タスク管理で企業が変わる!多くの企業がタスク管理を導入する理由とは

2021/01/14

社会人にとってもっとも重要なことの一つは時間の管理です。一人一人がやらなければいけないことを管理することで、スムーズに業務を行えるように作業効率を上げることができます。

無駄な時間を無くし業務を効率的に行うために、タスク管理を導入する企業が増えてきています。この記事ではタスク管理の効果と役割、導入する際の選び方を簡単にご説明します。これから導入を検討している方は参考にしてみてください。

そもそもタスク管理とは?

タスク管理とはやるべきことをリスト化し、優先順位をつけて業務をスムーズに行う方法です。タスク管理をすることでひとつの作業が終わるたびに何をすればいいのかと迷うこともなくなり、不安や心配がなくなり作業に集中することができます。

また、作業の進捗状況を一目で確認することができるので、社内への共有や報告も容易になります。業務をまとめて管理することで情報の漏れがなくなり、納期の遅延などのミスを防ぐことも可能です。

タスク管理ツールを導入する企業が増えている理由

近年さまざまな働き方ができるようになりビジネスも日々変化しています。その変化に対応し無駄な時間を省き重要な業務に時間を使えるようにすることで、一人一人の業務が効率化し企業の成長につながります。

また、多様化する業務に対応し効率的に業務を行うことで、プライベートの時間も確保することが可能です。仕事以外の時間を確保することで心の余裕にもつながり、結果質の高い業務進行につながります。

タスク管ツールの導入で得られる3つの効果

企業で取り組んでいるプロジェクトの進捗状況の可視化

タスク管理ツールを利用することで、グループやチーム内での共有が容易になります。特にプロジェクトを進めるうえでは、一人一人の作業に遅れや問題がないかを把握することはとても大事です。

それぞれの作業の進捗を管理することで問題点を早期に発見できるので、チーム内での支援も可能になります。特に作業に慣れていない新入社員や自分で仕事を見つけることが難しい社員にも、あらかじめタスクを割り振っておくことで時間短縮につながり全体の作業効率が上がります。

タスク管理の徹底により仕事漏れを回避

タスク管理ツールには仕事の漏れを回避する機能も付いています。仕事を頼まれたらすぐに「ボードカード」に追加し管理することで情報共有の漏れや、タスクの複数管理が容易にできるようになります。

ボードカードには担当者や納期、コメントなどの詳しい情報も書き込み管理できるようになっているので、情報共有のミスなども防ぐことが可能です。

チームごと・部門ごとのタスク管理で仕事の効率化

タスク管理はグループやチームごと、プロジェクトなど複数の管理にも優れています。社内では部署やプロジェクト、チームなど複数人で作業を行うことが多くあります。

複数のプロジェクトを掛け持ちしていても、タスク管理で分けて監理することにより混乱を防ぎスムーズな業務進行が可能です。

あらかじめ作成されたグループボードに後からメンバーを追加することもでき、新メンバーの加入や引継ぎの際にも円滑な情報共有が可能になります。

タスク管理ツールの5つの役割

プロジェクト・チーム・部門ごとの管理

プロジェクトをチームや部門で管理する際には「チームタスク」が有効です。たとえば、イベントの企画をする際、日程や会場の選定・予約、発表などさまざまな業務をタスク化しチームで共通管理することで効率よく業務が行えます。

チームタスクは個人タスクよりもさまざまな業務が関わり複雑です。一つが遅れると全体のプロジェクトに支障をきたします。チームタスクを利用し全体の進捗を確認することで遅れのないスムーズな業務進行が可能になります。

TODOリスト化

タスク管理をする際は業務を細かくTODOリスト化する必要があります。TODOリスト化を行うことで業務が整理され、やるべきことが明確になり、業務の進捗が目に見えて確認できるので社員のモチベーションアップにもつながります。

効果的なTODOリストをつくるためのポイントは、実行可能な業務の範囲と期限を決めることです。いくらTODOリストで業務を分担して目的を明確にしても、達成可能な内容でなければその効果を発揮できません。

スケジュール管理・工程管理

スケジュール管理をすることで、一人一人がその日にやるべきタスクを確認できる機能です。 その日の業務が決まっていることで意識的に時間を有効活用できるようになります。また、予定通りに作業が行なわれているかを、目に見えて確認することができるので仕事の管理も簡単にできます。

タスクの優先順位決め

タスク管理には業務の優先順位を明確にするという役目もあります。タスクごとに優先順位をつけることで重要な仕事を後まわしにしてしまうことなく、確実に期限内に業務を終えることができるようになります。また社員全体が期限を意識して業務を行うようになるので、作業スピードも上がるでしょう。

作業リスクの洗い出し

タスク管理をすることで業務を行う上での注意点やリスクにも早期に気づくことができます。たとえば、タスク管理をしたけれど当初予定していた人数では足りない作業量であったり、予算や作業時間の不足などです。

タスク管理で業務の計画を立て常に進捗を確認し対応することで、予算を超えてしまうケースや納期遅延といった作業リスクにすぐに対応することができ、大きな損害を防げます。

企業に合ったタスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールの価格

タスク管理ツールには無料で使えるツールもありますが、費用が掛かってしまう場合もあります。企業が求めている機能はあるか、使いやすいかを重視して選ぶといいでしょう。試しに使用てみたい方や気軽に始めてみたい方は、無料プランがあるものからはじめることをおすすめします。

また、有料のツールになかには費用が課金制のタイプと買い切り制のタイプがあります。ほとんどの有料ツールでは一人の導入に対し料金が決まっていて、社員が増えるたびに料金も加算されていきます。導入する際は料金タイプと一人当たりの費用を確認しておきましょう。

あらゆる問題に対応できる機能性

タスク管理ツールにはタスクを管理することはもちろんのこと、業務を便利にする機能もたくさんあります。中にはタスク管理を導入することで改善できる変化などを分析しグラフ化できる機能もあります。

現在の企業の問題点や改善点に対応できるものを選ぶことで大幅な作業効率化が可能です。また、タスク管理ツールを導入する際に既存のツールがある場合は、情報の分散を避けるため、既存のものと連携がとりやすいツールを選ぶことも重要です。

使いやすさを重視したインターフェース

タスク管理機能はほとんどが似た機能を持っています。なので選ぶ際はインターフェイスがわかりやすいか、操作がしやすいかということも重要なポイントになります。

タスク管理の徹底が企業の成長に繋がる

タスク管理の特徴やメリットを理解していただけたでしょうか。

タスク管理が徹底されていれば無駄な作業時間が省け、全体の業務の効率化が可能になります。タスク管理にはさまざまな機能があるので企業の目的や用途に合ったツールを選びましょう。

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