チームメンバーの予定をひと目で把握するには

大抵のビジネスパーソンは、チームの一員として仕事しているものです。チームメンバーとさまざまなタスクを手分けして進めていくことで、1つの大きなプロジェクトの目標を達成できます。

ときには、メンバー間でフォローが必要なこともありますよね。チームの中でフォローし合うためには、自分の予定だけでなくメンバーの予定もしっかり把握しておくことが欠かせません。

しかし、全チームメンバーの予定をまとめて管理しようとすると煩雑になりやすいのです。そのため、ひと目でチームメンバーの予定を把握するための管理方法には、工夫が求められます。

今回はチーム規模が拡大し、予定の共有に苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

予定管理が煩雑で、チームメンバーの予定が把握しづらい

今回インタビューした企業は写真・ビデオ代行販売事業で、保育園や幼稚園へ写真・ビデオ関連の各種サービスを提供しています。

事業が軌道に乗るにしたがって、当初は10名程度だった社員数はどんどん増え、今では70名近くにまでなりました。当然、企画や販売といったチームごとのメンバー数も増えたため、メンバー間での連携がとても大切です。チーム内でフォローし合える環境を作るためには、チームメンバーの予定を正確に把握しなければなりません。

現状は、チームごとにホワイトボードで予定を管理・共有しています。しかし、1つの予定表に全メンバーの予定を入れこもうとすると煩雑になってしまい、ひと目でチームメンバーの予定が把握できません。それに、ホワイトボードでは記入スペースに余裕がなく、全メンバーの詳細な予定を網羅することは難しいそうです。

ホワイトボードの予定管理はまとまりがなく、詳細も記入できない

こちらの企業では、ホワイトボードでチームの予定を管理・共有している、とのことでした。

ホワイトボードは1日~31日の日にちごとに分割されているタイプのものです。打ち合わせや外出などの予定が確定次第、各自手書きでホワイトボードに予定を記入します。全メンバーが各日にちに予定を記入する必要があるため、メンバーごとに記入位置を決めて使っています。

ホワイトボードの予定管理では人数が増えると記入スペースが少なくなり、記入できる内容に制限が発生します。そのため、細かい予定を共有することは難しいでしょう。

また、手書きで書くことになるため、メンバーによって読みやすさが大きく変わってきます。結果として、まとまりがなく煩雑になってしまい、ひと目でメンバーの予定を把握することはできません。

グループウェアのカレンダー機能で、チームの予定の視認性を向上

チームメンバーの予定が煩雑で把握しづらい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアだと、チームメンバーの予定をWeb上で管理・共有できます。全メンバーの予定が1つのカレンダー上にまとめて表示されるため、チームの動きが正確に把握可能です。しかも、メンバーごとに予定を色分けして表示できるので、視認性が良くひと目でチームメンバーの予定が分かります。

さらに、予定にはファイルを添付したり、詳細な内容を入力したりできます。そのため、ホワイトボードのように記入内容が制限されることもなく、予定を細かく共有可能です。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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