タスク管理で営業の効率化を進めるポイント!

2021/05/06

営業の仕事は、個人の力量が大きな影響を与えるとされてきました。 効率化を進める上では、 個人の力量ではなく、組織として結果を伴う方法を作り上げなければいけません。

そのカギとなるのが、ビジネスシーンでよく使われるタスク管理です。タスク管理を行うことにより、仕事の時間の短縮や効率アップにつながります。営業の効率化を進める上でも、大事な条件となるのです。

営業でタスク管理をするメリットは

営業でタスク管理を活用する理由は 、一つひとつの業務を明確に実行させることにあります。そもそもタスクとは、仕事を細かく分解し、個々の作業といった単位にしたものです。 作業業務の単位のことで、しっかりと管理したうえで情報の共有を進められます。情報の共有化が進めば、全体で業務を効率化できるのです。

そもそもタスク管理とは何か

タスク管理はToDo管理とも呼ばれます。最近ではToDo管理もよく聞かれるため、別のものに見えたりしますが意味は同じです。作業を細分化し、何をするのか管理することが目的です。何をしなければいけないか正確に分類して、順序や優先度などの設定をするのがタスク管理になります。こうした設定により、仕事を管理するのです。

タスク管理で重要なのは優先順位で、どこから仕事を進めなければいけないか把握します。効率化には欠かせない条件ですが、自分のためだけに決めるわけではありません。タスク管理を共有する目的で利用する場合、複数で情報を活用します。これが効率化のポイントにつながるため、優先順位は全体で利用する条件で決定するのです。これで無駄な行動を減らせます。

仕事の効率的運営

行動の効率化を果たすためにタスク管理するのは、何をするかを決めるだけではありません。その次に何が来るかが分かれば、事前に準備もできるでしょう。備えなければいけないことも分かっているからです。これが仕事の効率的運営であり、無駄を減らす大事なポイントとなります。

悪手を取らないことも大事なポイントです。タスク管理すると、その中に潜むリスクも見えてきます。何か問題があるのか優先順位を脅かす原因が見えた時に、早い段階で対処できるのです。優先順位が高くても、悪手となる選択になるかもしれません。
これが事前に判別しやすくなるのです。このような管理上の問題を減らせるため、効率的運営ではタスク管理が重要な意味を持ってきます。

プロジェクトの工程の明確化

営業活動において単独で動いていると、タスク管理は自分のスケジュール管理に直結します。この時にどのような工程をとる予定なのか、見える化して明確するためにタスク管理が行われました。しかし、効率的運営を目指す場合、ひとりではありません。組織単位でタスク管理を見る必要が出てきます。

複数のタスク管理を並行管理することで、プロジェクトとしての工程が見えてきます。例えば、どのポイントが工程のボトルネックになるかも分かるのです。何が問題でそのあとの工程が詰まるのか、改善すれば効率化が進みます。

全体を見るためにもタスク管理は役立ちますが、そのままでは俯瞰しにくい部分があります。タスク管理とは、本来は個人レベルでの管理が中心となるからです。そこでグループウェアを利用し時間軸などに合わせ管理を進めると、全体が把握しやすくなります。組織全体で情報の共有も進み、カレンダー機能などを使い全体像がつかみやすくなるからです。

全体を俯瞰できると、個人の立ち位置も見えてきます。どの仕事を優先しなければいけないのか、自分の内容以外にも目が届くようになるからです。仕事の効率化とともに、管理者育成にも大きな役割を果たすことになるでしょう。

忘れてしまうことがなくなる

タスク管理することで、自分で覚えていなくても記録が残ります。どのように管理していても、ケアレスミスはゼロにはなりません。ゼロにならなくても、限りなく少なくしていく必要があるのです。タスク管理を進めると、うっかり忘れてしまうようなケアレスミスもリストアップすることで、防げる可能性が出てきます。人間が介在する以上、ヒューマンエラーは全て防げませんが、タスク管理が大事な防壁になるのです。特に営業では、短いスパンで活動が繰り返されることが出てきます。いろいろと増えてくると、どこかで行動が抜け落ちる可能性もあるでしょう。タスク管理が機能を発揮していれば、チェックしながら進めることでミスを予防できるのです。

タスク管理を営業にもっと上手に生かすためには

タスク管理を営業に生かすためには、これまでさまざまな手法がとられました。しかし、有効に使えないケースも出てきます。単なる情報の羅列を防止し、活用しなければいけません。

正確に分けていく

タスク管理で重要なポイントは、正確な分類です。タスクは細かく分けた方が精度は高まります。ですが、あまりに細かくした結果、どこかで重複してしまえば意味がありません。漏れがあっても機能しなくなるのです。このチェックが重要です。

細かく分けなければいけないタスクがひとつにまとまっていても、タスク管理として役にたたない可能性が出てきます。大事な土台となるため、できるだけ正確にかつ効率的な分け方が大切です。

ある程度の余裕を持たす

タスク管理は全て予定通り進むわけではありません。どのような予定でも、ギリギリに組まれてしまうと身動きが取れなくなることも出てきます。

情報を共有していると、全て予定通りになると仮定してしまうことも出てきます。その情報通りに行動すると考えるからです。そのため何かトラブルなどが起きた時のために、ある程度の余裕を持たせたスケジュールが必要になります。

どんなに管理しても、予測できない事態が起きる可能性があるからです。このような出来事があれば、タスク全体に影響を与えます。必ず余裕を持たせておくのがポイントなのは、ギリギリにすることはいつでもできるからです。

だれでも分かること

情報共有をするために大事なポイントが、 見た時にだれでも分かることです。分かりやすい情報は、タスク管理だけ言える事ではありません。情報共有の面からも、自分が分かればいいわけではないからです。

タスク管理は全体で理解度が下がると、情報が共有されず役に立たなくなります。あまりに詰め込まれすぎた情報も同様で、理解するまで時間がかかると誤解を招く可能性があるのです。だれでも理解できる情報として管理するのは、組織としても注意しなければいけません。

ツールを使って管理する

タスク管理する上で大事なことは、どんなツールを使うかです。営業に生かすのに、手書きで情報を共有する時代ではありません。時間が勝負の営業では、うまくいかないからです。

一般的に Excelを使ってタスク管理をする方法がとられます。しかし、この方法は情報共有しやすいとは言えません。もともとの機能と異なる使い方だからです。そこでグループウェアなどを使って情報共有することが、タスク管理でも必要です。スムーズで手早く情報共有するカギがグループウェアにあります。

グループウェアを使って営業のタスク管理をするメリット

グループウェアを使って営業のタスク管理するのは、多くの情報を並行できるからです。例えばタスク管理は、自分の情報だけでは意味がありません。組織としての時間軸は、カレンダーなどの機能と並行させて利用価値が高まります。ほかにどのようなタスクが重なるのか、その無駄の発見や排除もできるからです。

営業のタスクとして、個に頼らないためにもグループウェアは活用できます。これまでの情報の蓄積を分析できますし、 顧客管理情報などもうまく活用できれば効率化できるからです。このような情報の組み合わせが容易だからこそ、グループウェアの活用が欠かせません。

グループウェアのタスク管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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