タスク管理とは?エクセルでのチームタスク管理について解説

仕事において、タスク管理は重要なテーマで、多くの企業で行われています。タスク管理という言葉はよく聞くけれど、タスクが具体的にどのようなものか理解されてない方も多いと思います。

この記事では、タスク管理の基礎知識とツールとしてのエクセルの使い方やメリットなどを紹介していきます。タスク管理の方法としてエクセルの使用を考えている方は是非、参考にみてみてください。

タスク管理とは

『タスク』には、「コンピューターで行う作業の1つの単位」と「果たすべき作業」という意味があります。ビジネスシーンで使う「タスク」は「果たすべき作業」の意味で使われ、自分が行うべき仕事や作業を指す言葉になります。

イメージとしては、1つの仕事全般やプロジェクトを指す単位ではなく、仕事を構成するための個々の「作業」単位を指す意味を持ちます。例えば、「営業」という仕事は以下のような様々な作業(タスク)で成り立っています。

  • 小客との打ち合わせ、商談
  • 新規顧客の開拓
  • 業務連絡
  • 社内外スタッフとの打ち合わせ
  • 企画書作成
  • 日報作成
  • 急ぎの受注による納期対応
  • クレーム対応

このように個々の作業(タスク)が集まって1つの仕事が成り立ちます。

タスク管理とは、文字通り「タスク」を「管理」することです。ある仕事を担当した場合、その仕事を完了するために行うべき仕事をタスクとして細分化し、優先順位や順序の把握をし、効率的に仕事を進めることを目的とします。

タスク管理と似た方法で「ToDo管理」がありますが、正確には異なります。ToDo管理もタスク管理同様に、やるべき作業を管理することを意味しますが、ToDoは期限の設定がない、いつかやらなくていけない仕事を指します。タスク管理は期日までに終わらせるべき作業の管理を指すので、期日があるか否かよって名称が変わるのです。

タスク管理は主に個人の管理するものと、チームで管理するものがあります。今回はチームでのタスク管理について詳しく解説していきます。

チームでタスク管理をする場合

チームにおけるタスク管理とは、チームであるプロジェクトを遂行するためにチームメンバー各々に割り当てられた業務を管理することです。チームで仕事をする場合は、たくさんのタスクが同時進行するので、個人の場合と比べて管理が複雑になります。例えば、「イベントを開催」をチームで行うプロジェクトがあったとすると、チームのタスクは次のように細分化されます。

  • 企画書作成
  • イベント名作成
  • WEBへの掲載
  • チラシ作成
  • 会場を押さえる
  • 会場レイアウト作成
  • アンケート作成
  • 参加者リスト作成・印刷
  • 進行表作戦
  • 当日の作業員(アルバイト)募集

このように多様なタスクに期限・担当者・実行する順番・振り返りなどを設定し、進捗や達成度を管理し、状況に応じて軌道修正することを目的とします。正しいタスク管理を行うことによって、各タスクを正確に把握し、チーム全体の状況が可視化され、適切な処置が可能となります。

例えば進捗が遅れているタスクの人員増やしたり、担当者へのアドバイスや担当変更などの処置が取れます。最新の情報をチーム全体で共有すれば、ミスを防ぐこともできます。

また、個々のタスク管理は担当者各々に任される部分がほとんどです。しかし、Aのタスクが完了してからでないと、Bのタスクが開始できない」など、タスク間での「依存関係」も発生するので、メンバー同士で連絡を取り合って情報を共有することも、チームタスク管理の中では重要です。

このことから、タスク管理はチーム全体としての効率性が向上することがわかります。効率性が向上すれば、新たなタスクの追加も可能になります。それだけでなく、無理なタスクの追加を防ぐこともできるので、リスク回避にも繋がるのです。

エクセルでタスク管理をする方法

チームでのタスク管理にはガントチャートが使いやすく、効果的です。ガントチャートは横軸に日付、縦軸にタスクを並べ、各タスクごとに進捗状況や期限を記入することで、プロジェクト全体を可視化して、スケジュール管理ができる棒グラフのような表です。

ガンチャートを使うことで、複数のタスクの状況把握やメンバー間の情報共有ができ、効率的なタスク管理ができるようになります。ガントチャートはエクセルで作成されることが多いです。エクセルでガントチャート作成は、自分でガンチャートを作るか、テンプレーを使用する方法があります。

自分で作成する場合は、必要項目を入れて、デザインなども全て自分で行います。必要項目は横軸に日付、縦軸に作業内容•担当•開始日•終了日などを登録し、必要に応じて項目を追加していきます。タスクの依存関係対策に、担当者名やプロジェクトのスケジュールも入れるといいでしょう。

関数やマクロ、条件付き書式を活用して、データを入力すれば自社に合ったシステムを構築することも可能です。0から全て自分でシステム設計して作成していることから、仕組みを把握できるので、その後のカスタマイズや不具合の発生時の修正などが容易にできるメリットがあります。

しかし、自分で全て作成となると、相応のエクセルのスキルが必要と時間が必要になります。手間と時間をかけずに作成したいのならば、テンプレートを利用することをおすすめします。エクセルにはガントチャートを作成するテンプレートが標準搭載されています。また、インターネット上からダウンロードすることもできます。Microsoftには、数千種類ものテンプレートが用意されています。エクセル用のテンプレートもたくさんあるので、自社に合ったテンプレートを使ってみましょう。

また、チーム全員がガンチャートを更新する習慣が必要です。定期的に更新することで、情報は共有され、進捗に遅延のあるタスクのスケジュール見直しや対策に取り掛かることができます。

エクセルでタスク管理をするメリットとデメリット

エクセルを活用したタスク管理には、次のようなメリットがあります。

操作に慣れている

エクセルは日常の業務で使用される場合が多いので、従業員にとって馴染みがあり、基礎的な操作は習得済みです。そのため専用のソフトウェアを導入した場合のように講習の場を設けなくても、扱いにさほど困ることはないので、導入がスムーズに進むでしょう。

導入ハードルが低い

有料のタスクの管理ツールを導入する場合、初期費用やランニングコストが発生します。会社の承認も必要になるでしょう。しかしエクセルは基本的に、ほとんどの企業のパソコンに入っているので、導入するコストはかかりません。また、ガンチャートのテンプレートは無料でダウンロードできるので、開発費用も手間も削減できます。

カスタマイズが簡単

エクセルの場合、必要項目を追加したり、フォーマットを変えたりするなど、カスタマイズが容易にできます。図形や画像の挿入なども簡単に行えますし、関数をマクロうまく活用して、ファイルの一元管理もできます。以上のようにエクセルをタスク管理に活用することは、メリットも多いですが、デメリットもあります。

欠点として、同じファイルをメンバーで共有しづらいという点が挙げられます。ファイルを共有するためには、メールやチャット、ファイルストレージサービスなどを利用しなければなりません。

また、複数の人が同時に編集ができなかったり、外出先でのタブレットやスマホからの編集•確認がやりづらく、作業効率が低下する場合もあります。

タスクを分かりやすく管理するならグループウェアも視野に

タスク共有するメンバーが多く、状況を常に確認する必要があるようなプロジェクトは、グループウェアなどのITツールを視野に入れてみてはいかがでしょうか。チームでのタスク管理に特化したグループウェアでしたら、進捗状況の共有や同時編集を簡単に行えます。マルチデバイス対応もあるので、タブレットやスマートフォンからの簡単に情報閲覧ができるようになります。

そのためどこにいてもチーム全員のタスクがリアルタイムに共有することが可能になり、前述したエクセルのデメリットのようにチーム全員での確認がやりづらいということもありません。

チーム全体のタスク管理のような作業効率に直結するものこそ、簡単に導入可能なクラウド型のグループウェアで行うことで、エクセルで感じるストレスも無くなり情報共有がスムーズになる可能性があります。

エクセルでのタスク管理についてのまとめ

エクセルはメリットは「ローコスト」「使い慣れている」「汎用性が高い」「無料テンプレートが豊富」など、導入ハードルの低さが魅力です。

まずチーム全体のタスク管理を行いたいという場合、エクセルで開始することで感覚をつかむことができるかと思います。そこで業務上タスク管理が重要であることが判明し、エクセルでの運用に時間がかかってしまうといったことがある場合、グループウェアのようなITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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