税理士事務所の日程調整がスムーズに!日程調整自動化システムとは

2021/05/28

税理士事務所は2月~3月の所得税の確定申告時期や法人の決算月、年末調整、税務調査など、繁忙期が明確に分かれます。その繁忙期には、税理士事務所内の日程調整や顧問先との日程調整が必要不可欠であり、規模が大きい事務所であればあるほど日程調整の管理は困難を極めます。

本記事では、税理士事務所の日程調整を効率化させるグループウェアの便利機能をご紹介しています。業務効率化が期待できる便利機能も含めてご紹介していますので、日程調整に時間をかけている税理士事務所は、ぜひ参考にしてみてください。

税理士事務所の日程調整事情

税務署からの電話連絡時の調整


代理人として税理士を選任している場合、税務署からの連絡は、担当の調査官から税理士あてに電話で行われます。一般的には、2週間程度の期間内で日程を提示されますが、この時点での調査はいわゆる任意の調査であるため、話し合いにより日程を調整する必要があります。

電話連絡後の当日までの調整

税務調査の実施が確定した後は、提出した申告書の記載内容を再度確認します。再確認を行った結果、記載内容の誤りや、当時見落としていた資産を発見する可能性もあるため、調査期日が訪れる前に修正申告を行う場合があります。そういった場合にクライアントとの日程調整が必要になります。

税務調査実施日の調整


税務調査は、基本的に午前十時から開始され、2名の調査担当官が調査を行います。突然調査を開始される訳ではなく、午前中は雑談から始まり、聞き取り調査が行われていきます。
故人の仕事や趣味のことであったり、相続関連の情報などが聞き取り調査の内容です。

午後になると、関係資料を確認した上、個別的事項についての聞き取りが始まります。故人の印鑑や通帳などの現物確認や、調査担当官が税務署で事前に下調べしてきた内容についての質問が主な内容になります。

一般的な税務調査の終了時刻は、午後5時ごろです。稀に1日で調査が終わらず、2日目も続けて調査が実施されることもあり、日程調整を余儀なくされるケースもあります。

税務調査終了後の調整


国税局がその必要性を認めた場合、税務調査済みの年度であっても2014年までは再調査を行うことが可能でした。しかし、2015年以降においては、再調査は前回調査の実地の調査部分のみが対象となりました。

再調査の実施は、かなり珍しいケースですが、是認通知書を一度受領した後であっても、再調査の対象とされる場合があるので、再調査がいつでもはいってもいいよう、柔軟な日程調整が求められます。

グループウェアの日程調整機能で得られる効果

事務所内の日程調整自動化システム


グループウェアに搭載された日程調整自動化システムによって、メールによるやりとりを行わずに日程を決定することができます。営業のアポイントメントや社内会議、新規採用者の面接に各種イベントの開催等、手間がかかる日程調整も、このシステムを活用することによりその負担を軽減することができます。

ダブルブッキングの回避

日程調整は、最新の予定を反映したカレンダーから日程の候補が選定されるので、複数の日程調整を同時進行している場合でも、ダブルブッキングをしてしまう心配はありません。

クライアント日程の自動化

商談アポイントの日程調整も、日程調整URLを送付するだけで完了させることが可能です。予定の時間数や時間帯、曜日だけでなく、移動時間等も条件設定することができます。日程の候補は、それらの条件に適合したものが自動的にリスト化されます。

日程調整機能を導入した税理士事務所の導入例

税理士事務所が抱えていた悩み

これまでは、特定のパソコン環境においてのみ利用可能なシステムであったため、各人のスケジュール把握や進捗状況の確認に不便な点がありました。誰でも、どこからでも操作でき、小規模な事業所にも対応した操作性の高いシステムを探し、いくつかのシステムについて検討を行いましたが、求めるものを満たすシステムを見つけることができませんでした。

税理士事務所がグループウェアを知るきっかけ


このシステムは、洗練されたデザインが操作性の高さを感じさせていました。実際に、無償の試用版を使ってみたところ、事前に操作方法を学んでいなくても快適に操作することができました。タスクやスケジュールの管理や伝言メモといった必要な機能も搭載されていました。

日程調整機能の導入で税理士事務所が得られる効果

求めていた各人のスケジュール把握も効率的に行えるようになり、予定調整に使っていた労力を軽減できました。クライアントとの打ち合わせへの同行者との調整が簡単にできるようになったため、クライアントとの約束もスムーズに行えるようになりました。

これまでは、同行者の予定を確認するために一旦帰社し、予定を確認した後にクライアントと調整を行う必要がありました。次の約束をするまでに1日以上かかっていたので、このことは大きな業務効率化となりました。

さらに、会議室等の予約についても同じシステム内で行うことができるので、社内でのクライアントとの打ち合わせ日程の調整にもとても役立ちます。これまでのように、クライアントと日程調整をした後に会議室が埋まっていることが発覚し、社外の会議室を借り上げるようなこともなくなりました。

日程調整ツール以外に役立つグループウェア機能

グループウェアの基本機能


グループウェアには、基本機能として以下の機能が搭載されています。ここで紹介させていただくのは、あくまで代表的な機能であり、この他にも多くの便利機能が用意されています。

・簡易ウェブデータベース
・カスタムアプリ
・製品改善の要望管理
・タスク管理
・採用管理
・社内アンケートシステム
・スケジューラー
・メールソフト
・見積もり依頼等の商談管理
・備品管理
・アドレス帳
・訪問対応管理
・調査報告FAQ
・クレーム管理掲示板
・ユーザー名簿

税理士事務所で役立つ機能

機能1 電話メモ
外出中に事務所へかかってきた電話の伝言メモを、税理士の携帯へ自動転送します。これまでのように、電話がかかってくるたびに事務担当が紙のメモを作成して管理し、税理士が社外から事務所へ確認の電話を何度も入れるといった必要はなくなります。

メモは自動転送されるので、税理士はすぐに確認できますし、事務担当の負担も軽くなります。事務所全体の業務負担を軽減し、クライアントへの迅速な対応を可能にします。

機能2 掲示板
掲示板へ情報を貼り付けることにより、職員全員で情報の共有を行うことができます。紙媒体で情報を管理していたこれまでは、外出先では最新の情報を確認できないという問題がありました。

掲示板を利用することにより、外出先でも必要な情報をオンタイムで共有することが可能になります。また、特定の職員のみの閲覧を許可するアクセス権限の設定も可能ですので、機密情報も安心して取り扱うことができます。

機能3 依頼者・案件管理(カスタムアプリ)
依頼者や案件ごとの書類を、データベース化して一括管理可能です。担当者が個別に書類を管理している場合、進捗状況やこれまでの経緯の確認が困難です。この機能を活用して、情報のデータベース化を行えば、依頼者が過去に依頼した案件の確認を簡単に行うことができます。全職員で案件情報を共有することにより、業務の効率化を図れます。

機能4 顧問先別工数分析
スケジュールから必要データを取り込むことにより、工数の集計が可能です。
業務内容や担当者、顧問先ごとの分析を行うことができます。

機能5 確定申告進行管理
確定申告における、申告書の内容や作業状況の進捗を管理することができます。紙ベースの情報とは異なり、検索機能を利用できるので、必要なデータを簡単に見つけることが可能です。

グループウェアの導入を検討

税理士事務所の日程調整便利ツールについて理解は深められたでしょうか。本記事でご紹介した日程調整や各種便利機能を理解して、グループウェアの選択を行えば、本当に役に立つグループウェアを選ぶことができるはずです。

グループウェア導入を検討中の場合は、ぜひ今回の記事を参考に検討を進めていただければと思います。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

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