こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「やることが多すぎて、やりたいことに取りかかれない」
「部下のタスク管理もしなければらなず、忙しすぎる」
このように、タスク管理で悩んでいる経営者や管理職の方も多いのではないでしょうか。忙しい日々を送っていると、今後の経営や新たなプロジェクトについて考える時間も減ってしまいますよね。タスク管理を効率化して時間を有効活用することは、企業の利益を拡大するためにも重要です。
タスク管理はアナログな方法・デジタルな方法の2種類に大きく分けられますが、それぞれさまざまな方法が存在します。タスク管理を効率化するためには、こうした方法を知っておくことが大切です。多くのタスク管理方法を知ることで、自分にあった方法を見つけられるでしょう。
そこで今回は、すぐに始められるおすすめのタスク管理方法を7つご紹介します。
タスク管理が順調にできると、
- 時間にゆとりができる
- 一つのタスクに集中できて、効率的に仕事ができるようになる
などのメリットがあります。
日々の業務に追われている方やタスク管理がうまくできず困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそもタスク管理とは？
タスク（task）とは、簡単にいえば「自分がすべき作業項目」です。ビジネスではそれぞれのタスクに完了期限があり、自分のタスクを期限内にすべて完了させることが求められます。もし達成できなければ、チームメイトに迷惑をかけるだけではなく、お客様からの信用を大きく損なうことにつながりかねません。
このような事態を避けるために、自分が抱えているタスクを把握・整理し、実行するのが「タスク管理」です。ビジネスパーソンにとって欠かせない作業の一つですが、正確かつ効率的に行うには、自分に合ったタスク管理の方法を知っておく必要があります。次章からは、アナログな方法とデジタルな方法を順番にご紹介していきます。
アナログなタスク管理方法4選
まずは、デジタル技術を使わずとも実践できる、アナログなタスク管理方法を4つご紹介します。
緊急・重要マトリクス
【ポイント】緊急と重要の軸で、タスクを仕分けする。
タスクが滞る理由は、優先順位が曖昧だからです。そのため、緊急と重要の軸を用いて仕分けをすると、どの課題から取り組むべきかわかりやすくなります。
やり方は簡単です。まずは、今のタスクをできるだけ書き出します。
続いて、紙に十字を書きます。（A4サイズを横にすると書きやすいでしょう）
そこにできた4つのスペースを
- 右上：重要かつ緊急
- 右下：緊急だが重要ではない
- 左上：重要だが緊急ではない
- 左下：重要でも緊急でもない
にカテゴリ分けしましょう。
最後に、書き出したタスクを当てはめていくと、下の図のように仕分けられます。
今取り組んでいることがどの領域かを知ることで、
「ここにもっと時間をかけよう」
「これは徐々に人に任せていこう」
と考えられるタスクを見つけられるはずです。
注目したいのが「重要である・緊急ではない」の領域です。緊急性がないため、放置されがちなタスクでもあります。しかしこの領域のタスクは、
- 経営課題をクリアにする
- 新たなプロジェクトにつながる
というような役割を担うことも多いのです。そのため、「重要である・緊急ではない」の領域にどんなタスクが挙がったかぜひチェックしてみてください。新たな発見があるかもしれません。
GTD (Getting Things Done)
【ポイント】頭の中をいったん書き出して、整理整頓する。
GTDは「Getting Things Done(物事をやり遂げる)」の略称で、仕事の生産性を高めるためのメソッドです。企業研修として導入されることも多いですが、個人で実践している方もいます。
GTDは、簡単にいうと「タスクの整理整頓」です。頭の中で思考が散らかっていると、タスクに集中しにくくなります。そこでGTDを使って整理整頓し、物事に取り組みやすくする環境を作るのです。
GTDの大まかな流れは以下の通りです。
- タスクを全て紙に書き出す（仕事、プライベート問わず）
- ① 今やるべきかどうか
② 他の人に任せられるかどうか
③ 重要なタスクかどうか
などの基準に沿って仕分ける - 優先順位をつける
- 行動する
- 残っているタスクをさらに仕分ける（レビューする）
最初のタスクは、全て書き出すのがポイントです。
- プロジェクトの進捗を○○さんに尋ねる
- 請求書を送付する
- ○○さんに誕生日プレゼントを送る
など、公私問わず書き出していきましょう。整理整頓ができたら、あとは行動するのみです。頭が整理されてすっきりした状態で、晴れやかな気分になれるはずです。
なお、毎日行っていると時間がかかってしまいます。レビューに関しては一週間や一か月など、タスク量に応じて決めることをおすすめします。
エッセンシャル思考
【ポイント】そのタスクに取り組む意味があるかをチェックする。
忙しいのは、タスクの量が原因かもしれません。そこでご紹介したいのが、「エッセンシャル思考」です。先ほどのGTDにも似たメソッドで、簡単に説明すると「大事なもの以外は取り組まない」という考え方をします。
大量のタスクの中には、DMの送付や請求書の作成など、他の人に任せられるにもかかわらず、やり続けているものもあるかもしれません。そのようなタスクがないか、一度振り返ってみることをおすすめします。書籍『エッセンシャル思考』では、「重要度90点以下のものは切り捨てる」という基準が紹介されています。
この基準を採用するかどうかは人それぞれですが、何か軸を元にタスクを振り分けてみると、忙しさも軽減されるはずです。今までの習慣で行っていたがよく考えると不要な業務などが炙り出されて、タスクの断捨離ができます。その結果、時間にゆとりができて、余裕を持って重要な作業に取り組めます。
まずは、紙にタスクを書き出してみましょう。続いて、重要度が低く行わなくてもいいと感じるものにペンで打ち消し線を引いていきます。シンプルなやり方ですが、メンタルもスッキリするはずです。
1440分タスク管理法
【ポイント】ToDoをスケジュールに組み込む。
毎日ToDoリストを作っているという方も多いでしょう。しかし、いつまで経ってもToDoリストが終わらなかったり、リストを作ったものの新しい業務が入って結局できなかったりすることもあるのではないでしょうか。中にはToDoを達成できなかった自分や部下を責めてしまうこともあるかもしれません。
タスク管理に関する書籍『1440分の使い方』の著者によると、ToDoリストを作っても、すべて達成できる人はほとんどいないそうです。
そうした状況を改善するために著者が提案しているのが、タスクをスケジュールに組み込むという方法です。
1440分。これは何の数字かわかりますか。
正解は、1日を分に換算した数字です。
「1440分タスク管理法」では、この1440分にタスクを当てはめていくのです。コツは、以下の2点です。
- タスクは15分単位で予定に組み込む
- 歯医者の予約のように、予定を守る
この方法を使えば、「〜時だから、○○をする」というように、時間ごとに何をすべきなのかが明らかになります。その結果タスクの達成率が上がるため、タスクを達成できないことによる罪悪感も減るでしょう。
ただし、社員のタスクスケジュールをすべて作成・管理するのは労力がかかります。その作成に時間を取られてしまっては本末転倒です。そのため社員に自作するよう促してみても良いかもしれません。
仕事は、やらされ感があるとモチベーションが下がってしまいがちです。社員自ら「○時から15分、次回のプロジェクトの資料作成に取り組みます」のようにスケジュールを組むことで、仕事に対する主体性も上がるでしょう。
デジタルなタスク管理方法3選
デジタルなタスク管理方法として、エクセルでタスク管理表を作成している方も多いのではないでしょうか。しかし、社内ネットワーク上に格納されたエクセルファイルは、社内でしか見られないのが最大のネックです。
リモートワークが増加している現代では、社外でも実施できるタスク管理方法が適しているでしょう。この章では、社外でも実施できるデジタルなタスク管理方法を3つご紹介します。
タスク管理アプリ（タスク管理ツール）
【ポイント】手軽さと使い勝手の良さ◎
手書きのToDoリストにも良さはありますが、アプリもおすすめです。
特徴は、共有性の高さです。紙のToDoリストだと、どうしてもプロジェクトのメンバーなど複数で管理するのは大変です。外出中など、タスクを確認しづらい状況もあるでしょう。一方アプリであれば、外出先でもメンバーはスマートフォンでサッとタスクを管理できます。
無料で利用できるアプリもあるため、「スケジュールやタスク管理をデジタルにしたいけど、踏ん切りがつかない」という場合は、お試しで導入してみるのも良いかもしれません。
デジタルでタスク管理をすれば、
- 誰がどのタスクを担当しているか
- 作業がどのくらい進んでいるか
をリアルタイムでチェックできます。「この担当誰だっけ？」など、連絡して確認する手間も省けるため、時短にも効果的です。
グーグルカレンダー
【ポイント】1440分タスク管理法と相性◎
アナログ編で紹介した「1440分管理法」ですが、いちいち15分刻みで紙の予定表を作るのは面倒だと思う方もいるかもしれません。
そこでおすすめしたいのがグーグルカレンダーです。無料で利用でき、パソコンだけではなくスマートフォンからもチェックできます。操作も簡単で、タスク名を入力して時間を設定するだけです。
アラート機能がついており、時間になるとメールやデスクトップに通知が届きます。そのため、タスクのやり忘れを防ぐ効果も期待できます。また次のアラートが来るまでは、そのタスクだけに集中して取り組めるため、効率も上がるでしょう。
なお、グーグルカレンダーは、仕事の振り返りをするのにも便利です。15分刻みのタスクが終わるごとに、実際にかかった時間をグーグルカレンダー上にメモしていきます。
それらを1週間ごとに振り返り、パフォーマンスが落ちやすい時間帯やより効率的に行える業務を洗い出して改善に役立てます。このように、PDCAツールとして活用することも可能です。
グループウェア
【ポイント】社内の業務全体の効率化ならグループウェア
タスク管理だけに限らず、情報共有やコミュニケーションも効率化するならグループウェアがおすすめです。
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- 勤怠管理
- ビジネスチャット
- 社内SNS
など、さまざまな機能が一つのソフトで完結するため、大幅な業務の時短化が見込めます。プロジェクト管理ツールで業務の進捗を確認して、カレンダーに予定を記載して、メールで上長に報告する、というように複数のツールを使う手間を省けるのもメリットです。
また、社員間のコミュニケーションも促され、新たなアイディアが生まれるきっかけにもなるかもしれません。実際のところ、グループウェア内で社員にありがとうを伝えたり褒めたりする専門の掲示板を作ったところ、仕事の満足度がアップしたという事例もあります。
面と向かっては言いづらいかもしれませんが、専用の場所があると伝えやすいですよね。これにより社内のコミュニケーションが活性化し、モチベーションアップや離職率の低下も見込めるでしょう。「タスク管理で効率追求だけではなく、社内の風通しも良くしたい」と感じている場合も、グループウェアは効果的です。
まとめ｜自分に合った方法でタスク管理をしよう
今回は、ビジネスで欠かせないタスク管理におすすめの方法として、以下7つをご紹介しました。
- 緊急・重要マトリクス
- GTD
- エッセンシャル思考
- 1440分タスク管理法
- タスク管理アプリ（タスク管理ツール）
- グーグルカレンダー
- グループウェア
まずは気になったものを試してみることをおすすめします。「今日から1週間はこの方法を試してみよう」のように軽い気持ちで取り組み、結果を記録し、チェックするだけです。
- 前と比べてパフォーマンスはどうか（自身、他の社員含め）
- 仕事に対するストレスは以前より減ったか
選択した方法が合わないと感じたら、いつでも以前の方法に戻すことは可能です。タスク管理に行き詰まりを感じているときは、ぜひ試してみてください。
今回ご紹介した7つの中でも特におすすめなのは、最後にご紹介したグループウェアです。タスク管理だけではなくスケジュール管理や勤怠管理など多くの機能があり、グループウェア一つでさまざまな業務を効率化できます。初めての方でも直感的に操作できるシンプルな画面になっていますので、ぜひグループウェアの導入を検討してみてください。
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