部下のスケジュールや業務を効率的に管理するためには

ビジネスの世界では部下の予定や業務を最低限把握しておく必要があります。

部下の予定や業務を把握していないと、いざ問題が発生したときに柔軟に対応できませんし、適切な業務量を把握していないと部下の体調に影響する場合があります。

まさに「予定や業務の把握」はマネジメント側の役割とも言えるでしょう。しかし部下の予定や業務をある程度理解するのは難しく、課題を感じる人も多いのではないでしょうか?

管理の方法がアナログだったり、外勤の社員が多かったりする場合は、ひと工夫しなければ効率的にマネジメントができません。

そこで今回は外勤の社員も多い塗装会社にインタビューを行いました。インタビュー結果をもとに浮き彫りとなった課題や改善点などをご紹介します。

外勤の社員も多く、柔軟に情報共有ができない

今回インタビューをした企業は塗料の販売や塗装を請け負っており、営業や塗装現場の担当など、外勤の社員も多いようです。

現場は基本的に直行直帰が多いとのことでした。

こちらの企業では上司が部下の予定や業務を把握する際、自身の手帳や、社内のホワイトボードを利用しています。

しかし現場のメンバーは直行直帰が多いため、ホワイトボードに記載されているスケジュールなどが更新されておらず、最新の情報が把握できない事例がよくあるそうです。

常に新しい部下の情報を把握しておかないと、仕事の割り振りや日程調整などにも影響が出てきますよね。

また情報が更新される都度、自身の手帳を修正する手間も出てくるので、管理の効率も落ちてしまいます。

手帳やボードを用いた情報共有だが、リアルタイムでの把握が困難

今回インタビューをした企業では、部下の予定や業務を管理するために、手帳やホワイトボードを利用しているとのことでした。上司と部下の間では口頭や電話で連絡をしたり、ホワイトボードで情報を共有したりして情報をシェアしています。

情報を受け取った上司は、自身の手帳で、部下の予定や業務内容を把握しています。社内の営業担当や塗装メンバーは基本外勤が多いため、社外にいるときに急なスケジュール変更が生じた際、ホワイトボードの情報を柔軟に変更できなかったりする場合も多いです。

また塗装現場のメンバーも直行直帰が多いため、ボードの情報を常に更新するのも難しいとのことでした。しかし上司は常に部下の予定や業務などを把握していないと、緊急時の対応や、日々の業務量の調整なども難しくなりますよね。

常に部下の予定や業務を効率的に管理する手法はないのでしょうか?

グループウェアで場所を問わずに情報共有ができる

部下の予定や業務を効率的に管理するには「グループウェア」などのITツールの利用がおすすめです。

グループウェアには

  • 掲示板
  • チャット
  • ファイル共有
  • スケジュール共有

などの機能が搭載されており、インターネットに接続するだけで、場所を問わずに利用できるサービスも数多くあります。

例えばグループウェアは

  • 部下が外勤でスムーズに連絡を取れないとき
  • プロジェクトの進行を一目で把握したいとき
  • スケジュールが急に変更になったとき

など、様々な場面においてリアルタイムな情報共有ができます。

繰り返しになりますが、ビジネスでは部下の予定や業務を、効率的に管理することが必須です。ぜひグループウェアを用いて、効率的に業務の管理を行ってみてはいかがでしょうか。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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