運送業の情報共有にはグループウェアがおすすめ!情報共有の重要性も解説

2022/03/18

運送業は、顧客の要望や道路状況の変動に対応するため、情報共有が重要な業界です。ドライバーと管理者側で、リアルタイムでの情報共有をするにはITツールの導入は欠かせません。運送業におけるITツールとしておすすめできるのが、グループウェアです。

本記事では、運送業で情報共有が重要視される業務と、その対策となるグループウェア導入による効果について解説していきます。

運送業で情報共有や業務効率化に悩んでいる経営者や管理職の方の参考になれば幸いです。

運送業で情報共有が重要視される業務

運送業には情報共有が重要視される業務があります。その中でも、ドライバーの業務に大きな影響を及ぼすシフトや配送ルートの情報は、リアルタイムでの情報共有が求められています。 この章では、運送業における情報共有の重要性が高い業務について解説していきます。

シフト管理

運送業界には基本的に定時や定休日が存在しません。そのため、日勤や夜勤など不規則な勤務体系になるのが一般的です。不規則な勤務体系の管理において、シフト管理業務は重要なものとなっています。 シフト管理業務は管理者側が把握していれば良いわけではなく、ドライバーへの連絡も必要です。

遠隔での情報共有が必要になるため、インターネットを利用したITツールの利用が主流となっています。

配送ルート管理

運送業では配送ルートの情報共有が、業務の質に大きく影響します。渋滞情報や配達情報をドライバーと管理側で共有することで、スムーズな配送ができるだけでなく、ドライバーの負担軽減にもつながります。

また、配送ルートの情報を蓄積することも大切です。配送ルートの情報を蓄積することで、ドライバーの担当が代わった場合でも、スムーズに配送できます。たしかにGoogleマップをはじめとした無料のナビシステムでも渋滞情報や配送ルートは把握できるかもしれません。

しかし、トラックが入りにくい道に案内されてしまうケースもあるため、自社独自のルート管理をしておく必要があります。そのためにも、配送ルートや情報を蓄積できるツールが求められているというわけです。

日報管理

個人での行動が基本となるドライバーの状況把握のためには、日報は欠かせないものです。ドライバーにとって日報の提出はルーティン業務ということになります。しかし、運転中に日報を提出することはできません。日報の作成や提出は、駐車したときにすることになります。

限られた時間内で日報を作成し、提出するためにも、書きやすくて提出しやすいツールが求められています。

グループウェアで情報共有を効率的に

シフト管理や配送ルート、日報の情報共有にはグループウェアがおすすめです。グループウェアはチャット機能のほかにも、スケジュールやファイル管理機能が搭載されたものがあります。 スケジュール機能はシフト管理に使うことができます。

ファイル管理機能は日報管理や配達ルートの状況蓄積に使うことが可能です。チャット機能は配達ルートの情報共有にも効果的です。 一見、運送業には縁がなさそうなグループウェアも、上手く使うことで運送業の業務をサポートするツールとして使えます。

グループウェアを導入した場合の効果

運送業でグループウェアを導入した場合、その効果はリアルタイムで情報共有できるだけではありません。グループウェアを使うことは、リアルタイムで情報共有できるだけでなく、管理業務の効率化やセキュリティ対策にもなるのです。

この章では、グループウェアを導入した場合の効果について解説していきます。

リアルタイムでの情報共有

リアルタイムでのコミュニケーションが取りやすくなることは大きなメリットになります。事故や事件、災害など、運送にはアクシデントがつきものです。しかし、運送業の役割は期日までに指定された場所に荷物を送り届けることです。

そのため、発生したアクシデントに対し、いかに迅速に対応するかで仕事の質が決まります。 グループウェアにはチャット機能があります。チャット機能はLINEのように手軽なやりとりができるため、スピーディーな情報共有に役立ちます。

アクシデントに対し迅速に対応するためには、早くて正確な情報が必要です。グループウェアのチャット機能を利用することで、アクシデントが発生した場合に、スピーディーに対応できるというわけです。

管理業務の効率化

グループウェアを導入することで、管理業務の効率化にもつながります。グループウェアにはスケジュール機能やファイル管理機能があります。 スケジュール機能はドライバーと管理側の双方から予定が確認できるため、シフト管理に有効な機能です。

急な変更があった場合も、すぐに伝達できるところもメリットと言えます。 また、ワークフロー機能が搭載されたグループウェアであれば、有給届をはじめとした申請手続きをグループウェア内で行うことも可能です。

グループウェアでさまざまな申請手続きができることで、ドライバーが申請手続きのためだけに事務所に行く必要がなくなります。

管理側も申請書類を受け取る時間を取られないため、業務効率も上がります。結果的に働きやすい環境の構築にもつながるというわけです。

セキュリティ対策

グループウェアの導入はセキュリティ対策にも効果があります。運送業は個人情報を取り扱うことが多く、セキュリティ対策を強く求められる業界です。そのため、情報漏洩や人為的ミスの発生をできるだけ抑えることが必要です。

グループウェアにはアクセス制限機能や、データの暗号化機能などのセキュリティ機能が搭載されています。

また、操作性の良いグループウェアを使うことで、人為的ミス削減にもつながります。 グループウェアを使うこと自体がセキュリティ対策にもつながっているというわけです。

運送業でのグループウェアの使い方

運送業でグループウェアを使う場合、さまざまな機能をどのように使えばいいのでしょうか?

この章では、運送業で情報共有が重要視される業務に対するグループウェアの使い方について解説していきます。

スケジュールや勤怠管理

ドライバーの稼働時間は配達期日や荷物の量によって異なります。そのため、管理側はそのときの情報を整理したうえでスケジュール管理を行い、シフトを組むことが必要です。 スケジュール機能をシフト管理として使用することで、ドライバーからみてもわかりやすいシフト管理が作成できます。

勤怠管理機能やワークフロー機能が搭載されたグループウェアであれば、スケジュール機能と連動させることもできます。

配送ルート管理

チャット機能やファイル管理機能は配送ルート管理に使えます。運送業ではアクシデントにより、事前に決めた配送ルートから変更が必要になるケースが頻繁に起こります。 そのときにチャット機能を使うことで、ルート変更の指示をリアルタイムで伝えることが可能です。

ファイル管理機能を使えば、配送ルートの蓄積もできます。 チャット機能には既読機能があるため、ドライバーが指示を閲覧したかどうかも確認することが可能。グループ機能を使用すれば、緊急時の連絡や複数人に一斉に連絡することもできるなど、チャット機能はさまざまなコミュニケーションツールとして有効に使用できます。

日報管理

ファイル管理機能を使えば、ドライバーの日報作成と提出がグループウェアでできるようになります。管理側が荷物の輸送状況や問題を把握するために、ドライバーからの日報提出は大きな役割を果たします。 しかし、日報作成はドライバーにとって大きな負担となる業務のひとつです。

グループウェア内に必要な情報を記載できるフォーマットを作成しておくことで、ドライバーが日報を作成する時間を削減できます。 ファイル機能はドライバーの負担を減らすツールとしても有効な機能と言えます。

運送業の情報共有にグループウェアを使ってみよう

運送業は、不規則な勤務体系やアクシデントに対応するため、シフト管理や配送ルート管理、日報管理といった業務でリアルタイムでの情報共有を求められています。 リアルタイムでの情報共有を実現するために、グループウェアの導入は効果的な手段です。

グループウェアを導入することで、リアルタイムでの情報共有だけでなく、管理業務の効率化やセキュリティ対策にも効果がでてきます。 グループウェアを導入した場合の効果を理解したうえで、情報共有ツールとしてグループウェアの導入を検討しましょう。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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