仕事を進める上で、とても重要になってくるのが、職場内での情報や予定の共有です。
ですが特定の人だけと予定を共有したいのに、社内で全体的な予定共有方法しかなくて、手間をかけて個人的に相手と情報交換しなくてはいけないという、非効率さに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
もし会社内での個人的な予定共有を、スムーズにすることができれば、ストレスなく毎日の職務をこなすことができます。
この一見当たり前かと思われる特定の人との予定共有ですが、共有の効率が悪いと業務にも支障が出てしまい、情報伝達ミスなどのトラブルなど職務を妨げてしまう危険性が発生してしまうので、確実に予定を共有することが重要となってきます。
そこで今回は、企業ごとに特定の人だけと予定共有する方法は多様ですが、ここではインタビューを行なった企業から見えてきた特定の人だけと予定共有する方法の問題点と、その解決策について詳しく解説していきます。
予定を共有する人数が増えてきて特定の人と予定共有しにくい
今回インタビューをさせて頂いた企業は、老人ホームを運営している社会福祉法人です。
この企業には複数の老人ホーム施設があり、施設ごとにコミュニケーションを取りながら、特定の職務や予定などを共有する必要があります。
ですが従業員が増えてきたことにより、特定の人と予定を共有するためには、多くの情報の中から必要な情報だけをピックアップする必要があり、その非効率さに悩んでいました。
そこで今回は、この特定の人だけと予定を共有したい場合の、非効率問題の解決策について、以下に解説していきます。
現在どの様な方法で特定の人だけと予定共有しているのか
先ほども触れたようにこの企業では、従業員の人数が増えてきたために、特定の人と予定を共有し辛い状態です。
加えて、介護士やヘルパーなど従業員数は100名以上おり、ほとんどの方が毎日することが決まっているので、カレンダーに予定共有を行っていない方も多数おられます。
ですので、上記の予定共有とは別に、口頭やメモ用紙などで特定の人と予定の共有をしており、情報交換が複雑になってしまっています。
皆さんが何気なく行なっていることですが、手間や時間がかかっていると考えると、積み重ねることにより、無駄に時間を浪費してしまうことになります。
しかし、現状では効率の良い解決策が無いので、仕方なく非効率な情報交換の方法を取っているという悩みを抱えているのが現状です。
効率よく特定の人だけと予定共有する方法
ここまで解説してきたように、今回インタビューをした企業は、特定の人だけに予定を共有し辛いという悩みを抱えています。
さらに、施設の共有カレンダーには利用者の誕生日などのパーソナルデータも登録してあり、利用者の散歩や料理の時間などの入力していない不確定情報もあるため、臨機応変に予定共有できるようにしておかなければいけません。
それに加え、毎日やることが決まっている人も多いため、予定を共有しない人も多く、さらに予定共有がし辛いという弊害が起こってしまっています。
こういった問題点の解決策として、クラウドツールのカレンダー予定共有機能を使用することにより、細かく共有範囲を設定することができ、ストレスなく簡単に予定を共有することが可能となります。
カレンダーの予定共有機能やグループウェアなど、クラウドツールが使用可能なのであれば、どこにいてもすぐに予定の登録や更新をすることができ、予定の共有範囲を細かく設定することも可能です。
また施設外に外出する機会の多い方でも、スマートフォンやタブレットからでも簡単に登録ができるので、わざわざスケジュールを更新するためだけに施設に戻って、特定の人と予定共有の更新をする必要もありません。
つまり上記でも解説した様に、特定の人との予定共有に限らず、予定は常に変化が起こり得るもですので、予定共有はリアルタイム性が求められます。
結果的に特定の人との予定共有を簡単にすることが可能となるので、今回のような悩みや問題の解決策になるといえるでしょう。
グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
