こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
税理士事務所に限らず、紙媒体の情報共有をメインとしている士業の方も多いのではないでしょうか。一方、近年のデジタル化への急速な移り変わりを機に、オフィス業務の効率化が期待できる「グループウェア」の導入が多くの税理士事務所で行われました。
グループウェアの導入は、事務所内の情報共有の簡潔化や顧問先での緊急事態にもスムーズに対応できるなど、さまざまなメリットがあります。
本記事では、グループウェアの導入で税理士事務所の情報共有にどのような効果が期待できるかをご紹介しています。
税理士事務所で役立つ便利なツールもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
税理士事務所に情報共有ツールを導入するメリット
グループウェアで情報共有を行うことは、どのようなメリットがあるのでしょうか。
情報共有の円滑化
税理士事務所にグループウェアを導入することで、顧問先の情報管理やオフィス業務の一元管理が可能になります。さらに、従業員一人ひとりの作業進捗を可視化できることから、連絡漏れや作業漏れの防止対策としても有効です。
事務所内のコミュニケーションツール
グループウェアにはさまざまな機能が搭載されているため、事務所内の連絡がスムーズになり従業員同士のコミュニケーションツールとしての役割を担います。グループウェアのコミュケーション機能としては、チャットや掲示板、社内SNS、メールなどの機能が活用できます。
顧問先情報を自由に閲覧
巡回業務などの顧問先とのやり取りのなかで、すぐに資料を確認したいということもあるのではないでしょうか。
グループウェアは、顧客情報を一元管理できることに加えて、必要な情報をいつでもどこでも確認することができます。紙媒体の管理では難しい緊急事態にも臨機応変に対応できるところもグループウェアの魅力です。
リアルタイムの情報共有
出張など離れた場所でのやり取りは電話がメインになると思います。しかし、電話が使えないエリアでは、緊急時の対応もメールでのやり取りに制限されます。さらに、ビジネスメールの作成はビジネスマナーを気にしなければいけないため、スムーズなやり取りが困難です。このような場合に便利なのが、グループウェアの「チャット」機能です。
チャット機能は、一対一のやり取りからグループチャットまでリアルタイムで稼働します。相手がチャックしたかどうかの判断もひと目でわかるため、緊急時の情報共有ツールとしておすすめです。
社内全体への通知が簡単
法改正や納期の延長などの事務所全体で共有する情報は、掲示板機能や一括メール送信機能により簡単に通知することができます。
全従業員を集めて話すのは、時間や場所の調整に手間がかかるため、所内全体への業務連絡や報告が多い事務所では大幅な効率化が期待できます。
業務連絡事項は、パソコンやスマホでいつでも確認できるため、テレワークなどの在宅ワークを導入している事務所にもおすすめです。
外部サービスとの連携
税理士事務所では、税務以外にも給与などの労務や議事録などの法務も関係するのではないでしょうか。
グループウェアは、単体でもさまざまな機能が搭載されていますが、外部システムとの連携も可能です。例えば、労務管理ソフトや売上データの分析ソフトなども連携できます。各システムの連携により仕事の幅が広がることに加えて、オフィス業務の業務改善・業務効率化が期待できます。
税理士事務所内の業務効率化の実現
事務所スタッフのスケジュール管理
グループウェアのタスク管理機能は、事務職員の作業状況の確認や部署ごとの進捗状況を把握できます。タスク管理を行うことで、申告期限や提出期限などの納期が多い税務手続きにおいては、お互いのタスク漏れを防ぐ効果につながります。
過去情報の閲覧がスムーズ
紙媒体があたりまえの時代では、過去の資料を探すのに人手と時間がかかっていました。しかしグループウェアの検索機能を使えば、簡単に過去の資料を取り出せるようになりました。さらに、さまざまな資料を一元管理できることから情報の紛失対策にも効果的です。
従業員の勤怠管理の自動化
勤怠管理は表計算ソフトを活用したエクセル管理が主流でした。しかし、グループウェアの勤怠管理機能は出勤時の打刻から就業時間の記録・計算まで全自動で行うため、エクセル管理より集計作業が簡潔になります。
人の手で数値を入力しない分、入力漏れや集計ミスなどの心配も必要なくなります。従業員を多く雇っている事務所には大幅な業務効率化が期待できます。
専門情報の共有・蓄積
グループウェアはフォルダごとの管理が容易で保管場所を必要としないため、新しい情報を保管・管理することができます。専門知識を扱う税務業務においては、新しい情報への更新は必須です。法改正の知識や節税スキームを社内情報として記録・保管しておくことで、必要なときにすぐに取り出せることに加えて、右も左もわからない新人への教材としても有効です。
また、情報の更新はイベントログとして記録に残るので、情報が外部に漏れた場合もすぐに対処することができます。
会議室の予約管理
打ち合わせの会議室などの予約もグループウェアを使えば、ボタン一つで予約可能です。予約が重複していないかの確認作業が必要なくなるため、スムーズな日程調整が実現します。
他にも予約を必要とするものがあれば、予約管理機能でダブルブッキングを避けられます。
税理士事務所の働き方が変わる情報共有ツールの機能
リモートワークの導入
グループウェアの豊富な機能は、リモートワークを導入しやすくなります。なせなら、グループウェアにはWeb会議機能が搭載されているため、打ち合わせやミーティングがどこでも行えるからです。
さらに、グループウェアのメリットでもあるコミュニケーションツールや作業管理機能を駆使して、事務所に出勤しなくてもワークフローを崩さず効率的にタスクを処理することができます。
オフィス業務の効率化
働き方改革などの背景もあり、従業員の勤怠管理などをリアルタイムで行うには、多くの人手と時間が必要になります。当然、事務作業員を雇うコストもかかるでしょう。
グループウェアの導入効果は、従業員が過剰労働していないかをいつでもチェックできることに加えて、給与の集計作業が自動化されることです。さらに、オフィス業務である重要資料のダブルチェックや資料のファイリングなど、これまで人の手で行っていた仕事をツール上で行います。24時間フル稼働で保管・管理してくれるため、大幅なオフィス業務の効率化が期待できるのです。より多くの外部機能との連携ができるようになれば、オフィス業務に人手が必要なくなり、人経費の削減にもつながります。
新人の教育管理
グループウェアに保管されている資料は、管理者がアクセス権限を与えることで誰でも閲覧・情報更新ができるようになります。つまり、新人に必要とする情報がある場合に上司が付きっきりで教えるのではなく、蓄積された社内情報から必要な情報を入手できるように教育することも可能です。個々の主体性を養う目的で導入する事務所も少なくありません。
まとめ｜税理士事務所に最適なグループウェア選びが重要
税理士事務所が導入しているグループウェアの情報共有ツールについて、理解を深められたでしょうか。
グループウェアは、「事務所内コミュニケーションの円滑化」「オフィス業務の効率化」「情報の共有・一元管理」をサポートしてくれるツールです。この機会にグループウェアの導入を検討されている税理士事務所は、無料トライアル期間などを活用して自社に適しているかを確認してみてください。
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