タスク管理でビジネスを加速させるには?グループウェアの選び方

グループウェアとは?

「ちょっとしたミスが目立つ」
「スケジュールの遅れが気になる社員がいる」

そうお悩みの経営者の方も多いのではないでしょうか。経営の展開に専念したいものの、タスクやスケジュール管理に追われている方もいるかもしれません。
そんな時におすすめしたいのが「グループウェア」です。

グループウェアは、簡単に言うと、情報を効率よく共有するソフトのこと。デジタルでタスク管理をすれば、利便性が上がり、社員全体の業務効率アップも期待できます。ですが、「導入費用が高そう」「グループウェアの選び方がわからない」と感じることもあるかと思います。

そこで今回は
・グループウェアを導入するメリット
・導入にかかる費用相場
・グループウェアの選び方
をご紹介します。

業務効率化を望んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理をグループウェアで行うメリット

スケジュール・タスク管理に役立つ

グループウェアのメリットは、スケジュール・タスク管理がしやすいことです。
色や図が豊富で、直感的にわかりやすく、記入や修正も簡単。ソフトによっては、担当者が現在タスクを何%完了しているか表示してくれる機能も。
いちいち、「進捗いかがでしょうか」「この件はどのようになっていますでしょうか」と尋ねなくとも良いので、業務効率もアップします。

また、
・昨年の同月はどのようなことをしていたか
・このタスクにかかる時間は平均どのくらいか
なども分析できるため、より業務がスムーズに進むようになります。

テレワークも後押し

グループウェアを使えば、効率的に情報を共有してテレワークを進められます。
・○○さんとはこのアプリで連絡を取る
・オンライン会議はこのアプリで
などと、いちいち違うソフトを起ち上げなくていい分、時間も節約可能。画面でスケジュールや現在の進捗状況を共有しながらオンライン会議できるため、スムーズに進行できます。アナログだとどうしても、「あの資料はどこだったっけ?」「今のデザイン案はこんな感じです」など時間がかかってしまいがち。テレワークを導入したいのであれば、グループウェアは必ずいれたいツールです。

社内のコミュニケーションが円滑に

グループウェアは、社内のコミュニケーションを円滑にするのにも役立ちます。
「社内SNS」をご存知でしょうか。その名の通り、社内の人だけがアクセスできるSNSです。グループウェアには、社内SNSが入っていることも多く、
・仕事の進捗
・こんなアイディアが浮かんだ
といった内容から、
・猫を飼い始めました
・このゲームイベントに参加したいんですけど、誰か行きませんか?
など、プライベートな内容までやりとりされることもあります。コミュニケーションが円滑になった結果、離職率の低下も期待できます。d's JOURNALが2018年におこなった調査によると、退職理由としてもっとも多いのは「人間関係」だそう。社内SNSを活用すれば、そうした問題も解決に向かうかもしれません。
(参照:https://www.dodadsj.com/content/191219_retirement-negotiations19/)

外出先でも見られる利便性

紙やホワイトボードで、タスクやスケジュール管理をしていると、その場にいないとチェックができません。一方で、デジタルで管理していれば、スマートフォンやパソコン、タブレットなどから見ることができるのです。そのため、外出先でもサッと予定を確認することができます。外出中に取引先からスケジュールを尋ねられた際、確認のため折り返しをせずともその場でチェックできるのはデジタルならでは。

グループウェアの導入にかかる費用は?

グループウェアの導入費用の相場

グループウェアの導入には、費用がかかることもあります。相場としては、50名使うとなると、年額20-30万円くらいのことが多いです。そのため、年額分、業務効率化ができるかどうかが導入の決め手となってくるでしょう。

一方で、無料のグループウェアもあります。まずは無料版を試してみて、効果を計測してから有料版へアップグレードすることも可能です。グループウェアによっては、有料版も期限付きでお試し利用することができるものも。そうしたサービスを活用し、導入を検討するのもおすすめです。

利用者数によって価格は変わってくる

グループウェアの導入費用は、利用者数によって変わってきます。先ほどの料金例では、20-30万円と書きましたが、利用者が多ければ多いほど費用も高くなるのです。グループウェアによって1人あたりの利用料は異なります。相場としては、1人につき月額800-1000円プラスされることが多いです。
・300人以上の利用で割引適用
・機能ごとに利用者数を増減可能
といったサービスも。
それらを踏まえると、料金体系は多様になってきます。そのため、気になったサービスでは詳細な見積もりをしてもらうことをおすすめします。

パッケージ型とクラウド型

グループウェアには、
・パッケージ型(オンプレミス型)
・クラウド型
があり、初めて導入する企業にはクラウド型がおすすめです。

パッケージ型は、1回買い切りで、月額料金がかからないことが多いです。しかし、その分サーバーの準備やメンテナンスを自社で対応しなければなりません。一方でクラウド型であれば、サーバー等の管理もグループウェア提供側がおこなってくれます。そのため、クラウド型の方が初めてグループウェアを導入する企業向けと言えるでしょう。

また、初期費用が低いのもクラウド型の特徴です。ただし、自社で管理するパッケージ型と違い、クラウド型はカスタマイズ性が低いというデメリットもあります。他のシステムと連携したい場合や、別の機能を追加したい場合をご希望の場合は、パッケージ型を検討するのも良いかもしれません。

グループウェアの選び方

まずは業務の問題点を洗い出し

グループウェアと一言で言っても、30種類以上あります。そこで、今業務を進める上で問題になっていることは何かを明確にすると、会社に必要なグループウェアを選びやすくなります。簡単なスケジュール管理だけであれば、無料版で十分機能する場合も。

一方で、「やっぱり掲示板や、進捗チャート付きのものを使えば良かった…」と後悔することも。そのため、業務効率化を図るため現在、何が問題か?それを解消するために何が必要か?を念頭に、グループウェアを選ぶことをおすすめします。その後に、費用や導入実績などを見て精査していくと良いでしょう。

有料と無料、どう違う?

先ほども少し触れましたが、グループウェアには有料のものと、無料のものがあります。有料の方が機能が豊富なことが多いです。しかし、無料だからと言って使えないわけではありません。無料でもセキュリティも確保されており、スケジュールやタスク管理ができるものもあります。ただし、無料版だと使用人数やデータ容量に制限がついていることが多いのです。4-5人など、少数でプロジェクトを管理する場合は無料版でも良いですが、社内全体で利用者が数十人、数百人となると、やはり有料のものが好ましいと言えます。

サポートが付いているものを

初めてグループウェアを導入する場合は、サポートが充実しているものをおすすめします。使い始めはどうしても操作に慣れないもの。迅速に操作質問への回答をしてくれる企業の方が、仕事をスムーズに進められます。

そのため、サポートに関しては、
・対面
・メール
・電話
のどれに対応しているか、どのくらいでレスポンスがくるかを導入前にチェックしておくことを推奨します。

まとめ

今回は、スケジュールやタスク管理を効率化し、業務改善をおこないたい方に向けてグループウェアを導入するメリットや導入にかかる費用相場、グループウェアの選び方をご紹介しました。

デジタルで管理するだけで、日々のタスク管理が楽におこなえるようになります。初めてグループウェアを導入する際は、
・クラウド型
・有料版へアップグレード可の無料お試し
・サポート付き
のものがおすすめです。

まずは、自社の業務で何が問題となっているか、導入費用の予算を明らかにした上で、グループウェアを検討してみてはいかがでしょうか。

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