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チームでのスケジュール管理のコツ
仕事ができる人といえば、どのような人が思い浮かぶでしょうか。この思い浮かんだ人は、理想像のひとつです。多くの人に共通するのは、ミスが少ない点をあげるでしょう。ミスが少ない分だけ効率よく仕事ができるのはいうまでもありません。そこにはチームの中での毎日のスケジュール管理も、重要な要素になるのです。
スケジュール管理は、簡単そうに見えて奥深い要素がいくつも隠れています。ミスしないためにどうするのか、誰もが考え直してみるチャンスです。
タスクの洗い出しから
チームの中でスケジュール管理をする場合、ミスしないコツとしてタスクの洗い出しが重要です。もっと単純にしてしまえば、何をしなければいけないのか、やるべきことをはっきりわかるようにします。
チームの中で毎日しなければいけないこともあるでしょう。月単位や年次単位で行われるものもあるはずです。プロジェクトに紐づけされることもあれば、単発で起こるようなタスクまで、すべて洗い出ししていきます。これにより何をやらなければいけないかはっきりとするのです。
はっきりとすればミスしない状況を作り出せます。チームの中で混乱する状況も避けられるのは、スケジュール管理としての優先順位も見えてくるからです。どんなにやるべきことが多くても、何をするべきかはっきりすればチームでの効率化も実現できます。逆にやるべきことがわからず、場当たり的にしているからこそ、ミスは増えてくるのです。
締めはいつなのか
タスクの洗い出しができたら、次に締めをはっきりとさせます。いつまでにやらなければいけないのかがわかるとスケジュール管理に落とし込めるからです。
ポイントは締め日が近いものからクリアしていくことにあります。残りの時間がないのですから、早めに終わらせなければいけません。残り時間がなくなると、チェックなどがうまく働かず、ミスしない状況が作れなくなるからです。あとから失敗したと思っても、時間がなく取り返すチャンスもなくなるかもしれません。つまりミスしないチームの体制づくりには、時間が大きくかかわります。
これは個人単位でも変わりません。自分で把握していないことは、チームに落とし込むことも不可能だからです。時間が見えてくると、スケジュール管理はさらに精度を増していきます。
優先順位を決めていく
締め日がわかれば、次に優先順有為をはっきりさせることができます。締め日という時間は優先順位に大きな影響を与えますが、それだけではありません。時間に余裕はあるが、先行して仕上げなければいけないことも出てくるからです。
例えばチームとしては余裕があるが、全体の工程としてできるだけ早くしておく方がいいタスクが出てきます。あとから自分のところに戻される可能性のあるタスクは、時間の余裕を作りたいはずです。こうした仕掛かりの問題は大事なポイントになるでしょう。
経営の問題もあります。締め日には余裕があっても、先に提出して売り上げとして計上したいケースも出てくるからです。関係性としてできるだけ早い提出がポイントになる場合もあります。
こうした優先順位は、さまざまな要件によって決められるものです。単純に締め日だけに左右されないため、多くの要素が決定したのちに決めていきます。
優先順位がはっきりし効率的な運用ができると、チーム内で緊急事態や大急ぎの仕事が舞い込んできても対応しやすくなるでしょう。焦ったりせずに対応できるため、ミスしないためにも重要なポイントになるのです。
なぜスケジュール管理がミスしないチームを作るのか
スケジュール管理できるとどんなメリットが浮かび上がってくるのか、それがなぜミスしないこと、チーム全体にも波及するのかを明確に考えておく必要があります。これは仕事ができる人の大事な要素になるからです。逆に明確にしていないと、メリットに気が付かないかもしれません。
スケジュール管理でさまざまな効率化
スケジュール管理ができるようになると、効率化が進んでいきます。無駄な時間を使わないで済むためです。人材の配置も効率化が進み、チーム全体にも影響が波及していきます。もちろんチーム単位でのスケジュール管理も重要ですが、仕事ができる人は特にしっかりと管理しているはずです。
効率化が図れると自然と残業が減ります。無駄な時間を使わず、必要なことを時間内で配分できるからです。仕事ができる人はそもそも残業をしたくないのではなく、しないで済む体制を作っているといえるでしょう。
チームでも同じことが出てきます。決められた時間の中で仕事の配分ができ、ミスしない体制も作れるのです。もちろん休日出勤なども減らせ、最終的に労務費の削減にもつながります。
逆に必要とするときもはっきりしやすく、予定を組みやすくなるのが重要です。プライベートな時間の確保もできるため、できる人はしっかりとスケジュール管理しています。
スケジュール管理と進捗管理
スケジュール管理が進んでいくと、必然的に進捗管理ができます。いつまでにやらなければいけないのかがわかっているためです。チーム単位でみても、仕事ができる人は進捗管理がうまくいっていないところをカバーしながらミスしない体制を作るのです。進捗のコントロールがうまくいけば残業なども減らせますし、クレームも確実に少なくなるでしょう。仕事ができる人が強くイメージに残るのも、常に仕事がうまくいっているように見えるからです。
スケジュール管理ができると、信用もついてきます。納期など間違いなく遂行されるようになるからです。スケジュール管理ができていない人は、こうしたところでも失敗するため、ミスしない状況につながりません。
デッドタイムの落とし穴
スケジュール管理の中でとても重要なのはデッドタイムの存在です。予定通りいかないことが起きるのは、デッドタイムを計算していないことが大きな要因となります。
デッドタイムとは移動時間などが代表的でしょう。本来の業務に必要ない時間で、付帯的要素と考えると分かりやすくなります。
デッドタイムは常に出てくるのは、ゼロにするのは不可能だからです。移動の時間は少しでも効率化できますが、休憩時間などは減らせるものではありません。会議が長引いてほかのタスクを圧迫することも出てきます。
対策は簡単です。こうしたデッドタイムが出てきても、本来の進捗に影響を与えなければいいでしょう。ある程度の余裕を持って予定を組み立てられれば、デッドタイムは怖くありません。それどころか効率化のために休み時間などもうまく使えるからです。
明確にしにくい部分があるのは確かですが、全く見えてこないわけではないでしょう。仕事ができる人ほど、ある程度見込んで計画を立てるものだからです。
チームでの効率化も目指せるできる人
スケジュール管理は、さまざまなメリットを生み出します。仕事ができる人は、確実にこなしていることがわかるでしょう。
仕事ができる人はミスしないわけではありません。ミスしにくい環境を整備し、何かあっても対応できる状況を作っておくのです。仕事にも余裕を持って取り組めるからこそ、チームでも重要な人物に成長していきます。
チームとして見てもスケジュール管理がしっかりできれば、誰もが効率的に働けます。現在ではICT化が進み、スケジュール管理もデジタル化できる時代です。ここでも効率化を進めていけば、さらにミスしない状況を作り出し、仕事ができる人に成長できるでしょう。
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