さまざまな企業から求められる税理士事務所には、多くの業務が存在します。そんな中で、税理士の業務をサポートする「税理士補助」は重要な存在と言えるでしょう。税理士は税務相談などで外出することも多いので、代わりに税理士補助がクライアントと日程調整するケースも少なくありません。
税理士補助の日程調整は多くのクライアントや税理士への影響が大きいため、高い正確性が求められます。しかし、実際には複数クライアントとの日程調整が同時に発生することも多く、正確に日程調整するのは容易ではありません。
そこでこの記事では、税理士補助の日程調整で発生しやすい3つの課題や、その解決策をご紹介します。税理士事務所に勤めている日程調整にお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
税理士補助の日程調整で発生しやすい3つの課題
税務代理や税務相談など外出の多い税理士に代わって、税理士補助が日程調整を行うことも珍しくありません。日程調整の機会が多い税理士補助が抱えやすい3つの課題について、解説します。
課題1：複数の日程調整を並行すると、予定が重複しやすい
あらゆる企業に欠かせない税務を取り扱う税理士事務所は、日々さまざまなクライアントからの依頼に対応していく必要があります。税務代理や税務相談などの打ち合わせを行う上で、クライアントとの日程調整が必要不可欠です。しかし、複数クライアントとの日程調整が同時に発生すると、予定の重複が発生しやすい課題があります。
たとえば、候補日程を複数クライアントに提案する場合、異なるクライアントが同じ日程を選択することもあり得ます。当然ながら同時に打ち合わせはできないので、後から連絡の入ったクライアントとは日程の再調整が必要です。とはいえクライアントごとに候補日程を変えるのでは、スケジュールに空きが生じやすくなってしまいます。
このように、複数クライアントと日程調整する場合は予定の重複に細心の注意を払う必要があり、正確なスケジュール管理は難しくなります。
課題2：何往復もやり取りが発生して非効率的
税理士事務所で日程調整する際には、電話やメールを使うことが多いですよね。お互いの都合を確認しながら日程調整していくと、何往復もやり取りが発生し余計な時間がかかりやすいのが課題です。また、電話やメールといったやり取りには、非効率的な面が多く存在します。
電話だとメモを取ったりスケジュール表を見たりしながらの通話となり、スムーズにやり取りするのは難しいでしょう。メールだと日程調整するために多くの情報を入れる必要があり、作成にも確認にも多くの時間を要します。日程調整に時間がかかってしまうと、税務書類作成などの本来すべき業務に使える時間を圧迫することになります。
課題3：税理士との連携が難しい
税理士の日程調整を代行するとしても、実際にクライアントとやり取りするのは多くの場合、税理士本人です。そのため新しい依頼の日程が決まった場合には、スピーディーに税理士と情報共有する必要があります。逆に、税理士の予定に急な変更があれば税理士補助に素早く情報共有しないと、日程調整で予定の重複が発生するかもしれません。
しかし、税理士は外出で直接やり取りできないことも多く、税理士と税理士補助のスムーズな連携が難しい課題があります。電話だと相手がすぐに対応できないこともありますし、メールだといつ気づいてもらえるか分かりません。このような情報共有の遅れは日程調整のやり取りを増やす要因となりやすく、クライアントに迷惑をかけてしまいます。
税理士補助の日程調整を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
税理士事務所に勤める税理士補助の日程調整には、このように多くの課題が存在します。これらの課題をすべて解決するベストな方法は、「グループウェア」の導入です。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、多くの企業で導入されています。
グループウェアには多くの機能が存在しますが、中でも「日程調整機能」や「カレンダー機能」を使うのが効果的です。これらの機能を税理士補助の日程調整に利用する3つのメリットを、ご紹介します。
メリット1：複数の日程調整でも正確に管理できる
日程調整する際は、予定が重複しないよう候補日程を正確に選定しなければならず大変ですよね。その点、日程調整機能を使うと、候補日程をシステムが自動で設定してくれます。所要時間や移動時間、時間帯から判断して最適な候補日程が選定されるので、自分で検討せずとも予定が重複する心配はありません。
また、クライアントが選択した候補日程は、他のクライアントと日程調整する際の候補日程から除外されます。そのため複数クライアントと日程調整を並行する場合でも日程が重複することなく、正確にスケジュールを管理可能です。
メリット2：やり取りを往復することなく日程調整が完了
日程調整機能を使って日程調整するために必要な作業は、候補日程や参加者を設定してURLを発行し、それをメールで送信するだけです。相手がそのURLから日程を選択すれば日程調整が完了するため、電話やメールで何往復もやり取りする必要がありません。
相手がクライアントでもURLにアクセスして日程選択できるため、所内外の日程調整をすべて一元的に行えます。相手が事務所員の場合はURLの発行時にメールが自動送信されるため、より手軽です。複数人との日程調整でもスピーディーに行え、URLを送るだけで自動的に日程が決まります。
メリット3：社外にいても迅速に情報共有できる
グループウェアには、オンラインでスケジュール管理・共有できる「カレンダー機能」も存在します。日程調整機能で確定した日程はカレンダー機能のスケジュールに自動で反映されるため、手作業でのスケジュール更新が不要です。
そしてカレンダー機能や日程調整機能は、パソコンだけでなくスマートフォンからでも利用できます。そのため外出中でも最新のスケジュールを迅速に確認でき、日程調整が発生してもリアルタイムに情報共有が可能です。税理士と税理士補助がお互いに最新のスケジュールを把握できることで、連携しやすくなるでしょう。
グループウェアで、税理士補助の日程調整をスムーズに！
今回は、税理士事務所に勤める税理士補助が日程調整する際に発生しやすい課題と、その解決策をご紹介しました。税理士がスムーズな業務を行う上で、税理士補助には正確かつ迅速な日程調整が求められます。
日程調整を効率化できれば、税理士はもちろん自分自身も他の業務に専念しやすくなり、最終的にはクライアントの満足度向上につながるでしょう。日程調整に課題を感じる税理士補助の方は、ぜひグループウェアの日程調整機能やカレンダー機能の導入をご検討ください。
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