こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
チームで仕事をしていると、情報共有が重要になってきます。プロジェクトの目的から、スケジュール管理、進歩状況まで、メンバー間で食い違いが起こると、言い争いや信頼関係の低下につながってしまいます。
ここで大事なのが、チームのリーダーが情報共有を率先して行っていくということです。
目次
現代における情報共有とは？
1990年代は今ほどネットワークが充実しておらず、上司の電話対応や、コピーした書類を見ながら仕事のやり方を覚えるのが主流でした。パソコンも一人1台の時代ではありませんでした。
しかし、パソコンが普及してからはメールやエクセルの時代になり、さらに進化した現代は、仕事の効率化を促進するITツールで情報共有を行う企業が増えてきています。
情報共有はリーダーが率先して行おう
情報共有が大事なことはわかっていても、各社員が「私のプレゼン最高でした！」「顧客からここが良いと褒められました！」と売り込むことは、通常の日本企業であればあまり無いかもしれません。そのため、社員同士の情報共有は、まずはリーダーが率先して機会を設けていく必要があります。
リーダーのもとには、たくさんの書類が回ってきます。その中から秀逸な書類を選定し、次の会議で共有することで、少しずつ情報共有の文化が根付いてくるはずです。
情報共有を行うことのメリット
業務効率化
大規模なプロジェクトになると、各部署の業務の進歩状況やさまざまなデータ書類などを管理しなければなりません。その際に、情報共有ができていればリアルタイムでプロジェクトの進行状況を知ることができますし、必要なデータ書類を探すのにも時間がかかりません。結果として、さまざまな業務が効率的に進むのです。
属人化の防止
顧客から急な電話が来たときに、対応できる人が限られていると、その人がいないときに「〇〇は現在外出中です」といって切電することしかできませんでした。情報共有ができている企業では、基本的な顧客情報や、プロジェクトの進歩状況は誰でも確認できているため、そのような時間のロスが生まれにくいのです。
社員間の連携強化
情報共有ができていないと、社員間での認識の違いが生まれます。プロジェクトにしても、やった、やらないの食い違いなどで、メンバー同士の関係悪化につながりかねません。
その点、情報共有がしっかりできている企業は、そのような食い違いが無いので、社員間の関係が良好なのです。会議でメンバーが足りなくなることもなければ、揉めることもありません。プロジェクトに必要なデータも共有できているので、進歩状況に関してやった、やらないの言い争いが起こることも無くなるのです。
情報共有が機能していない原因を知ろう
情報共有の基盤が整っていない
現代社会で情報共有を行うためには、その基盤が整っている必要があります。例えば、パソコンの動作環境が遅い、インターネットがつながらないというような環境であれば、まずはそこから改善していく必要があるでしょう。
情報共有できていると思い込んでいる
プロジェクトに必要な書類を共有するときに、メールのCCに全てのメンバーを追加することで、情報共有できていると思い込む社員も多いです。このことからも、リーダーが率先して「情報共有とは何なのか」を、メンバー全員に発信していく必要があります。ファイル共有以外にも、スケジュール共有、プロジェクト共有など情報共有の手段は一つでは無いのです。
職場におけるチームワークとは
情報共有を円滑に行うにはITツールなどの導入も有効ですが、まずは職場におけるチームワークがカギになります。チームワークとは、組織にいる各個人がそれぞれの能力を活かして協力し、相乗効果を生み出すための動作のことです。このチームワークを高めることで、組織としての大きな成功につながるのです。
チームワークが機能しない環境とは？
チームメンバーの間で情報共有が不足していると、チームワークが機能しない場合が多いです。プロジェクトをチームで成し遂げるには、各個人のタスク状況を全社的に把握する必要があるのです。
この情報共有が取れていないと、プロジェクトの最中に「これはやった」「いや、やってない」など、進歩状況の認識にズレが生じます。また、その場を鎮めるためにリーダーが高圧的な態度を取ると、チーム全体のモチベーションが低下してしまい、社員たちはますます発言をしなくなります。
そうなると、情報共有がさらに希薄になり、負のループが発生してしまうのです。このような状況下で、顧客に認められるようなプロジェクトを作り出すことは、かなり厳しいといえるでしょう。
チームワーク向上のためにリーダーができること
仕事の目的を明確にする
チームワークを向上させるためにも、チーム間で仕事の目的を共有し、統一しておきましょう。仕事の目的、すなわちゴールの部分が共有されているだけでも、プロジェクトの進行具合が大きく変わってきます。
自身の言動力を高める
チームワークを高めるうえで、リーダーが取るべき言動には決断力や対応力が必要になってきます。プロジェクト達成における弊害を取り除くことや、スケジュール変更などの事態にも柔軟に対応できなければなりません。チーム間の連携を乱すような社員に対しても、上手に説得する能力がなければなりません。
このことからも、自分がリーダーであるという自負を持ちましょう。しかし、リーダーもチームの一員である以上、プロジェクト達成に向けてのスキルアップなど、自身も日々努力を忘れないように心がけましょう。
各チームメンバーの役割を設ける
チームワークを高めるためには、各メンバーを適材適所に配置することが重要です。このことで、まずは個人が行える業務効率を高めます。自分の得意分野に配置された社員は、ミーティングの際なども自身を持って発言するようになり、情報共有の促進にもつながります。
日ごろから社員ヒアリングなどを行い、各社員の長所や短所を把握しておきましょう。そうすることで、リーダーとして適材適所に人材を置けるようになるはずです。
公平性は意識する
チーム間に役職の違いがあるのは仕方のないことですが、自分より弱い立場の人間に対して横柄な態度を取ることは、プロジェクトの進行に当然ながら悪影響を及ぼします。また、人材の成長も阻害しかねないので、企業の長期的なスパンで見てもチーム間の公平性は常に意識するようにしましょう。
情報共有はITツールで
チーム間の情報共有の手段として、ITツールの導入をオススメします。先述したように、情報共有の手段についてはリーダーが率先して発信していくことで、メンバー間の発信力も上がっていくのです。
スケジュール管理や日程調整、タスク管理、ファイル管理、プロジェクト管理など、さまざまな機能を一つのツール上に連携させて行えるので、チーム間の情報のズレを無くし、業務の効率化が期待できます。
情報共有の文化を作っておこう
意識の改善やITツールの導入で、チーム間の情報共有を高めることはできます。しかし、情報共有の文化が企業に根付いていない場合は、情報共有とは何なのか、情報共有の重要性から社員に説明していきましょう。
まとめ｜チームの情報共有はリーダーの意識改革から
情報共有の重要性について解説してきました。まずは、チーム間の情報共有の目的を把握すること、情報共有ができていない原因を探ることが大切です。
情報共有ができていないと感じる場合は、リーダーが意識を変えて行動することが第一です。リーダーの行動が変われば、おのずとチームメンバーの意識や行動も変わるでしょう。
効率的な情報共有には、ITツールを活用するのがオススメです。ITツールを使えば、チーム間でスケジュールを共有したり、手軽にチャットでコミュニケーションを取ったり、プロジェクトの進捗確認をしたりすることが可能です。
チーム間での情報共有に悩んでいる場合は、ITツールを導入してみてはいかがでしょうか。
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