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タスク共有のメリットやツールについて解説
プロジェクトを指揮していて
「あのタスクってどこまで進んでいるんだろう？」
「この作業を割り振りたいんだけど、誰が手があいているかな」
「連絡するのも面倒だし、自分でやろう」
と、タスクを自分で抱え込み、疲れた経験がある方も多いのではないでしょうか。
プロジェクトが大きくなればなるほど、タスク管理は大変ですよね。そんな時におすすめなのがクラウドツール。
タスク共有の専門機能が付いていたり、外出先から管理できたりするため、利便性が高いです。
そこで今回は、クラウドツールを使ったタスク共有のメリットやツールの選び方をご紹介します。効率的に仕事を進めたい、という方はぜひチェックしてみてください。
タスク共有はクラウドツールがおすすめ
社内のタスクやプロジェクトの管理はクラウドツールで管理するのがおすすめです。
なぜなら、タスク共有に特化した機能が付いていたり、様々な端末からアクセスができたりするためです。
時間や手間の削減ができ、効率よく仕事に取り組むことができます。効率的にプロジェクトを進められれば、作業時間も短くなりますし、残業も減るでしょう。その結果、ベストなコンディションで仕事に臨めます。
働く環境に関する満足度もアップし、離職率も下がるかもしれません。また、多くのタスクを1人で抱え込みやすい管理職の方にもおすすめです。
誰が今何の作業をしているかを一覧でチェックできるため、タスクをメンバーに割り振るのも簡単になります。
「最近仕事が忙しすぎる」
「タスクやスケジュールの管理だけで時間が過ぎていく」
という方は、クラウド経由のタスク共有ツールを導入してみることを推奨します。
クラウドツールのメリット
スマホやタブレットからアクセス可能
外出先で
「そういえば、あのタスクは今どのくらい進んでいるんだろう」
と気になったことはありませんか。紙でタスク共有していると、出先でチェックするのは難しいですよね。
一方でクラウドツールであれば、外でもスマホやタブレットから情報を見ることができます。進捗はリアルタイムで更新されているため、「現在、どのような状況か」がわかりやすいのが特徴です。
伝達ミスが起こりにくい
口頭で指示をすると、伝達ミスが起こりやすいです。
「かと言ってメールを起ち上げるのも面倒」
と感じる方も多いでしょう。そんな時は、クラウドツールのチャット機能が便利です。
冒頭の挨拶等を抜きに、手短に
「あのファイル形式は○○でお願いします」
「今日は○○に行ったのち、直帰します」
といったメッセージを送ることができます。絵文字機能を使えば、「はい」だけの返信も不要で、ワンクリックで既読を伝えることも。
プロジェクトごとにグループを作られるため、
「そのタスクに関しては、以前どんなやり取りをしていたっけ？」
と感じた際に、速やかにチェックしやすいのも特徴です。伝達ミスが起こりにくく、時短にも繋がります。チャット機能はクラウドのグループウェアを導入するなら積極的に使っていきたいツールとなっています。
業務の効率化に◎
紙媒体でプロジェクトを管理していると、
「あの進捗はどうなっている？」
「タスクは誰が担当していたっけ？」
その確認作業で、時間を取られることもあるかもしれません。クラウドツールであれば、そうした項目が一覧でチェックできます。そのため、そうした連絡の手間と時間を省けるのです。
タスクだけでなく、ファイルの共有がしやすいのも特徴の一つ。プロジェクトの「タスクAを担当しているメンバーだけ」に送ることも可能です。
離れた場所にいたとしても、1つのファイルに各々のメンバーが同時に意見を書き込むこともできます。テレワークで意思の疎通が取りにくく感じた方もいるかもしれませんが、クラウド共有していればサクサク意見交換をしやすくなるのです。
チームワークの向上
クラウドのグループウェアで注目されているのが社内SNSです。文字通り、社内でのみ使うSNSで、「いいね」を押せたり、文章を書き込めたりします。
中には
・プライベートな内容（例：「今月から猫を飼い始めました」、「最近カレーを作るのにハマっています」）
・サンクスレター(例：「○○さん、〜の件ありがとうございました」、「○○さんの資料、見やすくて助かりました！」)
を社内SNSに書き込むようにした企業も。その結果、社員間のコミュニケーションが円滑になり、生産性が向上したそうです。
メールだと堅い空気感で伝えにくいことも、SNSであれば気軽に伝えやすくなります。絵文字でリアクションもとられるため、社内の風通しをよくしたいと考えている方は、導入を検討してみるのもおすすめです。
【チーム向け】タスク共有のコツ
クラウドツールを導入したとしても、ただタスクを書き出すだけではもったいないです。
効率的に管理するためにも、以下の点を明らかにしておくことをおすすめします。
・タスク名
・担当者
・開始日、締め切り
・進捗状況
・ガントチャート(いつ行う予定か)
進捗状況に関しては、「完了」や「未着手」などの言葉で書き込むものほか、「20%」など数字で入力できるものもあります。
社内でよく使うタスクに関して、どのような表示がわかりやすいかを検討した上で、導入することをおすすめします。タスクによっては、「Aのタスクが終わってから着手する」といったものもあります。
そうしたタスクが滞らないよう、ガントチャート機能で「いつまでに、誰がするか」を決めておくと、スケジュール管理も楽になるでしょう。
グループウェアの選び方
費用対効果が見込めるものを
グループウェアを選ぶ際は、費用対効果を見極めてからにしましょう。
無料のものから、月額課金、メンバー数によって料金が高まるのものまで、グループウェアの料金体系は様々です。
「1番料金が高いプランが良いプラン」
と、あまり使わない機能がたくさんついているグループウェアを選んでしまうと、かえってビジネスを圧迫してしまうことも。
そうならないためにも、
・現在、タスク共有で何が問題となっているか
・それを解消するためにいくらまで出せるか
を検討することをおすすめします。グループウェアによっては、見積もりや機能のサポートが充実しているところもあります。
社内の審議だけでは不安な場合は、そうしたサポート体制が整っているところを検討してみるのも良いでしょう。
欲しい機能をリストアップしてから検索
グループウェアは、シンプルなものから、多くの機能がついているものまで多岐に渡ります。
先ほど書き出したタスク共有の問題点は、何があれば解決しそうかをリストアップしてみるのもおすすめです。
・共有カレンダー
・ファイル共有
・ガントチャート
・タスク管理
・社内SNS
が一般的な機能です。
さらに細かく見ていきましょう。
・リアルタイムで進捗を管理できるカレンダーが欲しい
・出先でチェックすることが多いため、スマホでも見やすいものが良い
・ファイル毎に閲覧制限をかけられるものが良い
などの希望があるはずです。それらが整っているウェアを選べば、導入後の満足度は高まるでしょう。
面倒臭いかもしれませんが、グループウェア導入で失敗しないためにも
・現在、タスク共有で何が問題となっているか
・どのような機能があれば解決するか
・いくらまで出せるか
を検討することをおすすめします。
まとめ
今回はクラウドツールを使って、ビジネスでタスク共有をするメリットと選び方をお伝えしました。
一覧性が高く、スマホやタブレットからもアクセスできるのが、クラウドシステムの良いところです。
情報の伝達がスムーズになることで、業務の効率も高まるでしょう。導入する上では、「何が必要な機能か」を見極めることが大切です。
現在の問題点を明らかにした上で、解決策となるウェアを導入すれば、費用対効果も見込めるでしょう。
プロジェクトの進捗管理をもっと楽にしたい、という方はぜひクラウドツールを検討してみてください。
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