シフト管理はITツールで業務効率化。エクセルからの脱却を図ろう

2021/11/30

シフト管理をエクセルでおこなっている企業は多いと思います。シフト管理自体は、エクセルでも可能ですが、関数などを手動で打ち込むため、ヒューマンエラーなどは発生しやすいです。

ITツールを使えば、従業員のシフト提出からシフト表作成、調整も自動化できるので、業務の効率化に繋がることが期待できます。本記事ではシフト管理の概要と、エクセル、ITツールによるシフト管理方法についてそれぞれご紹介していきます。

シフト管理の種類

一般的なシフト管理について、どのようなものがあるのでしょうか。

タイムシフト表

タイムシフト表とは、1日の営業時間や、従業員ごとの勤務時間、業務に必要な従業員数などが書かれた表です。簡単に言えば、仕事におけるその日のの計画表です。通常は、開始時間と終了時間を区切り、そのなかで必要な業務内容などを記入していきます。

週間シフト表

週間シフト表は、その名の通り、1週間を曜日ごとに分けてシフト表にしたものです。シフト表というと、この週間シフト表を思い浮かべる人も多いでしょう。曜日ごとに誰が出勤するのかをまとめており、人員の過不足を調整する際に役立ちます。

月間シフト表

1か月ごとのシフトをまとめた月間シフト表は、正社員が多く、シフトの変動が少ない企業に適しているといえます。細かなシフト調整というよりは、勤務バランスを確認したいときに役立つでしょう。

シフト管理のポイント

シフト管理の際に重要なポイントをご紹介してきます。

早めのシフト提出

シフト希望の提出を従業員から受けている場合は、なるべく早く提出してもらうようにしましょう。シフトが早く確定することで、従業員としてもプライベートなどの予定が立てやすくなりますし、管理側としても、土日はゆっくり休むことができるでしょう。

従業員との関係

シフト管理に、従業員との関係が重要なのかと疑問に思うかもしれません。しかし、従業員同士の希望シフトが重なってしまった際などは、従業員との関係が良好である方が有利です。

従業員との関係が良好で無いと、こちらがやむを得ずシフト変更した際に、従業員が不快に感じるかもしれません。日ごろの関係が良好であれば、仕方ないかと従業員も納得してくれるはずです。

このことからも、従業員との関係を築いておくことは、シフト管理においても重要なのです。

多様な人材採用

例えば、アルバイトを雇う時、学生ばかりを採用してしまうと、テスト期間中などは一斉に人材が不足してしまいます。そのような事態を防ぐためにも、学生、フリーター、主婦、外国人など、多様な人材採用で、職場をいつ何時も回せるようにしておきましょう。

シフト管理にはエクセル、それともITツール?

エクセルを使ったシフト管理

エクセルを使ってシフト管理をおこなう企業や会社は多いと思います。表計算ツールであるエクセルを使えば、従業員の勤務時間や出勤日数を自動計算してくれるので、シフト管理にも便利です。

エクセルでのシフト管理をおこなう際の注意

エクセルでシフト管理は可能ですが、注意点があります。

エクセル関数の知識が要る

エクセルでのシフト管理は可能ですが、エクセル関数と呼ばれる知識が必須となります。エクセル関数の知識を持ち合わせていない場合は、1から勉強する必要があるため、時間がかかってしまいます。

また、関数を間違えてしまうと、従業員の出勤日数なども、正しく反映されない可能性があります。

引継ぎが手間

カスタマイズ性の高いエクセルは、管理者にとってもメリットにはなり得ますが、その管理者が退職するなどして、引継ぎが必要になった場合は大変です。カスタマイズ性の高さが、属人化につながってしまうのです。

エクセルでシフト管理をおこなう際の課題

それぞれの従業員の希望を考慮してシフト管理をおこなうのは、簡単なことではありません。各従業員が提出したシフト希望を、エクセルに打ち込んでも、シフト変更希望などが舞い込んできたら、再び調整をおこなわなければなりません。そして、それを再び、エクセルに反映しなければならないのです。

シフト管理を効率的におこなうならITツール

エクセルでのシフト管理に限界を感じている方は、ITツールの導入で業務が改善するかもしれません。

ITツールとは

ITツールとは、仕事における業務効率化を想定して作られた、インターネット上のツールです。各従業員は、インターネット上でシフト提出がおこなえるようになり、シフト表の作成もAIが自動で作成してくれます。

シフト管理機能

ITツールには、シフト管理機能があります。シフト希望の収集から作成までを自動でおこなってくれるので、これまでかかっていた業務を短縮することが期待できます。

AIによって収集・作成されたシフト表は、同じツール上を介して通知、共有できます。パソコン以外にも、スマホなどのタブレットにも対応しています。シフト確認や変更なども、スマホからすぐにできるので、従業員の負担が減るでしょう。

また、従業員からのシフト変更にも、AIが対応してシフト表に反映してくれるので、管理側の負担も減るのです。

シフト管理をITツールでおこなうことによるメリット

シフト管理をITツールでおこなうことで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

シフト管理の効率化(自動化)

シフト作成の際の条件を設定しておけば、あとはAIが自動で全て対応してくれます。設定の内容としては、例えば、連勤や連休の日数制限、欠員募集などを設定することが可能です。連勤の日数制限を3日に設定しておけば、3日の連勤を超えた希望シフトを、送信することができなくなります。

ヒューマンエラー防止

シフト管理をエクセルでおこなっていると、どうしてもヒューマンエラーが発生することがあります。ITツールを使えば、従業員が提出した希望シフトは、シフト表に自動で反映してくれるので、人的ミスが起こりません。

いつ、どこでもシフト確認が可能になる

ITツールを使えば、スマホなどのモバイルからも、いつ、どこででもシフトの提出や確認が可能になり、従業員、管理職ともに負担が軽減するでしょう。

機能同士の連携

ITツール内では、機能同士の連携が可能です。例えば、人事管理機能とシフト管理機能を連携させておけば、従業員情報の登録が重複してしまうなどのミスを事前に防ぐ効果があります。

管理者側のメリット

シフト管理の効率化が期待できるITツールですが、管理者側のメリットをまとめると、シフト作成の負担や工数削減だと言えるでしょう。これまでは、シフト提出状況の確認からシフト作成、調整まで、自分で全ておこなっていく必要がありました。

ITツールによる自動化でそれらの作業は必要なくなり、業務が効率化されたことで、他の作業に回せる時間もできるはずです。

従業員側のメリット

シフト提出の自由度が広がることで、シフトを提出しに、職場まで出向く必要はありません。このような負担が減ることで、従業員のモチベーションアップに繋がり、会社の業績にも良い影響をもたらすかもしれません。

シフト管理はITツールでおこなおう

シフト管理をITツールでおこなえば、ヒューマンエラーの防止や、業務の短縮も期待できます。

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