社内SNSを中小企業で活用するメリットとデメリットは?失敗しない導入ポイントを理解しよう

2021/02/24

社内SNSは業務効率化に役立つツールで、導入している企業は多くあります。

しかし中小企業で活用できるはずと考え闇雲に導入してしまうと、誰も使わない無駄なツールとなる恐れがあります。

そこでこの記事では社内SNSのメリットとデメリットを導入ポイントとともに解説します。

もし中小企業で導入を検討しているなら、ぜひ参考にしてみて下さい。

社内SNSとは

社内SNSとは企業内でLINEやTwitterなどのソーシャルネットワークのようなコミュニケーションが利用できるツールのことです。

スピーディーな情報共有、テキスト文字による会話のようなコミュニケーションなど、社内SNSの導入で業務効率化が図れます。

社内SNSを中小企業に導入するメリット

社内SNSには以下の3つの大きなメリットがあります。

1.コミュニケーションの円滑化

2.スムーズで正確な情報共有

3.少数精鋭で業務を効率化

詳しく解説します。

コミュニケーションの円滑化

社内SNSではコミュニケーション機能に優れており、チャット・音声・ビデオ通話などの機能があります。

これらは場所やデバイス問わず、いつでもどこでも利用することが可能です。

社内の利用シーンとしては

・部署間でのやりとり

・定例会議

社外での利用シーンとしては

・リモートワークでの情報共有

・在宅勤務のスタッフとのうちあわせ

・作業現場からの確認

などがあります。

もちろんテキスト文字だけのやりとりではなく、ビデオ通話で顔を見ながら話すことも可能で、円滑なコミュニケーションが図れます。

スムーズで正確な情報共有

社内SNSではスムーズで正確な情報共有が可能です。

なぜならチャットの場合、目的や部署・プロジェクトごとにグループを作る事ができ、グループ内のやりとりは自然と情報が時系列になっています。

また添付ファイルなどで情報を一気に公開することもできるため、情報の閲覧もスピーディーです。

少数精鋭で業務を効率化

社内SNSは小さな作業で最大限の力を発揮できます。

例えば社内に技術力が優れている担当が残り、現場には未熟な技術者が作業しにいった場合、不明点が出ても、チャットやビデオ通話で遠隔で指示を出すことができれば、トラブルシューティングが可能です。

新人がまだ成長途中であったり、中途採用者に業務を任せることが多い中小企業などに役立ちます。

<h2>3.社内SNSを中小企業に導入するデメリット</h2>

社内SNSには以下の3つの大きなデメリットもあります。

  • コストがかかる
  • 社員が使わない
  • SNSで社員が疲れる

詳しく解説します。

コストがかかる

社内SNSには無料版と有料版があります。

しかし、社内SNSを使って本格的に業務効率化を考えているなら、有料版を選択する必要があるでしょう。

なぜなら、無料版の場合、登録できる人数やグループ、ファイル数などに制限があるからです。

社内SNSを使い始めたら途中で乗り換えることは困難な作業となりますので、長期利用を見越して検討する必要があります。

また、長期で利用するからこそ月々かかるコストは慎重に検討したいところです。

ただ安くても高くてもいけません。

まずはトライアル期間の設けられたサービスを利用して、実際に使ってみることで社員の反応を確認しましょう。

さらに利用料金というコスト以外では導入コストがかかります。

社内SNSを社内で利用するために、社員にツールの勉強会を開いたり、導入後に研修をしたりと定着させるため労力がかかります。

お金、時間、教育のコストがかかる点を踏まえつつ導入を検討しましょう。

社員が使わない

社内SNSを導入したものの業務効率があがらない。

なぜだか確認したところ、利用していない社員がいた。

これは良くある失敗談のひとつです。

使える社員だけ使って、使わない社員が出てくることがあります。

これは社内SNS導入前のツールが並走して使用できている場合などにおこります。

この場合、旧ツールは使用不可にしたり、使用していない社員にツールを使う目的と使い方を教えなければ改善されないでしょう。

社内SNSが便利とは言え、使われなければ意味のないコストのかかるツールとなってしまいます。

SNSで社員が疲れる

社内SNSには明確なルール化が必要です。

なぜなら、インターネットに繋がる事ができれば、どんな環境やデバイスでもリアルタイムで情報が確認できてしまうため、24時間いつでも仕事をしてしまうからです。

自分ではプライベートの時間でいても、例えば休日に上司から「明日急ぎで」と言われれば仕事の準備をしてしまったり、「ちょっと確認」と言われれば、すぐ対応してしまうなど、ルールがなければ際限なくやりとりができてしまいます。

結果、変な気を使ってしまいコミュニケーション疲れが生まれるのです。

そのため公私混同してしまわないよう、利用ルールをきちんと策定し、導入前にしっかりと社員に周知し、導入後は徹底しなければなりません。

コミュニケーション疲れから利用しない社員が増えれば、導入の意味が無くなってしまう点に注意しましょう。

社内SNSを中小企業に導入する際のポイント

社内SNSは便利ですが中小企業で利用する場合、導入ポイントがあります。

導入に失敗するパターン

・目的が大きすぎる 

社内SNSでは導入目的が大事ですが、そもそも目的が大きすぎる場合、導入が失敗する原因となりやすいです。

なぜなら目的が大きすぎると社員には社内SNS大きな目的が結びつかず、必要性の認識ができないためです。

社内SNSを業務効率化に結びつけたいなら、社員の身近な社内SNSが効率化に結びつくという点を明確に意識させなければなりません。

そのためには大きな目的よりも、身近な目的を策定し利用していくことが大事なのです。

・他のツールで充分 

社内SNSを導入したもののメールと併用していませんか?

似たようなツールが利用可能な場合、社員は今までの使い方ができる慣れているツールを好んで使いたがる為、いつまでたっても社内SNSは浸透しません。

なぜなら、新しいことを覚える位なら、工程を2.3踏めば同じことができる旧ツールでも良いと思いがちだからです。

この場合、旧ツールを無くしてしまうか、社内SNSの真の利用目的をしっかり社員に教育する必要があります。

社内SNSはコミュニケーションを円滑にする点に目が行きがちですが、それよりも情報が一元管理できたり、情報が時系列に残せる点も大きなメリットですので上手に訴求をしていきましょう。

・情報疲れ 

社内SNSでは円滑なコミュニケーションがとれる反面、情報の多さに社員が情報疲れを起こしてしまう可能性があります。

社内での情報共有のはずがいつの間にかプライベートな情報のやりとりが多くなり、業務に関係のないやりとりで、本来必要な情報を見落としてしまう危険性もあります。

また24時間いつでもやりとりができるため、業務時間外に業務の情報を受け取ってつい確認してしまうなどの問題もあります。

明確な使用ルールを設けて社員を守るようにしましょう。

 ・使いこなせない 

社内SNSを何に使用するか明確に伝えていますか?

機能が多すぎると逆に人は使わなくなります。

例えば社内SNSで社員のプライベートを投稿してコミュニケーションを図る広場など、毎日やるべき業務ではありません。

つまりやらなくていい社内SNSはとことん省いて、使って欲しい機能だけ重点的に使うようにして、使って欲しい機能を使いこなせるよう誘導していく必要があります。

導入に成功するパターン

・導入目的がある 

社内SNS導入には目的設定が重要です。

中小企業で導入する目的としては大きく2つあります。

・コミュニケーション活性化

・情報のスピーディーな共有と伝達

特に情報のスピーディーな伝達は現場作業などがある企業にとっては非常に重要な機能となります。

・社内SNSを使うためのルールがある 

社内SNSを導入するなら、旧ツールをどうするか考える必要があるでしょう。

メールを無くすといっても完全に無くせないのであればきちんとルール化して使う必要があります。

例えば社内では社内SNS、社外企業とのやりとりにはメールなどツール目的と使い方をルール化して、社員に理解してもらうようにしましょう。

・導入前の事前準備をしっかりしている 

社内SNSには導入前の事前準備が必要です。

社内SNSが失敗する理由に『使われないツール』という点があげられますが、なぜ使われないのかを考えると『社員がツールにメリットを感じていない』という点があげられます。

つまり、導入前の事前準備の段階で『今までの業務がより快適に行える』『工程が少なくなり、業務が楽になる』という使い方がわかれば使ってくれるのです。

そのため導入前の事前準備には

  • 目的
  • メリット・デメリット
  • 正しい使い方

これらを社員にしっかりとレクチャーする必要があるのです。

社内SNSを中小企業で導入して業務効率化につなげよう!

中小企業こそ社内SNSの活用で業務効率化のメリットが得られます。

ただし自社において何を効率化して業績をアップさせたいのかを明確にしなければ、無目的な社内SNS導入になってしまいます。

まずは目的をしっかり持ち、自社のイメージにあう社内SNS導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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