決済業務等のワークフロー効率化における生産性向上とポイントの解説

2022/03/10

企業の経営者の皆様は日頃から「効率的にワークフローを回す」という事を念頭に置いて、業務にあたられている方も多いと思います。ワークフローの効率化は企業において最重要課題とも言えます。 そこで本記事ではワークフロー効率化のメリットとその方法、注意点、システム化の利点をお伝え致します。この記事を読んで頂き、効率化とは何か?を学び、自社のワークフローの最適化を実現していきましょう。

ワークフロー効率化の利点

ワークフロー効率化により、以下の3つの改善が見込めます。それは一体どのようなものがあるのでしょうか?順に見て行きましょう。

業務効率化・生産性向上への期待

まず、ワークフローについて一言で説明しますと「社内業務をするにあたって、作られた手順」のことです。これらが集まり組み合わさることで、事業全体が構成されています。もう皆様ならお分かりかも知れませんが、こちらを1つ1つ効率化することによって、無駄のないワークフロー・生産性が格段に向上します。

決裁の簡略化による機会損失の減少

ワークフローが簡略化されると決済にかかる時間が短縮され、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。決済の簡略化が進むと、顧客の意思決定を早めることが出来ます。ここがスムーズにいかないと、顧客が悩んでしまったり不安になったりして「本当にこれで良いのだろうか?」「もっと他に良い案件があるのでは?」と決済まで至らなくなってしまう恐れがあります。 逆にスムーズに決済を行えると、顧客からの信頼も得られ、お互いに気持ち良く取り引きさせて頂くことが可能になります。これはwin-winの関係となり自社にも顧客にも良い影響があります。

長時間労働の減少

ワークフローの効率化で、長時間労働も防ぐことが出来ます。長時間労働の原因としてありがちなのは「承認・決済の遅延」「無駄な書類作成」「手間の多い業務」等があります。ワークフローの効率化に成功すれば承認・決済のスピードは向上しますし、無駄な書類作成の必要は無くなります。更に手間の多い作業は効率化され、そもそもの作業時間が削減されます。 これらの事から、ワークフローの効率化は超過労働を防ぐことに効果があると言えます。

ワークフロー効率化のために何をすべきか

次に、ワークフローの効率化を推進するにはどのようにすれば良いのか?という事にフォーカスしてお話致します。次の3つの方法を挙げさせて頂きます。

プロセスの簡略化

ワークフローの効率化の為には、無駄な手順を省くことが基本だと聞いた事があるかと思います。無駄を削減する事自体は非常に良いことなのですが、削減する内容も吟味しなければいけません。 あまり削減し過ぎるとそれがかえって手間となり、結局作業の効率を落としてしまいます。作業ミスを誘発し、時には作業を簡略化し過ぎた結果、機械や設備等に注意が行き届かず事故にも繋がってしまう可能性もあります。ここで大事なのは「何が無駄な作業で、何が必要な作業か」を慎重に考え、効率化を図っていく事です。

決済の内容の見直し

承認や決済のプロセスがワークフローに入っていることがあります。これに割く人員が充分かどうか?工程数は適切か?を見直して行きます。人員が少ない場合は、1人当たりの負担が大きく、後工程が遅れたり、その人が休んだりしてしまった時のリカバリーが困難になってしまいます。 逆に多すぎると、持て余してしまう人が出て来てしまい効率的とは言えません。作業内容をよく確認し、適切な人数で行うことが肝要です。工程数が多すぎると、それだけ多くの人が関わるので伝言ゲームのようになり、ミスが発生しやすくなります。 逆に少なすぎるとチェックが甘くなり、間違った書類を作成したりして手直しの時間が増えてしまいます。最悪、他の企業にも迷惑をかけてしまいかねません。

ワークフローを完全システム化

ワークフローをシステム化にするメリット 最後になりますが、ここでワークフローのシステム化によるメリットを挙げさせて頂きます。こちらをお読み頂き、導入の参考になれば幸いです。

業務の効率化促進に繋がる

ワークフローのシステム化は私たちに、大幅な業務効率化をもたらしてくれます。ワークフローシステムと言っても多種多様ですが、次に挙げるものがポピュラーです。 ・申請書作成と提出、承認 ・書類や、社内情報の共有 ・申請書などの管理 これらは紙媒体で作成するのが一般的でした。それがワークフローのシステム化が行えるとデジタルで作成出来るようになります。書き損じや、読みにくい文章になってしまった場合の修正などが直ぐに行えるため、書類作成の工程がスムーズになります。 そして、作成した書類の提出、承認、共有もオンラインで行うことが出来ます。つまり、スマホやタブレットがあれば出先の空き時間なども利用して、承認業務等も行う事が出来ます。さらにデジタルで作られた申請書は、そのまま全てデジタルで管理されるので紛失も防げますし、保管場所も取りません。必要があれば、書類の共有も一瞬で行うことが出来ます。

申請や承認のオンライン化

ワークフローシステムが活用出来ると、申請や承認をオンラインで処理出来ることはお分かり頂けたかと思います。ネット環境と端末があれば、いつ何時でもシステムにアクセス可能でスキマ時間が利用出来ます。このことにより時間を有効に使うことが出来て、タスク処理も捗ります。 以前までは、どうしても帰社しなければ処理出来なかったことも、出先でスマホやタブレットで処理する事が可能になります。全ての業務がそうなるとまでは言えませんが、これが出来るのと出来ないのでは利便性に大きな差が生まれます。

強固な組織改革

まず、内部統制についてですが「組織で業務を行う上で、適正に目的を達成する為に内部において適用されるルールや仕組みの事」です。内部統制を強化するには、ワークフローのシステム化による業務効率化が重要です。それは何故でしょうか?それは、業務効率化を推進すると、それに伴いワークフローが適切に構築されるからです。 ワークフローの複雑化は、内部統制の強化を阻害します。工程の増加、覚えるべきたくさんのルール等が発生するからです。内部統制の強化は、ルールや仕組みをシンプルにすることが肝心です。ワークフローシステムを組み込む事が出来れば、プロセスの単純化が進み、内部統制の強化に繋がります。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入すると、業務の進捗を可視化する事が出来ます。これにより業務の全体像を把握出来、どこで業務が滞っているか、いつ完了したのかが一目瞭然です。実際にタスクを処理する方にもメリットがありますが、先述したように全体像が把握できるので、管理者の方に1番メリットがあると言えます。

ITツールの導入

ワークフローの効率化について理解は深められたでしょうか。ワークフローの効率化には「無駄な工程の削除」や「ワークフローをシステム化して導入する事」が重要です。 ワークフローをシステム化するアイテムとしてITツール(グループウェアなど)が有効です。自動決済機能やコミュニケーションツールに加えて、スケジュール管理機能など、さまざまなサポートツールが利用できるのがITツールです。 ワークフローの効率化を目指している企業は、この機会にぜひITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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