会社内での作業効率化、生産性の向上。
この2点は誰もが「売上や会社の成長につながる要素」だとイメージできるでしょう。
ただ、作業効率化や生産性の工向上に「一体何が必要なのか？」を把握できていない、実行できていない企業も少なくありません。
そこには「従来の方法を変えるのは大変だから」と、効率的な業務進行への改革を先送りする怠慢さが潜んではいないでしょうか？
目次
タスク管理とは？
まずはタスク管理と工数管理についてシンプルに振り返りましょう。
タスク管理のタスクとは、業務完了に必須な作業のこと。
資料を作る・確認の電話を入れる・取引先へ伺うなど、納期やプロジェクト完了までにこなさなければならない業務を細分化し、タスクと呼びます。
営業でも倉庫担当でも、事務でも秘書でも役職に応じたタスクが日々発生します。
タスク管理で重要となるのは2つ。
・タスクの優先順位を決める
・進歩を確認しながら進行する
ただがむしゃらに行動して残業時間を増やせば業績が上がる時代もあったでしょうが、今は何よりもロジカルに効率よく仕事をすることが求められます。
タスク管理は「できる社会人」として成果を出すための必須要素なのです。
工数管理とは？
工数管理の工数とは「作業完了までにかかった時間」×「携わった人数」で表される数値で、この数値を管理するのが「工数管理」となります。
作業時間にも似ていて、1つのプロジェクト完了までにどれくらい時間がかかったか？を表します。
単位には「人日」や「人月」や「人時」があり、工数管理を行うことでプロジェクトにかかった工数と利益を比較することが可能です。
例えば1つのプロジェクトに1人が1ヶ月取りかかるとするなら、1人月と表します。
プロジェクトあたりの収支を数値として明確に出せば「割のいい仕事なのか？」「支出を抑えて利益を上げれるポイントはないか？」などの合理的な経営判断に繋がります。
プロジェクトメンバーにとっても数値化されて明確になった分、効率化できるポイントを考えたり、いい数値であればモチベーションUPや達成感へ繋がります。
収支、損益を数値化して可視化する。
経営陣にも社員にとっても改善ポイントや課題が浮き彫りになります。
タスク管理と工数管理のコツ
それでは、タスク管理と工数管理はどんなポイントに注意して進めればいいのか、確認していきましょう。
タスク管理のコツ
タスク管理を整えて作業効率化を目指すにあたり、まずはタスクを全て書き出して業務量がどれくらいあるのか把握しましょう。
書き出したものはグループ分けして優先順位をつけます。
次に、タスクそれぞれにどれくらい時間がかかるかも書き込み、それぞれ納期や期限内で終わるようスケジュールを立てます。
ただ、いちいち手帳や紙に書き出すのも大変なので、タスク管理ツールを使うのがオススメです。
.部署内やプロジェクトメンバー内、上司と共有することで周囲との連携強化にも繋がります。
現在、管理職に就いているなら部下のマネジメント効率がUPするので有効活用しましょう。
上記手順でタスク管理を進めると、何から手をつけるべきか考える時間を短縮できます。
スケジュールができているのであとは進行するだけ。
優先順位も決まっているので、納期遅れやズレといったリスクも回避しやすくなりますよ。
工数管理のコツ
工数管理で重要なのは、責任者主導のもと日々入力して数字を出すことです。
最終的に集計して明確な数値で分析しなければならないので、入力を習慣づけなければなりません。
プロジェクト毎に15分や30分など単位を決めて進めるほか、社員が簡単に入力できるツールを使うことも大きなポイントでしょう。
工数管理では入力しやすく手軽に操作できるツールがあれば、社員の負担にならず分析に必要な数値が集められますよ。
アナログに日報を記入させて提出させる企業もあるようですが、集計と計測の手間を考えれば工数管理ツールの導入が効率的です。
タスク管理・工数管理は共有が重要！
タスク管理も工数管理も、集計して分析すれば作業効率化、無駄の省略、PDCAサイクルの確立、生産性向上に向けての改善ポイントなどメリットが生まれます。
これは社員のスキル底上げや業績UPにも直結するので、通常業務と同じように手が抜けません。
そして、共有することで新たな意見や改善ポイントを指摘する視点が生まれやすくなります。
三人寄れば文殊の知恵というように、1つのプロジェクトに対して全体でタスク・工数管理を共有すれば、違った視点から新たな注意点が生まれ、より作業効率や生産性UPへ近づきます。
タスク管理をより良く整えることで、納期遅れや進歩状況の改善効果が期待できます。
「その業務ならこの資料を使うといいですよ」
「納期間近なのでサポートはいりましょうか」
「作業が詰まっているようなのでこちらで少し分担します」
など、全体でどうすべきか？考える機会がつくられ、積極性も生まれやすくなります。
また、効率化によってより重要な業務へ時間を振り分けられるようになり、心の余裕も出てくるでしょう。
働き方改革を進めたい企業なら、タスク管理と工数管理の共有が社員を刺激し、組織全体の底上げと残業の削減にも好影響をもたらすはずです。
また、工数管理によってデータが集まれば、プロジェクト毎の収支を可視化できて原価も簡単に出せるようになります。
黒字なのか赤字なのか、赤字ならどこを改善すべきなのか？どこを効率化させればいいのか？業績を上げるための戦略が練れます。
タスク管理と工数管理の共有はどんなツールを使えばいいのか？
では、どのようなツールを使えばタスク管理・工数管理共有がスムーズになるかといいますと、近年多くの企業で導入が進められている「グループウェア」です。
これは一例ですが、Aipoというグループウェアの場合はタスク管理と工数管理、それぞれ特化したツールがあります。
Aipoはパッとみて操作できるシンプルさが特徴で、社員全員が使い慣れるにもそう時間はかからないはずです。
タスク管理では概要・ステータス・優先度・担当者・期日・進歩など必要情報を簡単に書き込めて、スケジュールやチャットで共有できます。
プロジェクト毎の管理も可能で、ファイル添付もSNS感覚ででき情報共有のスピードが格段に上がります。
工数管理も専用ツールがあり、予定工数と実績工数の入力や作業計画の立案機能があります。
こちらも簡単に共有できて集計や分析もスムーズにできるので、タスク管理と工数管理業務が増えてもさほど苦になりません。
タスク管理機能ツール・工数管理機能ツール。
この2つを導入することで作業効率・生産性UPは上がりやすくなります。
地道な入力が必要ですが、直感的に使えるツールならさほど時間もかからず負担にもなりません。
導入することで無駄の省略や時間の有効活用、ミスやトラブル回避など企業全体にとっても社員にとってもメリットが増えるので、タスク管理や工数管理に悩んでいるなら導入がベストでしょう。
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