【コツ7選!】タスク管理でビジネスの無駄を省く方法は?

「やることが多すぎて、やりたいことに取りかかれない」
「部下のタスク管理も含めると、忙しすぎる」

このように、タスク管理で悩んでいる経営者や管理職の方も多いのではないでしょうか。忙しい日々を送っていると、今後の経営や新たなプロジェクトについて考える時間も減ってしまいますよね。そこで今回は、すぐに始められる「タスク管理のコツ」を7個ご紹介します。

タスク管理が順調にできると、
・時間にゆとりができる
・一つのタスクに集中できる→効率的に仕事ができる
といったメリットがあります。

「頭の中がやることでいっぱいで疲れている」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理の方法 -アナログ編-

1. 緊急・重要マトリクス

【ポイント】緊急と重要の軸で、タスクを仕分けする

タスクが滞る理由は、優先順位が曖昧だからです。そのため、緊急と重要の軸を用いて仕分けをすると、どの課題から取り組むべきかわかりやすくなります。

やり方は簡単。
まずは、今のタスクを出来るだけ書き出します。
続いて、紙に十字を書きます。(A4サイズを横にすると書きやすいです)
そこにできた4つのスペースを
・右上:重要かつ緊急
・右下:緊急だが重要ではない
・左上:重要だが緊急ではない
・左下:重要でも緊急でもない
にカテゴリ分けしましょう。
最後に、書き出したタスクを当てはめていくと、下の図のように仕分けができます。

今取り組んでいることがどの領域かを知ることで、
「ここにもっと時間をかけよう」
「これは徐々に人に任せていこう」
と考えられるタスクを見つけられるはずです。

注目したいのが「緊急でない・重要である」の領域。放置されがちなタスクでもあります。しかしこの領域のタスクは、
・経営課題をクリアにする
・新たなプロジェクトにつながる
といった役割を担うことも多いのです。
そのため、「緊急でない・重要である」の領域にどんなタスクが挙がったかはぜひチェックしてみてください。新たな発見があるかもしれません。

2. GTD (Getting Things Done)

【ポイント】頭の中をいったん書き出して、整理整頓する

GTDは「Getting Things Done(物事をやり遂げる)」の略称で、仕事の生産性を高めるためのメソッドです。企業研修として導入されることも多いですが、個人で実践している方もいます。

GTDは、簡単に言うと「タスクの整理整頓」です。
頭の中で「これをやらねば」、「あれをやらねば」と思考が散らかっていると、タスクに集中しにくくなります。そこでGTDを使って、整理整頓し、物事に取り組みやすくする環境を作るのです。

GTDの大まかな流れは以下の通りです。
・タスクを全て紙に書き出す(仕事、プライベート問わず)
・① 今やるべきかどうか
 ② 他の人に任せられるかどうか
 ③ 重要なタスクかどうか
などの基準に沿って仕分ける
・優先順位をつける
・行動する
・残っているタスクをさらに仕分ける(レビューする)

最初のタスクは、全て書き出すのがポイントです。
・○○さんに誕生日プレゼントを送る
・プロジェクトの進捗を○○さんに尋ねる
・請求書を送付する
など、公私問わず書き出していきましょう。整理整頓ができた後は、「あぁ、後は行動するだけか」と晴れやかな気分になれるはずです。

なお、毎日行なっていると時間がかかってしまうため、レビューに関しては1週間や1ヶ月など、あなたのタスク量に応じて決めることをおすすめします。

3. エッセンシャル思考

【ポイント】そのタスクに取り組む意味があるかをチェックする
忙しいのは、タスクの量が原因かもしれません。そこでご紹介したいのが、「エッセンシャル思考」です。先ほどのGTDにも似たメソッドで、簡単に説明すると、「大事なもの以外は取り組まない」という考え方です。

大量のタスクの中には、
・DMの送付
・請求書の作成
など、他の人に任せられるにも関わらず、あなたがやり続けているものもあるかもしれません。そうしたタスクがないか、一度振り返ってみることをおすすめします。書籍『エッセンシャル思考』では、「重要度90点以下のものは切り捨てる」という基準が紹介されています。

この基準を採用するかどうかは人それぞれですが、何か軸を元にタスクを振り分けてみると、忙しさも軽減されるはずです。意外と「これやらなくてもいいな」と感じるものが炙り出され、タスクの断捨離ができます。その結果、時間にゆとりができて、余裕を持って重要な作業に取り組めます。

まずは、紙にタスクを書き出してみましょう。続いて「これ、やらなくても良くない?」と感じるものにペンで打ち消し線を引いていきます。シンプルなやり方ですが、メンタルもスッキリするはずです。

4. 1440分タスク管理法

【ポイント】ToDoをスケジュールに組み込む

「毎日ToDoリストを作っている」という方も多いでしょう。
しかし、時には
「いつまで経ってもToDoリストが終わらない」
「リストを作ったものの、新しい業務が入って結局できなかった」
ということもあるのではないでしょうか。

タスク管理に関する書籍『1440分』の著者によると、ToDoリストを作っても、すべて達成できる人はほとんどいないそうです。中には「あぁ、これができなかった。なんてダメなやつなんだろう」と、自分もしくは部下を責めてしまうこともあるかもしれません。

そうした状況を改善するために著者が提案しているのが「タスクをスケジュールに組み込む」という方法です。

1440分。
これは何の数字かわかりますか。
正解は、1日を分に換算した数字です。

「1440分タスク管理法」では、この1440分にタスクを当てはめていくのです。
コツは、
・タスクは15分単位で予定に組み込む
・歯医者の予約のように、予定を守る
こと。
この方法を使えば、「〜時だから、○○をする」というふうに、時間ごとに何をすべきが明らかになります。その結果、達成率が上がるため、「あぁ今日はこれができなかった…」といった罪悪感も減るはずです。

ただし、社員のタスクスケジュールをすべて作成・管理するのは労力がかかります。その作成に時間を取られてしまっては本末転倒です。そのため社員に自作するよう促してみても良いかもしれません。

仕事は「やらされ感」があるとモチベーションが下がってしまいがちです。
社員自ら「○時から15分、次回のプロジェクトの資料作成に取り組みます」
のようにスケジュールを組むことで、仕事に対する主体性も上がるでしょう。

タスク管理の方法 -デジタル編-

1. タスク管理アプリ

【ポイント】手軽さと使い勝手の良さ◎

手書きのToDoリストもいいですが、アプリもおすすめです。
特徴は、共有性。紙のToDoリストだとどうしても、プロジェクトのメンバーなど複数で管理するのはたいへんです。出先など、確認しづらい状況もあるはず。
一方で、アプリであれば、外出先でもメンバーはスマホでサッとタスクを管理することができます。

無料で利用できるアプリもあるため、「スケジュールやタスク管理をデジタルにしたいけど、踏ん切りがつかない」という場合は、お試しで導入してみるのも良いかもしれません。

デジタルでタスク管理をすれば、
・誰がどのタスクを担当しているか
・作業がどのくらい進んでいるか
をリアルタイムでチェックすることができます。
「この担当誰だっけ?」など、連絡して確認する手間も省けるため、時短にも効果的です。

2. グーグルカレンダー

【ポイント】1440分タスク管理法と相性◎

アナログ編で紹介した「1440分管理法」。
「いちいち15分刻みで紙の予定表を作るのは面倒」という方も多いかもしれません。

そこでおすすめしたいのがグーグルカレンダーです。無料で利用でき、パソコン、スマホからもチェックできます。操作も簡単で、タスク名を入力し、時間を設定するだけです。

アラート機能がついているため、時間になるとメールやデスクトップにお知らせが表示されます。そのため、タスクのやり忘れを防ぐ効果も期待できます。また、次のアラートが来るまでは、そのタスクだけに集中して取り組むことができるため、効率も上がるでしょう。

なお、グーグルカレンダーは、仕事の振り返りをするのにも便利です。15分刻みのタスクが終わるごとに、実際にかかった時間をグーグルカレンダー上にメモしていきます。それらを1週間後に振り返り、
「この時間帯はパフォーマンスが落ちやすいな」
「このタスクはもう少し効率的にできる方法を探した方がいいかもしれない」
など、PDCAツールとして活用することもできます。

3. グループウェア

【ポイント】社内の業務全体の効率化ならグループウェア

タスク管理だけに限らず、情報共有やスケジュール管理の効率も上げたいならグループウェアがおすすめです。
・タスクと担当者
・プロジェクトの進捗状況
・グループミーティング(リモート会議)
・チャット
・社内SNS
など、様々な機能が1つのソフトで完結します。
これにより、大幅な業務の時短化が見込めます。

「リモート会議ではこのソフト、連絡するときはメールを起ち上げて…」
といった手間を省けるのもメリットです。また、社員間のコミュニケーションも促され、新たなアイディアが生まれるきっかけにもなるかもしれません。
中には、グループウェア内で、社員にありがとうを伝えたり、褒めたりする専門の掲示板を作ったところ、仕事の満足度がアップしたという事例もあります。
面と向かっては言いづらいかもしれませんが、専用の場所があると伝えやすいですよね。これによりモチベーションアップや、離職率の低下も見込めるかもしれません。

「タスク管理で効率追求だけではなく、社内の風通しも良くしたい」。
そう感じている場合も、グループウェアは効果的です。

まとめ

今回ご紹介した方法は、以下の通りです。
・緊急・重要マトリクス
・GTD
・エッセンシャル思考
・1440分タスク管理法
・タスク管理アプリ
・グーグルカレンダー
・グループウェア

まずは気になったものを試してみることをおすすめします。

「今日から1週間はこの方法を試してみよう」。
これくらいの軽い気持ちで取り組み、結果を記録し、チェックするだけです。
・前と比べてパフォーマンスはどうか(自身、他の社員含め)
・仕事に対するストレスは以前より減ったか

いつでも以前の方法に戻すことはできます。そのため、タスク管理に行き詰まりを感じているときは、ぜひ試してみてください。

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