チームでグループウェアを活用して業務効率化!メリット・デメリットも紹介

グループウェアとは?

グループウェアとは、企業などにおける組織内ネットワークを介した情報共有システムです。組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションができ、効率的な業務を実現するツールとなります。

昨今、リモートワークが増加している中で、オンライン上でチームとして業務を進めるツールとしても注目を集めており、チーム内業務を効率化したい方にはおすすめのツールです。

このコラムでは、グループウェアの具体的な活用例に加えて、どのようなメリット・デメリットがあるのかを紹介します。
組織内の業務を効率化したいと思われている方にとって、グループウェアのイメージに役立てば嬉しいです。

グループウェアの具体的な活用例

チーム作業においてグループウェアを活用することで、どのようなことができるかを紹介します。

コミュニケーションツールとしての活用

Webメール

メールは既に多くの企業で使用されていると思いますが、もちろん、グループウェアでもWebでのメールが使用できます。
非同期コミュニケーション(即座に対応する必要のないコミュニケーション)の代表例でして、効率的に仕事を進めることができますね。

チャット・通話

今の時代、チームメンバー同士のコミュニケーションにチャットが用いられているケースは多いと思います。メールほど堅苦しくなくコミュニケーションとることができるため、ちょっとした会話の時には便利です。

また、日常でSNSで連絡を取り合ったりすることが多くなったため、それと似たような感覚で使用できて使い勝手が良いという方は多いと思います。グループウェアでのチャット機能も、多くのSNSと同様に複数人でグループを作ったうえでの会話も可能です。

さらにチャットには、通話(Call)機能があることがほとんどで、文章では伝えづらい内容の時には、直接話をしてしまうこともできます。
普段仕事を進める中で、メールでは数時間しないと相手から返事が来ないような内容でも、チャットでさっと聞けば、数十秒で済むこともしばしばあります。

オンライン会議

会議室に集まって話し合うのではなく、各メンバーがオンライン上のルームに入って会議をします。会議ルーム内では、画面の共有やチャットも可能なので、話をする以外の使い道もあるのが特徴です。

会議室予約の手間や移動の手間がなくなるため、コロナ云々関係なく非常にスムーズに仕事を進めることができますね。

チーム内掲示板

チーム全体が閲覧可能な場所に掲示板を発信することができます。メールなどでの発信と比べて埋もれる可能性が低く、発信力が強いです。掲示板の内容を間違えた場合でも、オンライン上での編集も楽ですね。

情報共有ツールとしての活用

ファイル・ドキュメントの共有

グループウェアでは通常、インターネット上のクラウド上でファイルを管理します。そのため、チーム全員が見るような共通のファイルをクラウド上にアップロードしておけば、そこにメンバーがアクセスできる形になります。

クラウド上のファイルの特徴として、複数人が同じ時間にファイルを開いて編集することが可能というものがあります。そのため、誰かがファイルを開いているために自分が編集できないという困ったことがなくなりますね。

業務効率化ツールとしての活用

スケジュール管理

グループウェア上のカレンダー機能などを使って、チームメンバーのタイムスケジュールを共有化することができます。各々が予定を組み込んだり、メンバーの空き時間には会議時間としてタイムスケジュールを確保することも可能です。

また、上司や同僚に話しかけたい時に、相手が空き時間なのかどうかをスケジュール上で確認することができます。

スケジュールがわからない場合のコミュニケーションって、相手が忙しいかどうかは話しかけてみないとわからないことが多いです。そんな時でも、事前に相手の状態を把握したうえで話しかけることができて安心しますね。

事務書類の管理

勤務表や設備予約等の事務的な書類をオンライン上で管理することができます。オンライン上で一元管理するため、基本的には書類が紛失するという事態もないですし、紙の書類と違って物理的な保管場所に頭を悩ませることもないですね。

メンバー同士のタスク管理

チーム内のtodoリストのようなものをオンライン上で管理することができます。このようなタスク表はアップデートする回数が多くなりがちなので、紙の書類だと編集がおっくうになると思います。しかし、オンライン上であれば、そんな編集作業も非常に楽になります。

チーム内で使い方が慣れてくれば、どの仕事が終わっているのか終わっていないのかが一目でわかるようになると思います。

グループウェアのメリット・デメリット

メリット

グループウェアを導入することによって、数多くのメリットが得られます。

マネジメント業務の効率化

グループウェアでは、オンライン上でチームメンバーの様子を確認することができます。そのため、マネジメント層にとって少ない労力でのマネジメントが実現できます。

チームメンバーのスケジュールをオンライン上で管理できたり、事務書類やチームのタスク等を一元管理することができるためです。また、情報共有も一元管理が可能になることにより、漏れのない仕事が実現できます。

チーム内コミュニケーション・情報共有の効率化

状況に応じたツールを用いることで、オフライン以上に効率的なコミュニケーション・情報共有が可能となります。

例えば、チーム内掲示板を用いて情報発信をすることで、漏れのない情報発信が可能となります。また、今の時代ではSNSなどの多用によりチャットに慣れており、チャット機能では非常にスムーズにコミュニケーションをとることができます。

リモートワークの実現

グループウェアでは、インターネット環境さえあれば、基本的にはどこからでもシステムに接続できるため、リモートワークが可能になります。会議も家から参加できますし、カメラ付きでの参加も可能なためチームメンバーの様子もわかりやすいですね。

ペーパーレス化

オンライン上の業務では、基本的に紙を印刷する必要がないです。ペーパーレス化のメリットは「保管場所」「印刷費用」「印刷時間」を削減することができる点です。

会議の度に資料を印刷して、それを会議参加者に配布して、、、というプロセスを省略することができるので手間がなくなりますね。また、オンライン上でのデータのやり取りにより、紙に比べて確実でスピーディーな情報伝達が可能になります。

デメリット

グループウェア導入によるメリットを述べてきましたが、もちろんデメリットも存在します。

他部署とのコミュニケーションが疎遠になる可能性

オンライン上だと、普段顔を合わせるメンバー間でのコミュニケーションは取りやすい一方、他部署とはコミュニケーションをとる機会が少なくなりがちです。
様々な部署と密にコミュニケーションをとるためには、グループウェア内で工夫する必要が出てくる可能性があります。

導入~定着までに時間や手間が必要

どんな組織でもそうですが、そこにいるメンバーのレベルは様々です。ITに慣れている人もいれば、チャット機能の使い方がわからない人がいたりといった具合です。その中で、グループウェアを導入するにあたって、ルールを決める必要が出てきます。

どのような運用方法がチームにとって最適なのかを決めるには、多少の時間が必要となります。また、導入するアプリケーションによっては導入コストが発生するケースもあります。

情報漏洩の危険性

リモートワークを導入している企業では、従業員が様々な場所で仕事をする機会があります。そうなったときに、使用しているネットワーク環境からウイルスが侵入してしまうといったケースも考えられます。

また、グループウェアとして使用するアプリケーションによってはセキュリティが脆弱である可能性もあります。しっかりと見極めてアプリケーションを選定する必要がありますね。

グループウェアを活用してチームの業務効率化を図りましょう!

ここまで、チームにおけるグループウェアの活用について紹介してきました。グループウェアは様々な場面で活躍できるため、グループウェアを導入するメリットは非常に多いと思います。

リモートワークなどにより多様な働き方が推進される中、チームのマネジメントに頭を悩ます管理職や経営者の方は多いと思います。

この機会に、是非グループウェアを活用したマネジメントを始めてみませんか?
目的やチームのカラーにあったツールを選ぶ必要はありますが、このコラムが導入のきっかけとなれば嬉しいです。

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