チーム成功へのプロセス!プロジェクト管理ツールで見える化しよう

納期の決まっているプロジェクトを正確に進めていくためには、進捗状況を「見える化」することが大切です。しかしホワイトボードやExcelなどの管理方法では、プロジェクトがブラックボックス化してしまうこともあります。

プロジェクト管理を見える化・効率化するために、「プロジェクト管理ツール」の導入をお考えの方も多いでしょう。そこで本記事では、プロジェクト管理ツールの導入効果や、選び方についてお伝えします。プロジェクト管理を効率化したい方は、ぜひご覧ください。

プロジェクト管理ツールの導入による効果【プロセス別】

プロジェクト管理におけるプロセスは、大きく分けると下記の5つです。プロジェクト管理ツールを導入すると、全てのプロセスにおいて様々な効果が得られます。

  1. プロジェクト立ち上げ
  2. プロジェクト計画
  3. プロジェクト実行
  4. プロジェクト監視・コントロール
  5. プロジェクト終結

プロジェクト管理ツールの導入による効果について、1プロセスずつ順番に解説します。なお、次の記事ではプロジェクト成功のポイントを解説していますので、併せてご一読ください。

成功につなげるプロジェクト管理で重要なこととは?

プロセス1:プロジェクト立ち上げ

プロジェクトを開始するために必要な情報をまず明確にし、関係者からの認可を得るプロセスです。このプロセスではプロジェクトの目的・目標の他に、予算や成果も決める必要があります。その際には、過去のプロジェクトにおける工数のデータが欠かせません。

その点、プロジェクト管理ツールには、工数管理機能が備わっています。予定工数・実績工数を記録しておけるため、予算や成果を決める上で過去の工数データを容易に参照できるのです。また、Webブラウザさえあれば社員の誰でもアクセスできるので、情報共有もスムーズになります。

プロセス2:プロジェクト計画

プロジェクトの目的や目標を達成するための、具体的な作業計画を立案するプロセスです。プロジェクトのタスクを洗い出して、担当者や開始日、終了日などをそれぞれ決める必要があります。

プロジェクト計画の策定も、プロジェクト管理ツールによって効率化できます。タスクの登録が専用インターフェースで容易に行え、大幅な時間短縮が可能です。タスクには担当者や開始日、終了日に加えて優先度や概要なども設定でき、Excelのように体裁を自分で整える必要がありません。

プロセス3:プロジェクト実行

策定したプロジェクト計画に沿って、実際にプロジェクトを進めていくプロセスです。チーム内でタスクを分担していくため、メンバー各自がタスクの進捗を正確に管理していく必要があります。

プロジェクト管理ツールの導入効果が最も期待できるのが、このプロセスです。タスクのステータスや進捗率を専用インターフェースで手軽に変更できるため、進捗管理が最小限の時間で済みます。また検索機能やソート機能もあるので、タスクへの迅速なアクセスが可能です。

プロセス4:プロジェクト監視・コントロール

実行中のプロジェクトにおいて、計画との差異が発生していないか監視し、必要に応じて是正するプロセスです。基本的にプロジェクト実行と同時並行で、プロジェクト管理者が行います。メンバー全員の進捗状況を俯瞰的に把握することが求められます。

プロジェクト監視・コントロールも、プロジェクト管理ツールにより効率化が可能です。プロジェクト管理ツールでは、全てのタスクがガントチャート形式で見える化されます。進捗率がバーによって一目瞭然となるため、遅れているタスクを容易に把握でき、迅速なフォローが行えます。全メンバーがWebブラウザからアクセスできるので、進捗状況の共有を口頭で行う必要もありません。

プロセス5:プロジェクト終結

タスクやプロセスが適切に完了していることを確認し、プロジェクトを終結させるプロセスです。単なる終結にとどまらず、見つかった改善点や得られた知見を蓄積して、次のプロジェクトに活かしていく必要があります。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトを振り返る際にも有用です。工数管理機能によって、タスクごとの予定工数・実績工数も見える化されます。予定よりも工数のかかったタスクがひと目で分かるため、改善点を見つけやすくなるでしょう。

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理ツールの種類は多く、選び方を間違えると期待ほどの導入効果が得られない場合も。ここでは、プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントを2つ、ご紹介します。

ポイント1:「クラウド型」を選ぶ

プロジェクト管理ツールは、主に「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類です。オンプレミス型だと、社内サーバーの設置から構築、運用、保守にいたるまで多大な手間やコストが発生します。

そのため、プロジェクト管理ツールを導入するなら「クラウド型」がおすすめです。クラウドサーバーでデータ管理するため、社内サーバーに手間やコストをかける必要がありません。社内ネットワークに依存しないので、リモートワークや外出時でも利用できます。

ポイント2:見やすさ・使いやすさを重視して選ぶ

操作画面や操作方法は、プロジェクト管理ツールによって様々です。視認性・操作性の低いツールだと、管理ミスが頻発したり、操作に時間がかかったりしてしまいます。

プロジェクト管理ツールの導入前に公式サイトなどを参照して、操作画面や操作方法を必ず確認しましょう。見やすく使いやすいツールを選ぶことで、チームに浸透しやすくなります。

プロジェクト管理ツールで、チームを成功に導きましょう!

今回はプロジェクト管理ツールの導入効果や、選び方についてお伝えしました。プロジェクト管理ツールによって、プロジェクト管理の全プロセスを効率化できます。また、進捗状況や工数が見える化され、プロジェクト管理のブラックボックス化も防げるでしょう。

プロジェクト管理ツールをお探しの方には、多機能な「グループウェア」がおすすめです。プロジェクト管理機能に加えて、スケジュール管理機能やビジネスチャットなども搭載しています。チームの情報共有やコミュニケーションの活性化につながります。

プロジェクト管理を見える化して、チームを成功に導きたい方は、ぜひグループウェアやプロジェクト管理ツールを導入しましょう。

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