仕事を円滑にこなすためには、チームワークが大切です。他のメンバーのタスクを手伝ったり、あるいは自分のタスクを手伝ってもらったりすることもあるでしょう。
チーム内でフォローしやすい体制を作るためには、タスク共有が必要不可欠です。つまり、誰が何の作業をしていて、いつまでに完了させる必要があるのか、といったことをチームメンバー全員が把握することです。そうすることで、余力のあるメンバが他のメンバをフォローすることが容易になります。
また、各々のメンバーがタスクを正確に管理することも重要です。タスク管理ができないと、優先順位の高い仕事が1人で終わらなくなってしまい、他メンバーに負担がかかってしまうためです。
しかし実際は、タスク共有や管理に苦労している企業がたくさんあるのです。
今回は、タスク共有や管理が不十分で頭を悩ませている企業にインタビューしました。その結果見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
他メンバーのタスク状況が把握しづらく、状況変化に対応できない
今回インタビューした企業は健康食品メーカーで、健康食品の製造、包装、販売を行っています。
本社工場では役割ごとに、異なるチームに分かれて作業をしています。メンバー1人で対応しきれないタスクは、同じチーム内で協力して作業をします。
しかし、チーム内でタスク共有するのは1日1度だけ、それも口頭のみです。そのため、聞き逃すと次に共有できるのは1日後となってしまいます。これでは、細かい状況の変化に対応できません。結果として、スケジュール上間に合わないタスクを、突然依頼されるようなことが頻繁に起こります。
また、若手社員だとタスクの管理が正確にできないこともあります。そのようなメンバが複数のタスクを抱えている場合、タスクの優先順位を誤ってしまうことがあります。その結果、先に終わらせなければならないタスクが間に合わなくなってしまいます。
口頭報告のため、タスク共有が不十分。管理方法も人それぞれ
本社工場では、毎朝のチーム定例でメンバ各々がその日に行うタスクについて共有している、とのことでした。在宅ワークのメンバについては、メールで上長にタスクの連絡をしています。
口頭でタスクについて報告し合いますが、概要のみでそれほど深掘りするわけではありません。そのため、どのタスクに余裕がなくフォローが必要か、といったことを各々が把握できません。
また、出先で急なタスクが発生することもあります。その場合、上長にメールか電話で連絡をとります。元々着手していたタスクは後回し、または他のメンバにお願いすることになります。しかし、各々のタスク状況が正確に把握できていないため、誰にお願いしたらよいか分からないのです。
さらに、タスク管理の方法もメンバによってまちまちです。付箋などでのアナログ管理の人がいれば、パソコンのメモ帳でデジタル管理している人もいます。付箋での管理だと、はがれて作業中のタスクが分からなくなる恐れがあるうえに、かさばってしまいます。パソコンのメモ帳での管理でも、終わったタスクの処置に困ったり、優先順位付けが難しかったり、といった課題が残ります。
グループウェアのタスク共有機能で、メンバの進捗状況を見える化
グループウェアのタスク共有機能を使うことで、これらの問題がすべて解決できます。
グループウェアだと、タスクをクラウド上で管理できます。チームメンバのタスクの優先順位や進捗状況が、パソコンやスマートフォンから簡単にチェックできます。そのため、チームメンバ間でのフォローがスピーディに行えます。また、在宅ワークのメンバでもチームのタスク状況が把握できます。
そして、付箋やメモ帳とは異なり、タスク管理がとても容易です。タスクの進捗が一目でわかる上に、完了したタスクは非表示にできます。これなら、かさばることもありません。しかも、優先順位も共有できるため、若手社員が優先順位を誤った場合でもフォローがしやすくなります。
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