税理士事務所で起こりうる日程調整のダブルブッキング!未然に防ぐ方法とは?

2021/07/02

税理士事務所のような士業で最も重要となってくるのがクライアントとのコミュニケーションを生かした日程調整です。

様々なクライアントと関わる税理士事務所の業務では、確実かつスピーディーな日程調整が欠かせません。しかし、日程調整に時間をかけ過ぎてしまうと業務に支障をきたし、クライアントの満足度を下げる要因にもなりえます。

とはいえ、多数のクライアントやスタッフを抱えている税理士事務所では、日程調整を確実かつスピーディーに行うのは容易ではありません。例えば、ほんの少しのミスでダブルブッキングしてしまったり、それによりクライアントの信用を失ってしまう危険性があるので、正確なスケジュールの管理や調整が求められます。もし、税理士事務所での相談や契約締結後の業務など、事務所内でうまく日程管理をすることができれば、ストレスなく日々の業務をこなすことが可能です。

そこで今回は税理士事務所ごとに日程調整の方法は多様ですが、この記事ではダブルブッキングの問題に焦点を絞り、日程調整で起こりうる問題点と、その解決策をお伝えしていきます。日程調整でお悩みの税理士事務所に勤めている方は、ぜひ参考にしてください。

税理士事務所の日程調整で発生するダブルブッキングの問題

税理士事務所で日程調整する際に発生するダブルブッキングの問題について解説します。

複数のクライアントと並行に日程調整するのが難しい

多くのクライアントを抱える税理士事務所では、1日に複数のクライアントとやり取りをするのが日常です。さまざまなクライアントと関わっていく仕事のため、クライアントの都合で予定が変わり、打ち合わせなどの日程調整の変更を余儀なくされることも少なくありません。さらに、複数のクライアントとの日程調整が同時に発生するとスケジュール管理が複雑になり、ダブルブッキングも発生しやすくなります。

クライアントと会う場所が複数あると日程調整が複雑になる

クライアントや業務内容によっては、事務所に招いて話を聞くだけではなく、クライアントの指定する場所に出向くこともあるでしょう。さまざまなクライアントの話を聞くための移動も考慮しながら、他のクライアントとも並行して正確な日程調整を行うのは難しいというのが、ダブルブッキングを引き起こす原因となる問題です。

税理士事務所の日程調整で起こりうる非効率さについて

ここからは、税理士事務所の日程調整で起こりうる非効率さについて、以下に解説していきます。

メールや電話で日程調整を行う際の非効率

税理士事務所の日程調整は、主にメールや電話を用いる事務所が多いです。しかし、これらの方法には非効率な面が多く、日程調整のために通常業務の時間を圧迫しやすいという課題があります。メールでは、クライアントからの返信を待つ時間が発生するばかりか、クライアントがメールを見逃してしまう危険性もあります。

電話の場合でも、メモを取ったりスケジュールを確認したりしながらやり取りするので、日程調整をスムーズに行うのは難しいでしょう。これらのやり取りは、ほぼ1回で終わることはないため、余計に時間を奪われやすいのが難点です。

事務所内でリアルタイムにスケジュール共有する際の非効率

事務所に所属している税理士やスタッフが増えると、リアルタイムなスケジュールの管理や共有が難しくなります。税理士とスタッフのスケジュールが重なってしまう状況も発生しやすくなり、常に最新の日程調整を共有しておかないと、ダブルブッキングなどのトラブルを回避するのは容易ではありません。結果として、税理士やスタッフ同士が、連携しづらくなるという問題も発生してしまいます。

日程調整で起こりうるダブルブッキングを未然に防ぐ解決策とは?

ここからは、上記で解説してきた税理士事務所で起こりうる日程調整のダブルブッキング問題を踏まえつつ、これを未然に防ぐ解決策について、以下に解説していきます。

日程調整のダブルブッキングを未然に防ぎたいならグループウェアがオススメ

税理士事務所の日程調整で発生するダブルブッキングなどを未然に防ぐ解決策が、グループウェアを導入することです。グループウェアとはコミュニケーションや情報共有を円滑にするオンラインツールで、日程調整機能を始めとした多くのシステムが備わっています。

日程調整機能とは、クライアントと会う候補の日程や、相談場所を設定した情報をメールで共有し、クライアントに候補の中から日程を選択してもらうだけで日程調整が完了する便利な機能です。この機能を使用することで、日程調整の効率が飛躍的に上がります。日程調整機能を導入するメリットは以下の3つです。

複数のクライアントと並行した日程調整も迅速かつ確実にすることが可能

日程調整機能を使用すると、1人のクライアントとメールや電話で何回もやり取りをする必要がなくなります。クライアントや税理士が事務所内・外にかかわらず、スマホやパソコンから簡単に日程調整できるので、複数のクライアントがいても手間がかかりません。

また、クライアントに日程を決めてもらう際の候補については、自動設定にすることも可能です。移動時間や相談時間といった詳細な設定も可能で、条件からシステムが最適な日程の候補を選択してくれるので、頻繁にスケジュールを確認する必要はありません。

加えて、既にスケジュールが埋まっている時間帯は自動的に候補から外れるので、複数のクライアントとの日程調整でもダブルブッキングすることなく安心です。

日程調整の後もリアルタイムに変更した上で共有可能

グループウェアには、『カレンダー機能』というスケジュール管理や共有が可能になる便利な機能があります。また、この『カレンダー機能』は、日程調整機能と連携できるので、スケジュール共有も同時に行えるのが魅力です。

さらに、日程調整機能で追加された新しい予定は、『カレンダー機能』にも自動で反映されるので、自らスケジュールの更新をする必要はありません。もちろん、日程調整後のスケジュールを他のスタッフがリアルタイムに把握できるので、事務所内での連携がしやすくなります。

事務所内のスタッフとも日程調整できる

日程調整機能は、事務所内のスタッフとの日程調整にも使えます。相手が事務所内のスタッフであれば、日程調整機能の設定により、メールが自動送信されるので、より手軽に情報共有することが可能です。

もし、事務所内・外での日程調整手段を多様化すると管理が複雑になり、ミスが発生しやすくなってしまいます。ですが、この日程調整機能を使うと、日程調整の手段が事務所内で統一でき、ダブルブッキングなどの発生も抑えることができるのでオススメです。

日程調整機能を使って税理士事務所で起こりうるダブルブッキングを未然に防ぐ

今回は、税理士事務所で起こりやすいダブルブッキングの危険性や、その解決策について解説してきました。クライアントと直接やり取りすることが多い税理士事務所では、スピーディーかつ確実な日程調整を行うことが重要です。それにより税理士としての業務にも専念しやすくなり、クライアントの満足度向上にも繋げることができるでしょう。ストレスなく日々の業務をこなすためにも、グループウェアの日程調整機能を導入して、ダブルグッキングを未然に防いでみてはいかがでしょうか?

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