スケジュール共有のメリットを生かす!グループウェアの活用も解説

社内でスケジュール共有するメリット

スケジュール共有は、全体に対して大きなメリットが生まれてきます。全員の仕事としてのベクトルをそろえるためにも大きな意味が出てくるからです。さらに効率的に仕事をするためにも、どのような方法をとるか検討していく必要が出てきます。

スケジュール管理によって予定の調整ができる

最近ではグループウェアの利用も進み、スケジュール管理も当たり前となりました。その中で、メンバーの予定の調整が楽になったのは大きな変革でしょう。
ミーティングなどを開くとしても、まずは全員のスケジュール調整が必要です。その上で会場となる場所の予約もしなければいけません。この情報でスケジュール管理を進めると簡単に把握できます。

いつだれがいるのか、今どこにいるか、いつ戻ってくるのかも把握できます。セッティングも進めやすくなるため、スケジュール管理を徹底している企業が増えました。これまでも黒板やホワイトボードを使って把握もしてきたはずですが、リアルタイムの状況を把握するためには、グループウェアなどの組み合わせによりメリットが拡大したのです。

顧客対応の変化

これまで、アナログな方法でスケジュール管理をしてきたところは、顧客から問い合わせがあったとき、担当者がどこにいるのか黒板やホワイトボードを見たでしょう。本日出勤しているか、どこにいったのかを判断してお答えするためです。

ところがこの方法は、現在の状況まで把握できません。リアルタイムで更新するのには適していないからです。席を外していますと答えても、実際に何時に戻れるのか、今どこにいるのかは把握が難しいでしょう。折り返しご連絡をもらっても、また不在という場面も出てくるものです。こうした顧客対応に変化を与えたのがスケジュール管理です。

スケジュール管理がしっかりとしてくると簡単に対応できます。PC空現状をみるだけで、どこにいるのか何時ごろ帰社できるのか現状で連絡可能か判断できるからです。これによって、顧客対応は正確さを増し、ビジネスチャンスを失わずに済むケースが増えてきます。

現状の把握で全体でサポートできる

スケジュールは自分ではわかっているかもしれません。しかし、チームとして見ると完全に把握するのは容易ではないでしょう。ここにポイントが隠れています。

例えば、全員でチームの動きを把握していたとします。ボトルネックになっている部分があれば、素早く把握してカバーもできるはずです。ボトルネックの解消が進むと、全体の流れはスムーズになります。個々の負担だけではなく、全体の負担軽減にも役立つからです。

期日の把握も容易になります。締め切りがわかっていれば、それに合わせた行動も可能となるため、足並みがそろいやすくなるのです。うっかりしたことで発生するミスの軽減もできていきます。お互いの状況が把握しやすくなるため、ミスを軽減して自分の負担も軽くできるのです。

全体でサポートすると、個々の問題もクリアできます。効率化へ向けて大幅に影響を与えられるため、スケジュール管理ツールの導入が進んでいるのです。

グループウェアも含めスケジュール共有するメリットのあるツールの選定ポイント

スケジュール管理はツールの導入がカギを握るのは間違いありません。しかし、どんなものでもいいわけではありません。適切なツールの導入が重要となるため、ポイントを押さえた判断が必要です。

情報として判断しやすいか

情報を共有するツールとして、見やすくなければいけません。スケジュール管理ツールを導入する理由の一つとして、情報の可視化が挙げられます。誰が見てもすぐにわかる情報として提示できないツールであれば、機能として問題が発生します。

いつどこで誰が見ても情報の内容が判断できるUIを備えていることも条件です。例えば外出先で見たときに分かりにくいといったツールでは役に立ちません。現在では外出先でタブレットなどで確認するのは当たり前となりました。

スマホを使って判断する場合もあるでしょう。どのようなツールでも同様な判断ができる情報の見やすさを提供してくれることは、スケジュール管理ツールを導入するポイントです。このメリットが低いツールだと将来的に機能不全に陥ります。

操作がわかりやすくストレスを感じないこと

どんなに優れた情報を提供してくれるツールだとしても、操作が難しく時間がかかればメリットが薄まります。大事なことはスケジュール管理による結果をうまく活用することで、スケジュール管理ではないからです。操作が難しく時間がかかるようでは、スケジュール管理ツールを使うことが仕事となりかねません。

操作が難しくストレスが溜まると、そのうち使わなくなる可能性も考えなければいけません。誰かが使わなくなれば情報共有の有効性が失われていきます。メリットがどんどんとなくなっていくと、加速度的に廃れていくものです。

どんなに高機能でも使いにくいツールは、このようなうく憂き目に遭うと考えて間違いありません。これではイニシャルコストも無駄になります。

どこでも使えるフレキシブルな入力

どこでも更新できるフレキシブルな対応も必要です。例えば外出先でタブレットを使い確認できるだけでは情報共有の精度が高まりません。どこでも同じような条件のもと入力できるシステムが必要だからです。

外出先でスケジュールに変更が生まれたとき、情報共有できることは大きなメリットを生み出します。ところが入力できない状態となれば、この情報は誰も共有できません。電話で連絡し誰かに入力してもらう状況が起きれば、その人の業務負担が増えます。対応も遅くなり、結果としてツールの有効性が下がる状況です。

そのためには当然クラウド化されたツールである必要があります。他のツールとの連携を取るため、グループウェアの導入も必要になるでしょう。スケジュール管理によるデータをさらに有効活用できるからです。結果としてスケジュール管理したことが他へのメリットへ繋がります。

そのためにも常にフレキシブルな対応ができなければいけません。自社のサーバーよりもクラウド化された状態の方が安定性も高められる可能性が出てくるからです。

業務に対して適切なツールであること

最も大事なことは自社の業務内容に対しスケジュール管理ツールがあっていることです。例えば常にいろいろな案件で立ち回る必要があり、補足情報が大量に必要だとすれば入力できないツールは役に立ちません。

他にもさまざまな項目が出てくるでしょう。まずは自分たちが必要な情報を整理し、何を入力したいのか考えてみます。その結果ツールが対応できるかどうかを判断するのです。どんなにメリットがあるツールでも途中で変更をすると、大きな負担がかかります。業務がサスペンドするような状況さえ生まれるので、慎重に選んでいきましょう。

スケジュール管理のメリットを最大に生かす

スケジュール管理ツールを使うとさまざまなメリットが生まれてきますが、この情報をただ使っているだけでは意味がありません。大事なことは経営に情報を活かす段取りをすることです。その段取りのためにグループウェアとセットにすると良いでしょう。スケジュール管理ツールで得られた情報を、他のツールと共有しやすくなるからです。

いろいろな情報が飛び交う中、ただ見える化するだけではなく効率的に活用するためにはさまざまなツールの選定が必要です。うまく組み合わせなければ、デジタル化したところで効率が上がるとは限りません。要件定義をしっかりと立て、有効なツールと活用方法を見つけていきましょう。

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