ヌケモレない業務を進めましょう!スケジュール管理のコツ10選

スケジュール管理で困っていませんか?

日々の業務を進めるうえで、いかに抜けのないスケジュール管理を効率的にできるかは重要なテーマです。スケジュール管理がよくできている人は、同僚や部下、取引先からも信頼されます。人との約束を守れる人だと思われるからです。

一方で、こんな内容で頭を悩ます方も多いのではないでしょうか。

「自分のスケジュール管理ができていなくて、先方に迷惑をかけた」
「スケジュールの抜けが発生してしまい、会議に参加しそびれた」
「部下や同僚のスケジュールを把握しておきたい」
「依頼されていた仕事の納期が遅れてしまうことが多い」

これらの悩みは、自分やチームでのスケジュール管理能力を向上させることによって解決できます。

この記事では、こういった悩みをもつ方たちに、効率的なスケジュール管理のコツをお伝えします。また、チームでの効率的なスケジュール管理を実現するツールの紹介も行います。

上手なスケジュール管理のコツ10選!

自らで仕事を進めるケースとしてスケジュール自己管理の方法
チームで仕事を進めるケースとしてチーム内のスケジュール管理方法

これら2つを紹介します。

スケジュール自己管理のコツ

自分が使いやすいツールを使う

自分のスケジュールを管理するツールは様々ありますが、まずは自分のスタイルに合わせて管理方法を決めましょう。

具体的に上げると、代表的なものとしてこれらの方法があります。
・紙の手帳
・ノート
・スマホのアプリ
・パソコンのカレンダー

これらのツールの中から、自分に合った方法を選ぶことで、ヌケモレを少なくしていきましょう。

その日にやるべきことをリストアップする

まずはタスクを書き出しましょう。

その後、いつまでに何を完了する必要があるのかを具体的に把握することで、アウトプットイメージを固めます。その中で、リストアップしたタスクに優先順位付けを行うことで、どの仕事から手を付ければよいかを決めることができます。
(今日中に完了する必要があるもの、時間があればやるもの、等)

リストアップした項目それぞれにかかる時間をおおよそで把握する

タスクを書き出すという作業自体を実践している方は多いと思いますが、一歩踏みこんで、各タスクにかかるおおよその時間も書き出してみましょう。

仕事完了までに必要とする時間がわかるということは、何をするべきなのかを明確にするということです。この作業は、仕事のアウトプットを明確にするトレーニングにもなりますよ。

1日の「空き時間」を把握する

会議や取引先の訪問など、「何かをする時間」というのが1日のうち大部分を占めると思います。ここでは、視点を変えて「空き時間」を書き出してみましょう。

「空き時間」=「自分の仕事に充てられる時間」ですが、意外と少ないのではないかと思います。
基本的には、その空いている時間で自分の仕事を片付けなければいけません。
空き時間をどれだけ作るかを意識することによって、常に時間の無駄がないかを意識するようにもなり、時短思考にもつながります。

やるべきこと完了の度にスケジュール見直し

タスクが完了するたびに、「時間通りに終わっているのか?」「予定の変更はないか?」を自分のスケジュールと照らし合わせるようにしましょう。

簡単に仕事が終わらないという場合は、スケジュールの見直しタイミングは仕事の完了でなくても構いません。あらかじめ決めておいた時間で、全体スケジュールを都度見直すという形でも問題ないです。

次の日の予定を把握する

1日の終わりには、次の日にやるべきことを再度リストアップしましょう。

どうしても、人間は忘れてしまう生き物です。やらないといけないことをよく覚えているうちに、翌日のタスクを整理しておくと、次の日に再度確認する手間が省けます。

チーム内のスケジュール管理のコツ

全体スケジュールを確認する場を定期的に設ける

チームでの仕事の際には、メンバー全体のスケジュールをおおよそ把握しましょう。

各々のスケジュールや抱えている案件を共有し合うことで、お互いの業務ヌケモレを防ぐことができます。

仕事を依頼するときには、時間のマージンを取って期限を設ける

他人がやる作業は、自分が作業するよりも時間がかかることを意識しましょう。

自分が作業した場合と、他人(部下や同僚)が作業した場合では、想像以上にかかる時間が異なります。また、予期せぬ事態が発生して時間がかかる可能性もあります。あらかじめ余裕をもったスケジュールで進めることで、多少の遅れも許容でき、納期を守ることができます。

早い段階で報告してもらう

7~8割完成した段階で進捗を報告してもらうようにしましょう。

仕事が完成していない状態で報告してもらうことで、方向修正も可能です。
自分が思ってもいない方向に仕事を進めていたなんてことは防げます。

また、時間をかけるべきでないところに他人は必要以上にこだわってしまうこともあります。早めに仕事を共有してもらい、時間をかけるべきポイントも話し合いましょう。

ツールを導入して一括管理する

グループウェアなど、チームでの仕事を効率的に進めることができるツールを導入してみるのも1つのコツです。

このようなツールはもともと、チームでの仕事で様々な部分を効率的に行うために開発されていますが、もちろんスケジュール管理を効率的に行うことができる機能も含まれています。

次の章で、効率的なスケジュール管理を実現するツールを紹介しますので、参考にしていただければ嬉しいです。

「Aipo」で効率的なスケジュール管理を実現しましょう

Aipoとは?

そもそもAipoとは何でしょうか。
これは、チームでの仕事を効率的に進めることに特化したツールです。

カレンダー機能を用いたスケジュール管理はもちろん可能です。また、チャットなどを用いた社内でのコミュニケーションツール、ファイルやドキュメントの共有といった情報共有ツールとしても使用可能な便利なツールです。

オンラインでの利用にも特化しており、昨今増加しているリモートワークにおすすめです。

Aipoでのスケジュール管理機能の特徴・できること

■1つのカレンダーで社内スケジュール一括管理
Aipoでは、シンプルなスケジュール管理のページでチーム内のスケジュールを一覧で確認できます。

「何時に誰がどのような打ち合わせをしているのか」、「予定が空いているメンバーはいないのか」といったことが簡単に確認できるようになります。また、過去どのような予定が入っていたのかを検索することもできます。

■リマインダー機能
会議の前にはリマインドとして通知を受け取れます。

Aipoのアプリ上やメールだけでなく、スマートフォンでも通知を受け取ることができるのが特徴でして、社外にいるときでも大事な予定を忘れずに済みますね。

■他のスケジュールソフトとのカレンダー連携
このソフトは、Aipo以外の各種スケジュール管理ソフトと連携できます。

普段自分が使用しているアプリでAipoの予定を確認することができるため、使いなれた操作が可能になります。また、仕事とプライベートの予定を一括管理できるため、ダブルブッキングをしてしまうといったことがなくなりますね。

■会議室の一括予約管理
Aipoでは、メンバー全体のスケジュールだけでなく、会議室の予約状況も同じ画面で把握できます。

そのため、空いている会議室の予約をスムーズに行うことができます。また、別メンバーが同じ時間で会議室を予約しようとするとアラートが出るため、会議室のダブルブッキングも避けることができますね。

■重複予定をすぐに把握
Aipoに予定を入力する際、すでに同時刻に別の予定が入っていたり、使用される予定の設備(会議室)などが登録されていると、(!)のマークが表示され、ダブルブッキングかどうかがすぐに把握することができます。

上手なスケジュール管理で業務の効率化を図りましょう

ここまで、ヌケモレのない業務進行に向けた、上手なスケジュール管理のコツを紹介しました。個人で仕事を進める場合とチームで仕事を進める場合では、少し時間の使い方が異なります。チームメンバーの業務進度を把握しながら、全体のスケジュールを送れなく進めたいですよね。

また記事の後半では、効率的なスケジュール管理を実現するためのツールも紹介しました。

今回紹介したAipoでは、スケジュール管理の他にも様々な便利な機能がついています。チームで仕事を進めるうえでメリットとなる機能が多く、おすすめのツールとなっています。

この機会に、是非チームでのスケジュール管理方法を見直してみませんか?
効率的なスケジュール管理を実現することによって、 取引先との関係が良くなったり残業時間も少なくなったりと、いいことだらけです。

目的やチームのカラーにあったツールを選定する必要はありますが、このコラムがスケジュール管理ツール導入のきっかけとなれば嬉しいです。

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私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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