タスク管理・スケジュール管理ができれば仕事の効率が上がる理由を解説!

タスクとは、英語で「課せられた仕事・課題」という意味があります。仕事でパソコンやスマートフォンを使うようになってから、この言葉がビジネスで使われるようになりました。

今では、「タスク管理」は社会人のスキルの1つとして重要な要素となっています。しかし、実際にはスケジュール管理とタスク管理の違いがいまいち理解できていなかったり、会社全体で管理が十分にできておらず仕事に支障がでてしまったりするなど、タスク管理をしっかり行えている会社は少ないです。

そこで本記事では、そんな「タスク管理」についてわかりやすく解説をていきたいと思います。タスクに悩みがある人は必見ですので、ぜひ参考にしてみてください。

そもそもタスクとは?

先程、タスクは英語で「課せられた仕事・課題」という意味があることをお伝えしました。つまり、やらなければならない仕事、目的を達成するための段取りなどを指しているのです。

スケジュールはあらかじめ立てられた予定や計画、日程などを指すので大きく捉えられますが、タスクは仕事を細分化して小さくし、小さい単位の仕事という捉え方になります。そのため、タスクはやるべきことを1つ1つ見える化でき、達成するのも速いため、「これだけ仕事が進んだ」という充足感を得ることができるというメリットがあるのです。

タスク管理は、自分がするべき1つ1つの仕事を整理し優先順位をつけ、進捗状況を把握しながら期限までに仕事をしていく、という仕事の流れをわかりやすくする役割があり、これが上手くできるかどうかが仕事の進捗状況や効率に大きく影響していくことでしょう。

タスクにもスケジュール管理が必要

スケジュール管理とタスク管理には違いがあることをお話ししましたが、タスクとスケジュールはセットとして考える必要があります。タスクは細分化した小さい仕事で、それを期限までに効率よく進めていくためにはスケジュール管理が必要になるからです。

タスクはそれぞれ作業時間や期限が異なるので、それを把握したうえで逆算し、仕事が効率よく進むにはどうすればいいのかを考えてスケジュールを組むのです。そうすることで、優先順位や進捗状況も見える化され、時間の有効活用や効率、生産性の向上につながっていくでしょう。

スケジュールを管理で押さえておきたいポイント

タスクを振り分けて優先順位を決めていくという流れをお話ししましたが、その際には他にも押さえておきたいポイントがあります。1つ1つ確認していきましょう。

全員で共有できるようにする

どんな仕事でも1人だけでできる仕事はありません。従業員同士が協力し合って仕事を進めていく場合がほとんどでしょう。そのため、1人だけがスケジュールを管理していても意味がありません。

一緒に仕事をしている人の仕事内容や進捗状況がわからなければ、いちいち確認しなければならないという手間がかかったり、ダブルブッキングや確認ミスなどのトラブルが起こりやすくなったりしてしまいます。

スケジュールは、会社の従業員全員で共有できるようにしておきましょう。そうすることで、何かトラブルがあってもカバーできる確率が上がり、全体で仕事をしているという意識も高まるはずです。

作業時間を正確に知っておく

1つ1つの仕事にどのくらいの作業時間が必要かを正確に知ることは、スケジュール管理をする上で大切になってきます。作業時間を短く設定してしまうと期日に間に合わなかったり残業しなければならなくなったりしてしまいますし、作業時間を長く設定してしまっても効率的に仕事をすることが難しくなってしまいます。

作業時間を正確に知るためには、普段からどの仕事にどれくらいの時間がかかっているのかを意識して把握しておく必要があります。また、人によっても作業時間は異なりますから、誰がどれくらいの作業時間で仕事をしているのかも把握しておくと良いでしょう。

余裕のあるスケジュールを組む

仕事を進めていく中で想定外のことが起こってしまう場合は必ずあります。会議や打ち合わせが長引いてしまった、取引先がなかなか納得してくれなかった、担当者が突然の体調不良で休んでしまったなど、何が起こるかはわかりません。

仕事を速く進めたいからといってスケジュールを詰めてしまうと、スケジュール管理に失敗してしまう可能性が高くなります。そうなるとモチベーションも下がってしまうので、余裕を持ったスケジュールを心がけましょう。

タスクとタスクの間にはスキマ時間を作り、想定外のことが起きても対応できるようにしておくのです。スケジュールに余裕があると従業員の気持ちにも余裕ができるので、仕事が進みやすくなるでしょう。

時間帯に合った仕事をする

一般的に、出社してすぐの午前中には集中力があり、お昼休みを挟んだ午後は脳が疲れてきてしまうという傾向があります。そのため、午前中には集中力が必要な仕事を、午後には疲れていても支障がない仕事をすると良いでしょう。時間帯に合った仕事内容を意識することで、より効率的に仕事ができるはずです。

スケジュール管理が上手になれば他の業務にもプラスになる

スケジュール管理で押さえておきたいポイントをご紹介しましたが、他にも考えておきたいポイントがあります。これらはスケジュール管理だけではなく他の業務でも役立ちプラスになることなので、確認しておきましょう。

普段から優先順位を判断する意識を持つ

優先順位の判断は、期日だけを参考にして判断することはできません。作業時間や担当する人数、取引先との関係や打ち合わせの有無など、考慮しなければならないことがたくさんあります。普段の仕事から優先順位を意識しておきましょう。そうすれば、判断の仕方がわかるようになり、的確に優先順位をつけることができるようになります。

また、チームで仕事を進めていく場合には優先順位を共有し、1人1人が認識しておく必要があります。優先順位にズレがあると仕事が思うように進まなかったり、何かトラブルがあった際に対応することが難しくなったりしてしまいます。

共有するためにはコミュニケーションが必要になりますが、在宅ワークなどで直接話ができないこともあるでしょう。そんな時は、チャット機能のあるITツールを使ってコミュニケーションを取りやすくするなどの対策を考えてみるのもおすすめです。

デットタイムも視野に入れる

デットタイムとは、通勤時間や移動時間、休憩時間など、仕事をする上で必要だけれど仕事を進めることができない時間のことを指します。スケジュールを管理するためにはデットタイムも考慮しなければならないのですが、意外と忘れがちで把握していないことが多く、スケジュールが思い通りに進まない原因となっていることが多いのです。

1つ1つのタスクに対する作業時間ももちろん大切ですが、それに伴うデットタイムもあることを忘れないようにしましょう。

ITツールを利用する

 
ホワイトボードに記入したり、手帳に記入したりというアナログなやり方にも良いところはありますが、会社全体で共有する、修正をいち早く全体に伝えるという点ではなかなか難しい部分があります。

対してITツールを利用すれば、画面上ですぐに全体の予定を確認することができる、修正があれば編集し従業員にすぐ伝えることができるというメリットがあります。共有することに関してはITツールを利用する方が圧倒的に便利で効率的でしょう。

スケジュールやタスクの管理機能だけではなく、メモができる機能、掲示板の機能、チャット機能など、様々な便利な機能があるので仕事や会社に合った機能を探してみるのも良いでしょう。

効率的なタスク・スケジュール管理が重要

タスク管理とスケジュール管理ができれば仕事の効率が上がる理由について理解は深められたでしょうか。

タスク管理の押さえておきたいポイントをご紹介しましたが、いかがでしたか。タスクやスケジュール管理を制することができれば、仕事の効率や生産性が上がり、会社全体にとってもプラスになることでしょう。働き方改革が叫ばれている昨今、仕事をする上で重要なスキルの1つとなっているので、ぜひポイントを押さえながら実践してみてはいかがでしょうか。

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