税理士業務をIT化!顧問先案件の管理方法が効率化できるITツールとは

2021/07/21

税理士の業務には、税務の書類作成・相談・代理といった独占業務や会計参考、記帳代行など多岐に渡るため、時間がいくらあっても足りないという人がほとんどです。そのため常に業務の効率的な進め方を検討しなければなりません。

本記事では、業務効率の向上のために導入をおすすめしたいITツールについて解説していきます。

税理士にIT導入が必要である理由

税理士にIT導入を強くお勧めする理由は、人件費や紙などのコスト削減、時間の効率化、メイン業務に集中できるといったメリットがあるからです。ITの進化により、税理士業務の多くをAIによって行うことが出来るようになっており、人手によって行っていた業務を自動化することで、時間もコストも削減することが出来ます。

気を付けなければいけないのは、AIが行えるのは、決まったルールに沿った内容や単純な作業になりますので、複雑な業務への導入は要注意です。現在は、テレワークの推進により、クラウド上でのデータ管理が主流になっています。

銀行口座の入出金情報やクレジットカードの取引明細などを管理し、勘定項目ごとに自動で仕分けしてくれる会計ソフトやチャットや通話機能が付属されているコミュニケーションツール、上記で説明したグループウェアという業務自動化ツールなど利用目的によって様々なものがあります。

また、IT導入に際して、セキュリティ対策は必ず行いましょう。PCにウイルスが侵入して、顧客情報が漏洩しては大変なことになってしまいます。信頼を失わないためにもセキュリティ対策は入念に行うことが必要です。

税理士の業務効率化は案件の管理方法を見直すこと

税理士の多くの方が常に業務の効率化に取り組んでいるでしょう。しかし、間違ったやり方によってなかなか成果が出ないという人も多いのではないでしょうか。

まずは、業務の上で、無駄を省くことに焦点を置きましょう。そのためには、現状の把握と業務の可視化するのがポイントです。現状でどんなことが無駄なのか、どのようにすれば効率的なのかを考え、各業務の作業工程や使用しているツール、人数、時間や必要なスキル等といったことを可能な限り詳細にまとめましょう。

次に、どこを効率化できるか選択していきます。頻繁に発生する業務や単純な作業、決まったルールに沿った作業などにはITツールの導入が有効です。

また、第三者の意見を参考にしていくのもおすすめです。客観的に見て無駄なところを明確にしてくれます。ただし、余計なトラブルを招かないように信頼のできる第三者を選びましょう。

業務見直しで、有効な手段として「PDCAサイクル」というものがあります。業務効率化のための改善案を計画する「Plan」、改善案の実行をする「Do」、結果から改善案の評価をする「Check」、評価を踏まえ、より効果の高い改善案の計画と実行をする「Action」。これを繰り返すことで、無駄を省いていくことが出来ます。

顧問先の案件を効率的に管理する管理方法

会計ソフトの導入

会計ソフトはどの業種にも必ず必要なツールです。導入と未導入では業務の進行度は段違いです。ほとんどの企業で導入されているのが当たり前な上に、種類も豊富にあります。
最新の税務制度に対応しているソフトを常に使用できるように心がけましょう。

IT機器の導入

複数人で業務を進行する場合、グループウェアの導入は必須と言えるでしょう。グループウェアとは、情報の共有化ツールになります。

スケジュール共有からメールの送受信、データ管理、タスク管理に電脳会議室といった機能があり、グループでの作業を円滑に進め、場所も選ばずインターネット環境のある場所でならどこでも共有が可能な、今の世の中にはなくてはならないシステムです。

バックオフィス業務の外注化

経理や財務、人事などのバックオフィス業務については、アウトソーシングも検討しましょう。外注できる主な内容は、組織図や社員名簿の作成、社内規定の草案作成、議事録作成といった総務事務、会社経営に重要な資産、利益、損益などを管理する経理事務、人材採用や労務管理、人材教育などを行う人事事務などがあります。

こういったバックオフィス業務をアウトソーシング化することで核となるメイン業務に時間も人も割くことが出来、効率的に業務を行えます。また、空いた時間で事業拡大なども検討することが出来るようになります。

もちろん、費用面でも人件費の削減になりますし、なによりもそれぞれの業務のプロに依頼するので、圧倒的に業務の品質が違います。プロのノウハウを存分に生かしたやり方で、会社に利益を運んでくれることでしょう。

デメリットとしては、外部に依頼するわけですから、情報漏洩のリスクが高まることです。これに関しては、徹底した管理を心がけ、リスクを最小に抑えましょう。

また、突発的な依頼や急ぎでの解決を求める業務は断られてしまうことが多く、元々結んだ契約に含まれていなかったりする業務も対応してもらえません。どこまでを外注可能なのかは必ず契約時によく調べましょう。

ITの活用で効率化する4つのメリット

IT導入による効率化項目をメリットとして以下の4つが挙げられます。

・業務に時間短縮
・手作業によるミスの防止
・人件費の削減
・ペーパーレス化

AIに業務を任せることで、安定したクオリティの完成品を長期的に自動で作成することが出来るので、任せられる作業は任せてしまいたいです。

では、順番に見ていきましょう。

オフィス業務の時間短縮

オフィス業務には、書類作成やファイリング、お客様対応、伝票や領収書の仕分けなど様々なものがあります。手作業では、大変でもITツールの導入で、半自動化することによって、時間効率が圧倒的に変わります。伝票などの仕分けは完全にAIに任せることも可能です。

入力ミス・漏れの防止

やはり手作業での細かい作業だと入力や誤字のミスのリスクが付いてきます。これを解決するのもITツールです。自動で作成されたデータを確認するだけで作業は終了します。

人経費の削減

ITツール導入により、作業時間の減少によって、減少分の時間の人件費を削減できたことになります。また、手作業なら複数人必要な作業もAIの使用で、1人で作業出来たりと、人数の削減も出来ます。

ペーパーレス化

伝票や領収書等の紙の情報もスキャンしてデータ化することで、まとまった管理が出来、紙の無駄使いもなくなります。クラウド上にデータを保存すれば、場所を取ることもなく、会社のスペースの確保にもなります。

IT導入で税理士の働き方が変わる

税理士業務をIT化によるメリットと顧問先案件の管理方法が効率化できるITツールについて、理解は深められたでしょうか。

現在では、ITが急速に進化を遂げ、当たり前のように利用されています。今後もさらにAIの性能面の向上、便利なツールの開発などが進んでいくと推測されますので、ITツールの導入は強くオススメします。

また、前述でご紹介したようにAIが自動で出来る業務は、単純かつ一定のルールで行う作業になります。これだけでも十分に業務の効率化、人件費、時間の削減に繋がります。

どのITツールを導入すればいいのかは、自分の会社の状況を見極め、必要な機能を備えたものを選ぶことが大切です。運用コストを無駄にかけないように注意しましょう。
最適なIT導入で業務円滑化に活用しましょう。

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