タスク管理はホワイトボードと付箋で見える化!生産性がアップする使い方を紹介

2020/12/11

タスク管理は企業にとって非常に大切です。しかしそれぞれの社員が持つタスクは一見わかりにくいものです。そのタスクを見える化し進捗を管理できるもっとも簡単な方法がホワイトボードと付箋を使ったタスク管理です。

この記事ではタスクの基本的な考え方や見える化がなぜ大事なのか、また生産性があがるホワイトボードと付箋の使い方などをご紹介しています。ぜひ参考にしてみて下さい。

タスク管理はホワイトボードと付箋で見える化する

仕事の生産性をあげるため、ホワイトボードと付箋を使ってタスクを見える化する事はとても簡単で効果的です。しかし、そもそもなぜタスク管理が必要なのでしょうか?ここではまず、タスク管理の意味や見える化について詳しく説明します。

タスク管理とは

タスクとは仕事を細分化した作業のことで、タスク管理は一言で言うと、作業の優先づけのことです。タスク管理が上手くできれば仕事を効率的にすすめることができ、生産性があがります。また似たような管理方法にToDo管理があります。

どちらもやるべき作業(タスク)を管理していますが、タスク管理には締め切りと目指すゴールがあり、ToDo管理は日々の作業管理のことをさします。
タスクの使用例 
タスク管理:A・Bプロジェクト
ToDo管理:メールチェック、勤怠入力

見える化するとは

『見える化』とは目に見えていないものを見えるように数値や図で表現することです。仕事における『見える化』とは、どのような流れで仕事が行われているのか業務を細分化し、計画から実際の進捗状況、結果どうなったかなどを数値であらわしたり、グラフや図表を用いて『仕事の実態』を目に見えるようにすることです。『見える化』されると誰がどのタスクをすすめているのか良くわかるようになり、問題点や解決のためのフォローがしやすくなります。

ホワイトボードと付箋を使うメリット

アナログなホワイトボードと付箋を見える化に使うメリットには何があるのでしょうか。一番大きなメリットは時間効率の良さです。共有メンバーが使うボードに必要な情報をさっと書き込むことで、他のメンバーが均一で必要な情報を把握することができます。

そして書き込んだ情報の更新、ポイント、補足情報などについて付箋を活用すれば、メインタスクにプラスされた付箋情報も同時に共有することができます。結果、わざわざ自分の進捗状況を誰かに報告したり、補足する必要がなくなり効率が良いのです。

ホワイトボードと付箋を使うデメリット

ホワイトボードと付箋はアナログな手作業で作成を行います。そのためリモートワークが頻繁に行われる場面では不向きです。それでも会議でホワイトボードを使うのなら、画像を撮影したり、あとで文字おこしをする担当を用意しなければなりませんし、付箋を使っていた場合、はがれる心配もあります。

リモートワークでホワイトボードを情報共有ツールとして使いたいならデジタルでも共有できるツールをサポートに使う必要があるでしょう。

ホワイトボードの問題点

見える化に便利なホワイトボードには、問題点もあります。タスクをわかりやすく可視化するつもりが、逆にわかりにくくなってしまったなど、あとで困らないように、ホワイトボードの問題点をお伝えします。

個人の進捗状況の把握がしづらい

進捗管理を行う時のポイントは、計画と実際の進捗にズレがないかどうか定期的にチェックして進めることが必要です。そのためもし、個人が進捗状況を書き出していなかったり、記入が遅れたりして進捗が実際と違った場合、見える化できていないのと同じことになります。このような場合、計画通りに仕事が進んでいるのなら良いのですがもし違うのなら、スケジュールを見直したり、スピードをあげないと納期に間に合わなくなる、という事態を招く恐れもあるのです。しかしホワイトボードに書き込む手間があると面倒に思った個人が書き込まなくなり、タスクの把握ができないことがおこるのです。

過去の予定を長期間保持できない

ホワイトボードのスペースには限りがあり、管理できる予定は多くありません。そのため不要な部分を消して書き換えていくことになり、きちんと管理をしておかないと過去の作業が消えて分からなくなってしまいます。

また予定変更があった場合も書き換えがリアルタイムで出来ない事も多く、後から確認する際、どこが変更点か把握しづらいのも欠点です。
 

ホワイトボードと付箋の効果的な使い方

ホワイトボードのメリットやデメリットがわかったところで、さらに付箋を活用して仕事の生産性をあげていきましょう。付箋はノリのついた小さな紙です。貼ったり剥がしたり、情報をメモすることができます。この特徴を活かしてボードを作りこんでいきます。 

用意するもの

ホワイトボードを使うシチュエーションによって用意するものは様々です。例えば、会議で情報を共有するような使い方なら指示棒(レーザーポインター)、ブレストでは大きめの付箋(色は複数色)、出たアイデアを書き留めておきたいならホワイトボードの書き込みをプリントアウトできるツールなどです。

使い方

見える化を意識したホワイトボードと付箋の使い方を紹介していきます。

月日別

1か月ごと、週ごと、日ごと、どの単位でホワイトボードを使うのかをまず決めましょう。決めたサイクルで情報を共有していきます。そして、サイクルが決まったら担当メンバーを集め打ち合わせをしてタスクを洗い出します。この時、期限付き、重要、緊急など大まかにタスクをわけた上で付箋を貼っていきます。終わったタスクは付箋を剥がすので、ボードいっぱいに貼られた付箋がなくなっていくことがタスクの終了を意味しており一目瞭然となります。ただし社員のスケジュールやタスクの進捗状況の共有に便利な反面、細かい内容まで書き込むことは難しく、タスクの中身はあらかじめしっかり情報共有しておく必要があるでしょう。

重要度別

この管理方法はプロジェクトを複数名で進めるときに役立ちます。
タスクを重要度別にホワイトボード書き込みます。縦軸には重要度が高いものから順番にタスクを書き出し、横軸には緊急度が高いものから順番に書き込みます。すると2軸のマトリクス図ができます。

この4つの枠の中で最も先に対処しなければならない仕事は重要度と緊急度が高い仕事です。ここを優先度1位と考え、残りのタスクの優先順位を担当ごとに割り振っていきましょう。なお、重要度や担当者別に色分けした付箋を使うとより見やすいボードになるでしょう。

緊急度別

担当ごとに行う業務の緊急度は異なります。営業や外作業であれば現場のトラブル処理や営業先へのプレゼンに向かうことが緊急かもしれませんし、経理であれば今日が締め切りの書類を仕上げる事かもしれません。そこで、誰が何のタスクを1日の中で処理しているのか時間帯ごとにホワイトボードに書き出し、付箋の色で緊急度を表現します。そうすることで緊急タスクを行っている時間帯がわかれば、他の担当がフォローに入ったり、余計なタスクをふらないようにすることができます。

グループウェアでホワイトボードと付箋の見える化を体験しよう

仕事の進捗状況の確認や相互フォロー、会議での情報共有など、生産性をあげるため様々な使い方ができるホワイトボードと付箋の使い方を紹介しました。これらは比較的小規模の単位で有効な方法ですが、もっと規模が大きかったり、さらに業務の漏れや進捗管理の徹底などアナログではなくデジタルで行いたい場合、グループウェアの活用がもはや不可欠です。

グループウェアはホワイトボード同様に直感的な操作が可能で、パソコン操作が出来れば誰でも簡単に使えます。もしホワイトボードと付箋に限界を感じているなら一度グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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