中小企業が業務効率化する方法とは?解決すべき課題やツールを紹介

2021/08/31

「中小機構」によると、全日本企業のうち実に99%以上が中小企業です。日本の労働力を大きく支えている中小企業ですが、大企業と比べると労働生産性は低い傾向があります。こうした状況が続く中で、多くの中小企業でも「業務効率化」の重要性が叫ばれるようになりました。

しかし、業務効率化の取り組み方が分からなかったり、取り組んでもあまり効果が得られなかったりする中小企業も多いのではないでしょうか。中小企業が業務効率化を実現するためには、解決すべき課題や有用なツールについて把握するべきです。

そこで本記事では、中小企業が業務効率化する方法をご紹介します。業務の無駄にお悩みの中小企業の方は、ぜひお読みください。

業務効率化の実現に向けて、中小企業が解決すべき3課題

中小企業が業務効率化を実現する上で、3つの課題を解決する必要があります。まずは、それらの課題について順番にご解説します。

課題1:十分な人材確保・効率的な人材配置

日本の労働人口は減少を続けており、人海戦術により労働力をカバーすることが難しくなりつつあります。これは、中小企業も例外ではありません。

それどころか、現代の日本では大企業を目指す傾向が強く、中小企業はさらに人材の確保が難しくなるでしょう。実際のところ「マイナビ 2021年卒大学生就職意識調査」によると、2021年卒の大学生における「大手企業志向」の割合は55.1%で、過去最高でした。

人材が不足すると1人当たりの仕事量は増大しやすく、どうしても無理のある作業分担になりがちです。結果としてミスが発生しやすくなり、業務効率低下につながります。中小企業が業務効率化するためには十分な人材確保や、効率的な人材配置をいかにして行うかが重要です。

課題2:柔軟な働き方への対応

2020年以降はコロナウイルスの影響で、オフィスワークに対してのリスクが認識されるようになりました。また、働き方改革によるリモートワーク推奨の流れもあり、柔軟な働き方の実現が日本企業にとっての重要課題となっています。

リモートワークだと通勤時間が発生しない分まとまった業務時間を確保しやすくなり、業務効率化につながります。それに加えて勤務場所や勤務時間の制約もなくなり、社員の負担を軽減できるメリットも。オフィスワークをリモート化するための環境を整えることも、中小企業にとって重要課題です。

課題3:IT環境の拡充

リモートワークが推奨されているものの、実際にはオフィスワークを続けている中小企業が多いですよね。もちろん職種による難易度の差もありますが、
最大の要因はリモート化に必要なITリソースが不十分であることでしょう。

実際のところ、中小企業庁が発行した「事務局説明資料」によると、中小企業の「IT装備率」は大企業の5%未満です。IT装備率が低いということは、1人ひとりの社員に十分なITリソースが行き渡らないことを意味します。

もちろん大企業と比べれば、中小企業がITリソースに投資できる予算は限られるでしょう。しかし、ITツールをはじめとしたITリソースを活用することこそが、業務効率化への一番の近道です。ITツールなどの重要性を全社的に周知し、適切なものを取り入れていくことが中小企業にも求められます。

中小企業が業務効率化するベストな方法は「グループウェア」

中小企業にとってベストな業務効率化の方法は、「グループウェア」を導入することです。グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、多くの大企業も導入しています。

グループウェアには多彩な機能が存在し、企業の規模を問わず幅広いビジネスシーンで業務効率化が可能です。ここでは、中小企業がグループウェアを導入することのメリットを3つご紹介します。中小企業におすすめのグループウェアについては、次の記事も併せて参考にしてください。

グループウェアは中小企業こそおすすめ!導入のメリットやデメリットとは

メリット1:個人・チーム問わず業務の無駄を減らせる

グループウェアだと、個人としての管理業務に加えて、チームメンバー間での情報共有も効率化できます。たとえば、「カレンダー機能」はスケジュール管理・共有に特化したインタフェースで、社員各自がスケジュールを短時間で更新可能です。また、チームメンバーのスケジュールもカレンダー形式でまとめて把握でき、無駄な確認作業が要りません。

カレンダー機能はほんの一例で、他にもさまざまなシーンで役立つ機能があります。グループウェアだけで多くの業務をカバーでき、業務効率化に大きくつながるでしょう。グループウェアでできることを全て知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

メリット2:オフィスワークでなくても利用できる

多くのグループウェアはインターネットを経由して、Web上のクラウドサーバーで情報管理します。そのため社内ネットワークに依存することがなく、場所を問わずWebブラウザを通して利用可能です。リモートワークはもちろん、出張などの外出時でもスマートフォンから使えます。

タイムカードや報告書、申請書もグループウェアの機能で全てペーパーレス化でき、リモートワークに移行しやすくなるでしょう。リモートワークを積極的に取り入れることで通勤時間が不要となり、時間を効率的に使えるのは嬉しいポイントですよね。

メリット3:短期間・低コストで導入できる

前述のように、多くのグループウェアはクラウドサーバーを利用するので、社内サーバーを構築する必要がありません。初期費用がかからないことに加えて、大きな労力を費やすことなくスピード導入できるのも魅力です。もちろん社内サーバーの運用・保守コストも発生しません。

またグループウェアは、利用する機能を任意に選択できます。選択した機能の分だけしか月額の利用コストが発生しないため、最小限のコストで利用可能です。たとえばグループウェア「アイポ」は、1機能・1ユーザーあたり月額100~200円と低コストで利用できるため、中小企業の予算を圧迫しません。

グループウェアで、中小企業の業務効率化を実現しましょう!

今回は中小企業が業務効率化に向けて解決すべき課題や、業務効率化の方法としておすすめのグループウェアをご紹介しました。

中小企業が今後生き残るためには、業務効率化により企業の利益拡大につなげることが大切です。しかし中小企業は予算や人材確保の面で、大企業と比べると不利な部分は否めません。その一方で、大企業のような組織の複雑さがない分、意思決定を比較的早くしやすいメリットもあります。

中小企業の業務効率化には、グループウェアを始めとしたITツールの活用がベストな方法です。中小企業の経営者・管理職の方はぜひ、グループウェアの導入という意思決定を行ってみてはいかがでしょうか。

グループウェア「アイポ」

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