社内SNSが効果あり!業務効率化目的で導入する時の大切なルールとは?

2021/01/14

IT化の進んだ現代ではSNSが必須です。SNSはプライベートだけに留まらずビジネスの場でも既に多くの場面で活用されており、特に企業で利用される社内SNSは業務効率化のポイントになっています。

しかし今まで紙媒体やメールなどでやりとりしていた情報を社内SNSに置き換えた場合、本当に業務効率化の効果があるのかどうかわからず、導入を迷ってしまうのではないでしょうか?

この記事では社内SNSを導入するとどのような効果があるのか、また、ポイントなどを詳しく解説しています。社内SNSの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

社内SNSとは

社内SNSとは企業内でコミュニケーションを取るために役立つツールです。

広い範囲でコミュニケーションをとることができるので、自分が所属するグループだけでなく、部署や会社を越えたやりとりを行う場合や、会社全体に対する周知を掲示する場合にも活躍します。

もちろんメールや電話でのやりとりも可能ですが、社内SNSでは相手の状況をふまえなくても気軽に発信することができ、スピーディーに情報交換を行うことができます。

ただし気軽にやりとりができるメリットはデメリットにもなりますので、何を目的として社内SNSを導入するか明確にしておくことが重要です。

社内SNSが業務効率化に役立つ理由

社内SNSでは会社全体で気軽にコミュニケーションが取れるので、情報がスピーディーかつ正確に交換できます。

目指す方向や足並みをそろえることができるので、社員はトップや組織・部署の意志を把握しつつ、自分の行うべき業務を進めることができ、業務効率化が期待できます。

社内SNSを導入した場合の導入効果

社内SNSはコミュニケーションをとるためのツールですが、ただ無目的にツールを利用してしまっては業務効率化に効果はありません。

しかし明確な目的をもって運用すれば望む成果につなげやすくなります。
まずは社内SNSを導入した場合の効果をおさえておきましょう。

業務全体がスピードアップする

円滑なコミュニケーションがとれるということは情報の流れが早いということです。

つまり必要な情報はすぐ確認することができるため、業務を効率よく進めることができるのです。

例えば社内SNSにはタイムライン機能を持つツールがあります。

タイムライン機能とは更新のあった状況をシステムで自動的に表示する機能で、業務にあたる担当者が「〇〇しました」とわざわざ各担当者へ報告しなくとも、業務の状況を投稿するだけで業務の進捗具合がわかります。

つまりコミュニケーションの負担をかけることなくスピーディーに情報共有が行えるのです。

スケジュール調整や把握が簡単

メンバーを限定したグループでタスクを進める場合、情報共有は勿論、スケジュールの調整も非常に簡単です。

例えばグループを作りタスクをスタートさせれば同じフロアや場所にいなくとも業務の進捗状況や不明点をグループの中で双方向に連絡を取り合い確認することができます。

結果、何かトラブルが起こったり、ミスや進捗の遅れなども瞬時に把握することができるため、グループ内でフォローしたりスケジュール調整を柔軟に行うことも簡単です。

社内のコミュニケーションが活性化する

社内のコミュニケーションが増えれば、スピーディーに正確な情報把握ができるだけでなく、

コミュニケーションが活性化します。

なぜなら担当者が業務報告をすれば、即時にプッシュ通知や画面表示で共有されるので、質問や指示にも瞬時に対応しやすいからです。

また、社内では部署間、組織間、拠点間の壁を越えて直接やりとりすることができるため、社員同士のコミュニケーションを深めることができます。

ただしルールがないと情報が大量に流れてしまいコミュニケーション過多となりやすいため、個々の対応が増えるような使い方には注意が必要です。

社内SNSを導入する時のルール

社内SNSを導入する場合、重要なのは『目的をはっきりさせてどのように運用するか』という点です。

やみくもに便利そうだからという理由で導入してしまうと誰も使わない社内SNSとなり、せっかくかけた導入コストも無駄になってしまいます。

ここでは社内SNSを導入する場合におさえておきたいルールを紹介していきます。

必ず社内SNS運用ルールを決める

社内SNSは手軽に情報のやり取りができる反面、仕事とプライベートの切り分けが難しいというデメリットがあります。

社内SNSを使うための運用ルールがないと

・仕事をとにかく先に進めようとして24時間いつでもツールを使用してしまう

・チャットをいつでも使う事ができるため不要な雑談が増えてしまう

・テキストのやりとりでは言葉のニュアンスが伝わりづらく、上司から部下への指示のつもりが叱責と誤解されてしまう

上記のような事態を招きかねません。

そのため必ず仕事とプライベートを切り分けるための運用ルールづくりが必要となるのです。

小さく始めて学習する

どのようなツールでも新しくツールを導入するときには教育と学習、そして検証が必要です。

なおツールには使う人との相性もあるので、いきなり会社全体でツールを使い始めてしまうと、使えない人はどんどん使えないままで放置されてしまいます。

結果、ツールを頻繁に使う人と使えない人がうまれてしまうのです。

この対処をするには小さくスタートさせることが大切です。

まず社内SNSを管理するグループを作り、小さな規模で使い心地が良いかどうかを検証します。その上で一定の期間を設けて問題点を洗い出し、改善しながら、大枠のルールや仕組みを作ります。

そして正式に運用をスタートさせると良いでしょう。

導入を急ぐあまりこの点を怠ると、導入したものの誰も使わない不要なツールとなってしまい、導入コストと時間がかかっただけの無駄なツールになってしまうでしょう。

直感的に操作できるツールを選ぶ

マニュアルを見なくても直感的に操作できるようなツールを選ぶと良いでしょう。

なぜならITに不慣れな人は使う前から、今まで通りの手順の方が慣れていて簡単だと思いがちだからです。

全員が使うツールになるためには、まず、一目見て『このツールなら使えそうだ』と思えるツールであることが重要です。

なお、シンプルな設計であれば誰でも使いやすいので、まずは使う機能を絞り、メールや電話などの面倒な作業を社内SNSに置き換えると効果がでやすいでしょう。

使ってみて簡単だとわかれば利用が促進されるので、全員が使えるようになったときタスク管理機能などもプラスできれば作業の効率化が図れます。

結果として会社全体の生産性アップにつなげることができるのです。

社内SNSの導入は業務効率化に効果的!目的を明確にして導入しよう

社内SNSは業務効率化には効果的です。

しかし目的やルールを定めず運用してしまえば効率化どころか、逆に社内の課題を増やしてしまう結果になりかねません。

なぜなら社内SNSはコミュニケーションを起点とするツールであり、多くのコミュニケーションがとれる反面、作業を増やす恐れがあるからです。

まずはコミュニケーションを活性化させる前に、社内で利用する目的を明確にするところから始めていきましょう。

そのうえで社内SNSの導入を目指してみてはいかがでしょうか?

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