チームで仕事をしていると、情報共有が重要になってきます。プロジェクトの目的から、スケジュール管理、進歩状況まで、メンバー間で食い違いが起こると、言い争いや信頼関係の低下につながってしまいます。
ここで大事なのが、チームのリーダーが情報共有を率先しておこなっていくということです。
目次
現代における情報共有とは？
1990年代は今ほどネットワークが充実しておらず、上司の電話対応や、コピーした書類を見ながら仕事のやり方を覚えるのが主流でした。パソコンも1人1台の時代ではありませんでした。
しかし、パソコンが普及してからはメールやエクセルの時代となり、さらに進化した現代は、仕事の効率化を促進するITツールで情報共有をおこなう企業が増えてきています。
情報共有はリーダーが率先しておこなおう
情報共有が大事なことは分かっていても、各社員が「私のプレゼン最高でした！」「顧客からここが良いと褒められました！」と売り込むことは、通常の日本企業であればあまり無いかもしれません。そのため、社員同士の情報共有は、まずはリーダーが率先して機会を設けていく必要があります。
リーダーのもとには、たくさんの書類が回ってきます。その中から秀逸な書類を選定し、次の会議で共有することで、少しずつ情報共有の文化が根付いてくるはずです。
情報共有をおこなうことのメリット
業務効率化
大規模なプロジェクトにもなると、各部署の業務の進歩状況や、様々なデータ書類といったものをたくさん管理しなければなりません。その際に、情報共有ができていれば、リアルタイムでプロジェクトの進行状況を知ることができますし、必要なデータ書類を探すのにも時間がかかりません。結果として、様々な業務が効率的に進むのです。
属人化の防止
顧客からの急な電話が来た時に、対応できる人が限られていると、その人がいない時に「〇〇は現在外出中です」といって切ることしかできませんでした。情報共有ができている企業では、基本的な顧客情報や、プロジェクトの進歩状況は誰でも確認できているために、そのような時間のロスが生まれにくいのです。
社員間の連携強化
情報共有ができていないと、社員間での認識の違いが生まれます。プロジェクトにしても、やった、やらないの食い違いなどで、メンバー同士の関係悪化につながりかねません。
その点、情報共有がしっかりできている企業は、そのような食い違いが無いので、社員間の関係が良好なのです。会議でメンバーが足りなくなることもなければ、揉めることもありません。プロジェクトに必要なデータも共有できているので、進歩状況でやった、やらないの言い争いが起こることも無くなるのです。
情報共有が機能していない原因を知ろう
情報共有の基盤が整っていない
現代社会で情報共有をおこなうためには、その基盤が整っている必要があります。例えば、パソコンの動作環境が遅い、インターネットがつながらないといった環境であれば、まずはそこから改善していく必要があるでしょう。
情報共有できていると思い込んでいる
プロジェクトに必要な書類を共有するときに、メールのCCに全てのメンバーを追加することで、情報共有できていると思い込む社員も多いです。このことからも、リーダーが率先して「情報共有とは何なのか」を、メンバー全員に発信していく必要があります。ファイル共有意外にも、スケジュール共有、プロジェクト共有など情報共有の手段は一つでは無いのです。
職場におけるチームワークとは
情報共有を円滑におこなうためには、ITツールなどの導入もそうですが、まずは職場におけるチームワークが鍵となってきます。チームワークとは、組織にいる各個人がそれぞれの能力を活かして協力し、相乗効果を生み出すための動作のことです。このチームワークを高めることで、組織としての大きな成功につながるのです。
チームワークが機能しない環境とは？
チームメンバーの間で情報共有が不足していると、チームワークが機能しない場合が多いです。プロジェクトをチームで成し遂げるには、各個人のタスク状況を全社的に把握する必要があるのです。
この情報共有が取れていないと、プロジェクトの最中に「これはやった」「いや、やってない」など、進歩状況の認識にズレが生じます。また、その場を鎮めるためにリーダーが高圧的な態度を取ると、チーム全体のモチベーションが低下してしまい、社員たちはますます発言をしなくなります。
そうなると、情報共有がさらに希薄となり、負のループが発生してしまうのです。このような状況下で、顧客に認められるようなプロジェクトを作り出すことは、はっきりいってかなり厳しいと言えるでしょう。
チームワーク向上のためにリーダーが出来ること
仕事の目的を明確にする
チームワークを向上させるためにも、チーム間で仕事の目的を共有し、統一しておきましょう。仕事の目的、すなわちゴールの部分が共有されているだけでも、プロジェクトの進行具合が大きく変わってきます。
自身の言動力を高める
チームワークを高めるうえで、リーダーが取るべき言動には、決断力や対応力が必要になってきます。プロジェクト達成における弊害を取り除いたり、スケジュール変更などの事態にも柔軟に対応できるべきです。チーム間の連携を乱すような社員に対しても、上手に説得する能力がなければなりません。
このことからも、自分がリーダーであるという自負を持ちましょう。しかし、リーダーもチームの一員である以上、プロジェクト達成に向けてのスキルアップなど、自身も日々努力を忘れないように心がけましょう。
各チームメンバーの役割を設ける
チームワークを高めるためには、各メンバーを適材適所に配置することが重要です。このことで、まずは個人がおこなえる業務効率を高めます。自分の得意分野に配置された社員は、ミーティングの際なども自身を持って発言するようになり、情報共有の促進にもつながります。
日ごろから社員ヒアリングなどをおこない、各社員の長所や短所を把握しておきましょう。そうすることで、リーダーとして、適材適所に人材を置けるようになるはずです。
公平性は意識する
チーム間に役職の違いがあるのは仕方のないことですが、だからと言って、自分より弱い立場の人間に対し横柄な態度を取ることは、プロジェクトの進行に当然ながら悪影響を及ぼします。また、人材の成長も阻害しかねないので、企業の長期的なスパンで見ても、チーム間の公平性は常に意識するようにしましょう。
情報共有はＩＴツールで
チーム間の情報共有の手段として、ＩＴツールの導入をオススメします。先述したように、情報共有の手段については、リーダーが率先して発信していくことで、メンバー間の発信力も上がっていくのです。
スケジュール管理や日程調整、タスク管理、ファイル管理、プロジェクト管理など、様々な機能を一つのツール上に連携させておこなえるので、チーム間の情報のズレを無くし、業務の効率化が期待できます。
情報共有の文化を作っておこう
意識の改善やＩＴツールの導入で、チーム間の情報共有を高めることはできます。しかし、情報共有の文化が企業に根付いていない場合は、情報共有とは何なのか、情報共有の重要性から社員に説明していきましょう。
リーダーの意識が、チームを左右する
情報共有の改善に、多くの時間を有することはないでしょう。しかし、変に焦る必要もありません。情報共有において、自分の会社はどの程度の段階にいるのかを、しっかりと洗い出して把握することが大事です。
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