業務の標準化で危機管理を行い生産性をアップ！

生産性をアップする方法はいろいろとありますが、業務の標準化も解決方法です。標準化することで企業としての危機管理にもつながり、安定した業務展開ができるようになります。さまざまな仕事を最適な状態に保つ業務標準化が進められると、必然的に属人化がなくなり、生産性が上がるのです。

1 業務標準化する意味と重要性
2 業務標準化のプロセス
3 属人化から脱却するためのグループウエアと業務標準化

業務標準化する意味と重要性

業務標準化は業務の内容に偏りを見せないための方法であり、常に一定以上のパフォーマンスを発揮させる重要な考え方です。企業の継続性という意味でも業務標準化は注目されるようになりました。個ではなく組織としての運用は、これからの企業の必須項目ともいえるでしょう。

業務標準化とは

業務標準化とは、簡単にいえば業務の最適解です。最適な手順で作業できるように、流れなどを決めていきます。決められたルールを守ることで、誰もが同じような結果を導き出せる方法を作るのです。個人レベルでの能力に依存ぜず、誰が担当しても同じにできる状態を作れば、いつでも一定の成果が残せます。これが標準化するメリットになるでしょう。

業務品質の向上も目指せます。ばらつきを抑えられるためで、無駄も排除することで品質がアップするのです。そのため、さまざまな企業が標準化に取り組むようになりました。

ある人がいないと業務が止まってしまう事態も、標準化を進めていけば防げます。災害など緊急事態が起きた時でも、業務標準化によって維持できるでしょう。組織として対応が可能となり、企業として継続性を高められる点も業務標準化の大きな役割りとなりました。

業務標準化する目的

業務標準化する目的として大きなものは、属人化を防ぐことです。属人化とは、人に頼って業務を回すことを意味しています。組織とは人の集団ですが、特定の個人に集約してしまうと、さまざまなリスクが生じるのです。

例えばその特定の人に何かがあり、仕事に出られなくなったとします。その個人に依存している状態となれば、当該業務は止まってしまうのです。これでは事業の継続性として大きな問題が出てきます。

仕事ができない理由はいろいろとあり、退職してしまうケースもあるはずです。仮に引継ぎしても、同じ結果を導き出すのはかなり難しい問題となります。二度と同じ業務ができない可能性もあるでしょう。そこで、業務標準化が重要です。誰でも同じように仕事ができれば、個人の能力に頼らなくても事業が継続できます。つまり、人ではなく組織が持つ仕組みによって業務が行われるようにすることが、業務の標準化の目的です。

ベテランに頼らなくても、ある程度の知識と経験があれば業務ができるシステムを作れます。逆に誰でも業務ができるシステムを作ることで、人を育てやすい環境も作れるのです。営業も個人に頼らず、組織として結果を上げるように導けるため、効率的な経営ができます。

どんな業務が標準化できるのか

標準化できる業務は、なんでもできるわけではありません。標準化が向かない業務もあるからです。基本的な対象は、マニュアル化し情報の共有化によって改善できる業務です。

受発注業務や請求書、入金処理といったところは、マニュアル化を進めれば、誰でも同じような業務が可能です。情報を共有しておけば、特別な引継ぎもせずにすぐに業務をスタートできます。手続きとしても業務の標準化を進めておけば、止まってしまう状況を防げるのです。

営業も標準化のターゲットになります。手順や情報などを共有することで、特別な能力を持たずとも一定の成果を上げられるからです。

逆に特別な能力を必要とする業務は標準化できません。能力に依存するため、標準化してもできないからです。特定の技能を持ち合わせていないとできない業務があったとします。この技能を持っていない人では、いくら作業を標準化しても対応できません。ですが、技術を持った者同士であれば標準化の可能性が出てくるため、レベルの設定も必要となるのです。この特別な能力に対する依存性を下げることも出きます。標準化とともに情報の共有を進めることで、依存性を軽くできるからです。

業務標準化のプロセス

業務標準化を進めるためには、さまざまなプロセスがあります。どのようなところからスタートさせるのか、プロセスを明確にすることも業務標準化では必要です。

現状把握と問題の洗い出し

現在の業務がどのような状況なのか、現状把握からスタートします。どのような流れで作業は行われているのか、時間や量を把握しなければいけません。業務の発生頻度をはかり、どの程度難しいかを客観的に割り出します。これらを細かく分析することが、現状把握です。

作業は管理職サイドで進められますが、現場での作業も把握をします。そのうえで、いったい何が問題なのかを洗い出さなければいけません。現場で起きていることのヒアリングも必要です。

現状把握から実際の業務の負担や誰かに依存している部分など、組織としての問題点を引き出します。この問題点が業務標準化のターゲットとなるため、できる限り明確にしなければいけません。その結果、問題点を細分化し、情報共有とマニュアル化で対応できるかどうか検討します。

改善計画の作成

問題点を引き出したら、改善計画を作成します。業務標準化のポイントは、どんなところに無理があり、どんな無駄があるのかを明確にすることです。これにより業務標準化は大きく進みます。

無理がかかっている部分は負担です。業務を分散するなど、改善策を講じなければいけません。自社の負担が高すぎる時には、外部委託で効率化を高める方法もあります。

無駄があったのであれば、その部分を廃止します。本来やらなくてもいいことが無駄となるため、業務の見直しをかけるいい機会です。ほかの仕事と併せて効率化を目指すこともできます。

誰が仕事をするのかによって、ムラが生じる場合もあるでしょう。これが属人化のポイントです。誰かができる、ほかの誰かでは効率が悪い、このような状況はムラが生じている状態を示しています。効率化するために何ができるのかを明確にし、改善計画を立てなければいけません。誰でもできる業務の組み立を進めることが、標準化につながるのです。これにより品質も安定できます。

条件を引き出したのちに、業務をマニュアル化します。業務フローの作成ですが、繰り返し作業が目立つ場合にはIT化してしまうのも方法です。自動化も視野に入れながら、業務フローを策定します。この時に必要な情報も共有を進めることが大切です。

業務標準化ができあがれば、あとは浸透できる枠組みを作り出します。グループウェアなどを活用し、運用できるシステム構築も必要です。

定期的な業務標準化プロセスの見直し

業務フローができあがったら、標準化を進めます。業務標準化は1回でできあがるものではなく、問題点を引き出しながらサイクルを作り上げていかなければいけません。
その中で優先順位をはっきりとさせ、緊急度と重要度を割り出します。さらに定期的な見直しをかけ、業務標準化を進めることが大切です。

標準化を進めると、社内の環境が対応できていない部分も見えてきます。この未対応の環境整備も必要です。組織間のコミュニケーションも必要となるため、横断的に対応できるシステムも必要になります。グループウェアの導入などが効率的で、コミュニケーションとともに連携が取れるシステムと枠組みの整備に欠かせません。

属人化から脱却するためのグループウエアと業務標準化

業務の効率化を進めるうえで、どこに属人化の問題点があったのか割り出すことが大切です。今後の対策にもつながるため、組織として情報共有を進め対応できるシステムを作り上げていきましょう。

環境整備とコミュニケーションのためにグループウェアが有効であり、大きな枠組みとして構築できます。情報共有だけではなく、スケジュールの構築などもできるからです。それも統一された情報の中で進められるため、無駄を省き効率化を進められます。グループウェアならば統一された中で複雑な環境を作らずに済むため、横断的な連携も取りやすくなるのです。業務効率化を定着させるためにも、グループウェアの導入は必須の選択といえるでしょう。