こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
運送業はドライバーが全国各地に移動することもあり、情報共有の重要性が高いです。情報共有を疎かにしてしまうと、コストの増大やトラブルの長期化につながってしまうこともあるでしょう。
この記事では、運送業の情報共有の課題やその解決を紹介します。 この記事を読んで情報共有の重要性が高い理由を知ることで、ITツール導入などの施策立案に役立つでしょう。
目次
運送業で情報共有が重要な5つの理由
ここでは運送業において情報共有が重要な理由を紹介します。 運送業はドライバーが全国各地に移動することもあり、情報共有の課題はたくさんあります。その課題と課題に対する解決策を見ていきましょう。
連絡ミスや見落としがクレームにつながる
連絡ミスや見落としによって、業務が遅れてクレームに発展するケースがあります。 なぜなら口頭での連絡や紙媒体での情報共有は、伝達スピードや正確性に課題があるためです。 例えば予定の時間になってもお客様に荷物が届いていない場合は、早急に状況を確認しお客様へ報告しなければなりません。
メールだけではなくWebアプリやビジネスチャットなどのITツールを活用し、正確にすばやく連絡できるようにすることで、連絡ミスや見落としで業務が遅れるリスクを減らせるでしょう。 正確な情報がすばやく伝わらなければ、顧客満足度の低下やクレームにつながるリスクがあり、企業同士の信頼関係が低下する原因にもなります。
業務の引継ぎが正確にできず無駄なコストが増える
業務の引継ぎが正確かつスムーズにできずに、無駄なコストが増えるという課題があります。 運送業の運転手は全国各地へ移動しますし、シフト勤務での業務になるため、情報共有は非常に大切です。
作業ミスの再発や対応スピードの低下を防ぐためにも、社内の情報共有をスムーズにするべきでしょう。 例えば簡単に情報共有ができるナレッジマネジメントツールを有効活用することで、業務引継ぎを円滑に進められます。
職場内での交流の機会が少なく、密なコミュニケーションが難しい
現場に散在する課題を解決するためには、職場内で積極的に情報共有して協力する体制を構築する必要があります。 しかし運送業のドライバーは各地に移動するため、他の業種と比べて職場内で情報共有や交流する機会が少ないでしょう。
そこで例えばグループウェアの掲示板機能や社内SNSを活用することで、自然に社員同士の情報共有やコミュニケーションの機会が増え、良好な関係を構築できます。
プライベートでも使うツールは情報漏洩のリスクがある
プライベートでも使うメールやチャットツールで情報共有をした場合、個人情報や機密情報が漏洩するリスクが発生します。 万が一個人情報や機密情報を漏洩してしまった場合は、企業は社会的信用を失い、お客様との関係性にも悪影響が発生するでしょう。
業務の情報共有をする場合は、プライベートで使用しているツールとは別に、企業で契約しているビジネスに特化したメールやチャットツールを利用することで、情報漏洩のリスクを低減できます。
トラブル発生時に即座に状況把握が必要
運送業務では突発的にアクシデントが起こる可能性があります。人的ミスであれば防ぐための対策はあるかもしれませんが、天候の変化や突然の事故などのアクシデントは事前に防ぐことは困難です。 しかし時間通りに輸送ができなければお客様からの信用を失ってしまい、会社の評判低下を招くリスクがあります。
そのためアクシデントが発生した場合に、いかにすばやく自社の社員と連携してトラブル対応できるかが重要です。 トラブル対応は初動がとても重要で、早く対処するほどアクシデントを円滑に処理できます。日頃から迅速かつ正確な情報伝達ができていることが求められます。
もちろん電話やメールで情報共有することでトラブル自体の状況報告は可能です。しかしそのトラブルをフォローしたりカバリーするための、他の多くのドライバーの状況を即座に把握するのは難しいでしょう。
そこでITツールを活用し、各ドライバーの「スケジュール」や「運送状況」を一元管理し、即座に確認できる環境を構築することで、迅速にトラブルのリカバリーが可能です。 本部の管理側がドライバー全員のスケジュールや運送状況を把握できていれば、トラブル発生時でも迅速なフォローができ、トラブルの影響を最小化できます。
運送業で求められる情報共有の4つの例
運送業では全国に効率良く荷物を運送するために、全国各地に支店や営業所を設置し多くの社員を抱えてる企業が多くあります。しかし、拠点や社員が多いほど情報共有は難しくなります。 ここでは多くの拠点や社員間で求められる運送業の情報共有の例を紹介しましょう。
シフトと勤怠管理
荷物の納品日時によってドライバーの就業時間はさまざまです。しかし、全国各地に移動するドライバーのシフトや勤怠時間はしっかり管理する必要があります。 ITツールを活用することでシフトや就業時間を効率的に一元管理できるため、手作業で台帳と突き合わせなくても効率的に管理ができるでしょう。
日本において労働人口は減少傾向にありますが、本部の管理側の社員数が減った場合でも、少ない工数でシフト管理ができます。
配送管理
運送業では効率よく荷物を届けるために、事前に担当者をアサインし、配送ルートを決めて配送しているはずです。 どの担当者が、いつ、何の荷物を、どのルートで届けるかという配送情報は重要ですが、情報量が多いため記録や管理には手間と工数がかかります。
ITツールを活用すれば手作業でこれらを記録・管理する手間を削減でき、システムからすぐに必要なデータを取り出せるでしょう。 急な変更対応や荷物の延着予測がすぐにできるため、迅速かつ正確な判断につながります。
日報管理
ドライバーの作業報告は必須ですが、電話やメール、手書きなどで報告をしているケースも多いのではないでしょうか。 そのような場合は日報を作成する側が非効率なだけではなく、日報を読む側や管理する側も非効です。
ITツールを活用することで簡単な操作で効率的に日報や作業報告書の作成ができるで、ドライバーは効率的に報告ができ、管理者側も効率的に作業状況が把握できるでしょう。
文書管理機能
ドライバーの業務は荷物を運ぶだけではなく、さまざまな付帯業務も存在します。例えば交通費の清算や各種申請書類の提出など、運送以外の業務もたくさんあるでしょう。 ITツールを活用すれば各種申請書の最新フォーマットが簡単にダウンロードができたり、クラウド上で簡単に交通費精算ができたりします。
管理者側も紙の書類を手作業で管理するのではなく、電子データで一元管理できるので、作業工数を削減できるでしょう。
まとめ｜運送業の情報共有もITツールを活用して業務効率化
この記事では、運送業における情報共有に関する課題やITツールでの解決策を紹介しました。 ITツールによって情報共有をスムーズにできれば、結果的に企業全体のコスト削減や生産性向上にもつながります。
電話やメールでも十分情報共有ができるとは考えず、業務を効率化するためにITツールの導入を検討しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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