中小企業においてチームワークを強化することは、業務効率化や生産性を向上させるために欠かせないものです。しかし、具体的にどんな方法でチームワークを強化すればいいのか分からない人もいるのではないでしょうか。
そんな時に導入したいのが、ビジネスチャットです。ビジネスコミュニケーションは業務効率化や生産性向上にとても大きな力を発揮してくれるものなので、是非とも導入することをお勧めします。
それでは、中小企業におけるチームワーク強化の要となるビジネスチャットについてご説明しましょう。
目次
ビジネスチャットは生産性を向上させる重要なコミュニケーションツール
ビジネスチャットとはビジネスシーンで使用することを想定した機能を搭載したチャットツールであり、ビジネスコミュニケーションを円滑に行うのに欠かせないツールです。
わざわざビジネスチャットでなくても一般的なチャットツールでもいいと思う人もいるかもしれませんが、それだと仕事とプライベートを混同することによってセキュリティに問題が発生する可能性があります。
重要な仕事の機密情報が漏洩する可能性があることを考えると、ビジネスに特化したチャットを導入した方が安心して業務を進めることができます。
ビジネスチャットにはどんな機能がある？
ビジネスチャットを導入することにより、以下の機能を活用することができます。
チャット機能
基本となるチャット機能によって、同じ職場の社員とリアルタイムでコミュニケーションが取れるようになります。業務効率化を実現させるために絶対に欠かせない機能なので、基本はこの機能を使うことになるでしょう。
グループ作成機能
こちらは必要に応じてグループを作成することにより、グループに参加した人たちで情報共有がスムーズにできるようになります。このグループは部門別やプロジェクト別など様々な活用法があるため、議事録を作成する際にも利用できるでしょう。
音声通話とビデオ通話機能
ビジネスチャットは音声通話機能とビデオ通話機能が利用できるため、チーム内で音声通話会議やビデを通話による打ち合わせや会議がスムーズにできます。社外の取引先ともやり取りができるだけでなく、現地に移動する必要性がありません。
移動時間を業務に充てられるため、業務効率化に欠かせない機能だと言えるでしょう。
ファイル共有機能
パワーポイントやWord、エクセルといった様々なファイルを社内ユーザーの間で共有できるため、お互いが持つ情報の齟齬が発生しなくなります。
スケジュール・タスク管理機能
スケジュールやタスクを管理することにより、進捗状況がいつでも可視化されているので業務効率化に繋がります。今どこまで業務が進んでいるかが分かれば、次に何をすればいいのかが分かるのは大きなメリットです。
中小企業がビジネスチャットを導入するメリット
中小企業においてビジネスチャットを導入するメリットは多くあります。いずれも業務効率化を図るのに欠かせないメリットばかりなので、ビジネスチャットを導入することでスムーズに業務を進めることができるでしょう。
それでは、中小企業がビジネスチャットを導入するメリットについてご説明しましょう。
情報共有の迅速化
ビジネスチャットを導入する最大のメリットは、何と言っても情報共有が迅速に行えるようになることです。
ビジネスチャットを導入する前はメールでやり取りするケースが主流だった中小企業も多いかもしれませんが、メールだと返信が来るまで待たなければならず、スピード感のあるやり取りが難しいです。
しかも複数人でやり取りするのが難しいため、情報共有がやりにくいという欠点があります。しかし、ビジネスチャットはそれらの欠点を全て克服しているので、リアルタイムで複数人のユーザーとスムーズな情報共有が可能です。
メールよりもより手軽にやり取りができる他、外出先からでもリモートワーク中でも関係なく情報共有ができるため、より効率化された業務を遂行することができます。
ビジネスの業務効率の向上
ビジネスチャットは全てのビジネスの業務効率を向上させてくれます。ビジネスチャット内で行われるチーム内でのやり取りはもちろん、スケジュールやタスク機能、ファイルの共有、音声やビデオ通話による会議などができるため、ビジネスチャットだけでも業務効率を向上させるのに申し分ない機能ばかりです。
様々な機能を使いこなすことができれば、外出先やリモートワーク中でも音声通話やビデオ通話による会議で細かな情報を共有することができます。
スケジュールやタスク機能を活用すれば現在の進捗状況が確認できるので無駄なく業務を遂行することができますし、ファイルを共有することで修正点や改善点など、細かな調整も短時間でできるなど様々なメリットが数多くあります。
高機能のセキュリティ対策
ビジネスチャットは高機能のセキュリティ対策ができるのも大きなメリットです。
社内ユーザーでビジネスチャットを活用する時に一番に気になるのは、外部に漏らしてはいけない機密情報が外部に漏れてしまうのではないかという点です。機密情報が外部に漏れてしまえば企業は大損害を負い、信用を失くして倒産する可能性があるでしょう。
しかし、ビジネスチャットを活用する上で機密情報が漏れることはまずありません。プライベートとビジネスを混同させて利用している一般的なチャットツールであればうっかり機密情報が漏れてしまう可能性がありますが、ビジネスチャットは高機能のセキュリティ対策が既に搭載されているので問題なく活用できます。
ユーザーによる一元管理や不正アクセスの防止、監視機能、データを暗号化させる機能など、様々なセキュリティ対策ができるので安心です。
場所を限定されることがない
ビジネスチャットはパソコンやスマホ、タブレットなどがあれば場所を選ばずにいつでもどこでも何度でも社内ユーザーとやり取りできます。社内ユーザーとスムーズに情報を共有するためには、すぐにビジネスチャットにアクセスできる環境が必要不可欠です。
ビジネスチャットは基本的にどんな媒体でもアクセスできるようになっているため、場所を選ぶことなく業務ができます。これにより、業務効率化はもちろん生産性を向上させることもできるのが大きなメリットです。
過去の履歴をチェックしやすい
ビジネスチャットは過去にやり取りした履歴も簡単にチェックできます。過去の履歴を確認することで時系列順に資料をまとめることもできますし、情報管理の面としてもすぐにまとめられるので手間がかかりません。
中小企業でビジネスチャットを導入すればチームワーク力が高まる！
中小企業でビジネスチャットを導入することにより、チームワーク力が高まることで業務効率化や生産性を向上させることができます。メールや一般的なチャットツールを活用するよりも、ビジネスチャットを導入した方がスムーズに業務を進められるでしょう。
中小企業でもっと業務効率化を図りたいなら、是非ともビジネスチャットを導入してみてはいかがでしょうか。
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