社内SNSとは?メリットと、失敗事例からみる導入のポイント

2021/03/15

社内SNSの導入を検討している方へ

「社内の風通しを良くしたい」
「もっと快適にデータを送受信できるようにしたい」
そう考えている方も多いのではないでしょうか。
「メールよりも気軽にメッセージが送信でき、データアップロードも簡単」
と言われているのが、社内SNSです。
社員同士のコミュニケーションが活発になり、テレワークにも効果的と考えている企業も。
そこで今回は、社内SNSについてご紹介します。
・メリット
・機能
・運用のポイント
も併せてご紹介しますので、社内SNSの導入を検討している方はぜひチェックしてみてください。

社内SNSとは

コミュニケーションを促進する社内SNS

「社内SNS」とは、その名の通り企業内や職場で使われるSNSのことを指します。

社内SNSの種類にもよりますが、LINEやFace bookのように
・メッセージの送受信
・タイムラインへの投稿
・データのアップロード
などができます。

「気軽にコミュニケーションをとられる」
「データを効率的に送付できる」
というメリットに着目し、導入を検討する企業も増えているそうです。

また、
・離職率の低下
・業務の効率化
への効果も期待されています。

社員が離職する理由の一つとして、人間関係が挙げられることが多いです。
社内SNSを使って職場の人間関係が改善されれば、退職率も下がるでしょう。

なお、先ほども述べた通り、社内SNSにはデータをアップロードする機能がついています。
「そのデータを見られるのはこのメンバーだけ」
と、簡単にグルーピングすることも可能です。
また、これまでにアップロードしたデータの中で、あるワードに関連するものだけをピックアップすることもできます。
こうした機能を使うことで、データ共有や管理の効率はアップするでしょう。

そのため、
・離職率を下げたい
・データ共有を効率的に行いたい
という企業にも、社内SNSはおすすめのITツールです。

社内SNSの具体的な機能

社内SNSの主な機能は以下の通りです。

・チャット機能
・アップロード機能
・グループ機能

チャットでは、メールのように冒頭の挨拶は必要なく、気軽にメッセージを送り合うことができます。
絵文字やスタンプを使えば、メールよりも短時間で相手にリアクションできるでしょう。

アップロード機能もついているため、データの送付も簡単です。
社内や部署全体だけでなく、
「○○のプロジェクトメンバーだけ閲覧可能」
「Aさんは編集可能、BさんとCさんは閲覧可能」
など、グループ分けしてアップロードすることもできます。

こうした社内SNSのグループ機能を使えば、
・○○を学びたい人だけが参加できるチャットグループ
・日報をアップロードするチャットグループ
も作成可能です。
これにより、社員のスキルアップや、マネジメント面でもポジティブな効果が見込めるでしょう。

社内SNSのメリット

円滑なコミュニケーション

チャット機能を使えば気軽にメッセージを送信できます。
「いいねボタン」などで気軽にリアクションできるのもメリットの一つ。
メールのような冒頭の挨拶は必要ないため、気軽にコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。

業務に関する事柄のほか、趣味やプライベートに関する内容を社内SNSに投稿可としている企業もあります。
「社員の新たな一面を知られた」
「趣味から新しいプロジェクトに繋がった」
などの声が挙がることも。

特に
・社内のコミュニケーションを円滑にしたい
・クリエイティブなアイディアができる環境を作りたい
と感じている企業であれば、こうしたチャット機能を取り入れるのは効果的かもしれません。

情報共有を効率化

社内SNSにはアップロード機能が付いています。
データを送信するのは、一般のメール機能でもできますが、社内SNSの便利な点は「グループ化が容易」ということです。

「この部署のAさん、Bさん、Cさんだけにチェックしてもらいたい」
なども簡単に設定できます。
それぞれの相手にメールを送る必要がなくなり、業務の効率化にもつながります。

また、
「ダウンロードしてデータをチェックした人はいいねボタンを押して下さい」
とチャットを送っておくことで、データ確認する人もわざわざ「データ確認いたしました」などのメールを送らなくて済むでしょう。

このように、社内SNSは業務の効率化にも効果的です。
ただし、グループウェアに比べると機能が少ないと感じる場合もあるでしょう。
・スケジュール管理
・タスク管理
といった、より業務の効率化に特化した機能が必要な場合は、「グループウェア」を検討してみることをおすすめします。

仕事のモチベーションアップ

人は社会的な動物のため、
「誰かの役に立っていると感じると幸福度が増す」
と言われています。
その性質を生かした社内SNSの使い方が、「サンキューレター」です。
サンキューレターを送り合うことで、仕事のモチベーションアップの効果が期待できます。

「サンキューレター」は、簡単に説明すると
・ありがとうと感じたこと
・すごいと感じたこと
をチャットで共有する仕組みのことです。

「○○さんの資料読みやすかったです」
「○○のとき助けてくれてありがとうございました」
と、感謝したい点を社内SNSを使って伝えていきます。

人前で怒られるのは心が折れてしまいますが、褒められたり、ありがとうと伝えられるのは、心が温まると感じる方も多いでしょう。
「自分の頑張りを見てくれている人がいる」
「自分もこの会社の役に立っている」
社員がそう実感できることで、仕事に対するモチベーションもアップしていくでしょう。
それにより、業務の生産性アップや、離職率の低下なども期待できます。

社内SNSで失敗するケースも…

社内SNS疲れ

社内SNSは失敗するケースもあります。
最近では「社内SNS疲れ」という言葉もメディアに出るようになりました。
「導入にコストをかけた分、頻繁に活用して欲しい」
という心情もわかりますが、社員の負担になっては、導入目的から逸れてしまいます。

そのため、事前に使用頻度や運用のルールを定めておくことが大切です。

浸透せずに放置

普段パソコンやスマートフォンをあまり使わない社員にとっては、社内SNSは気が重いものになりがちです。
「使い方がわからず、導入したものの放置されている」
これも、社内SNS失敗事例としてよく起こるものです。
せっかく時間や導入コストをかけたのに、こうなってしまっては勿体無いですよね。

予防策として、
・担当者を置く
・レクチャー時間をとる
ことを推奨します。

社内SNSで失敗しないために

社内SNSは無料のものもありますが、有料のサービスもあります。
かかったコストに見合った効果が出るよう、
・担当者を配置する
・運用に関する研修を開催する
など、社内に浸透させるための施策をとることを推奨します。
続いて、次節で運用のポイントをご紹介します。

運用のポイント

目的を明らかにする

社内SNSを導入する前に、目的を明らかにしましょう。
目的が具体的になることで、不要な機能やオプションを追加せずに済むため、コスト削減にも役立ちます。
・ファイルの受け渡しを効率的に行いたい
・社員どうしのコミュニケーションを円滑にしたい
など、まずは目的を書き出してみましょう。
その後、
「そのためにはどんな機能が必要か」
「予算はいくらか」
「効果測定をどのように行うか」
を検討し、ツールの選定に進みます。

責任者が積極的に使う

社内SNSの導入失敗ケースとしてよく挙がるのが「社内に広まらなかった」というもの。
これを解消するためには、責任者の配置が有効です。
・責任者が積極的に社内SNSを使う
・使い方の質問は責任者にチャットで送る
などと事前に決めておくことで、社内SNSの使用を社員に促すことができるでしょう。
責任者(担当者)には前もって使い方や運用に関する研修時間を確保してもらうことを推奨します。

運用のルールを決めておく

「社内SNS疲れ」を予防するためにも、運用ルールを決めておくことが大切です。
・○時以降は返信しなくて良い
・「データチェックしました」は絵文字だけでリアクションして良い
など、社員の負担にならないようなルール選定が望ましいです。
ただし、日ごとにルールが変わってしまうようであれば、混乱してしまいます。
そうならないためにも、まずは小規模なメンバーで社内SNSを運用し、具体的にどのようなルールが必要か確認しながら進めることをおすすめします。

社内SNSで職場の風通しを良好に

今回は、社内SNSについて
・メリット
・機能
・運用のポイント
をご紹介しました。

・コミュニケーションが円滑にとられる
・データ共有が簡単
・業務のモチベーションアップ
が期待できるメリットです。

ただし、中には社内SNS疲れで導入に失敗するケースも。
そうならないためにも、
・社内SNSの目的を具体化する
・責任者を配置する
・運用ルールを決める
ことが大切です。

社員含め、企業全体で「社内SNSを導入して良かった。仕事がしやすくなった」と思えるよう、上記に注目して導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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