表や紙のメモなどが不必要になりデスクまわりや持ち物がスッキリする、パソコンやスマホがあればどこからでも予定を確認でき、予定を修正したり追加したりすることもできる、予定が見やすくなるので全体を把握しやすくなるなど、様々なメリットがあります。

このメリットによって、仕事が効率的に進められるようになるでしょう。ITツールならではの機能を使えば、ダブルブッキングや忘れてしまっていたなどのトラブルを回避できる確率も高くなります。

効率的な仕事はスケジュール管理とスケジュール共有から生まれる

効率的に仕事を進めていくためのコツや、そのために意識したいポイントなどについてお話ししてきましたが、これらは全てスケジュール管理とスケジュール共有がポイントです。

予定の管理が効率的な仕事に直結しているのはもちろんのことですが、もう一つ忘れてはいけないのが「スケジュール共有」です。仕事は1人ではできません。どのような仕事であっても、誰かとの関りや協力があるはずです。

自分の予定を管理するだけではなく、その人たちと予定を共有することで、足りない部分を補い合うなどの助け合いができます。予定の管理にはITツールがおすすめだとお話ししましたが、共有できる機能があることもおすすめの理由の1つです。ITツールを上手に利用しましょう。

ITツールを駆使して最高のチームリーダーに

チームリーダーが効率的に仕事をするために意識するべきポイントについて理解は深められたでしょうか。

仕事のやり方、進め方に迷ったら、スケジュールの立て方やスケジュール管理の仕方に目を向けてみましょう。働き方改革により、様々なITツールが発達し、多くの会社で利用されつつあります。

ITツールでしかできないことがたくさんあるので、ITツールをうまく利用して仕事に活かしてください。そうすれば、今よりももっと効率的に仕事が進み、生産性も上がることでしょう。

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