「出欠確認」と「日程調整」の違いについてご紹介します

Aipoでは「出欠確認」と「日程調整」の2つの日程調整ツールを提供しています。

よくご質問をいただく、2つの機能の利用シーンや使いかたの違いについてご紹介いたします。

日程調整ツールの種類

日程調整ツールは、大きく分けて「候補提案型」と「予約受付型」の2種類に分けられます。

候補提案型は、自分が都合の良い候補日程をいくつか選んで、相手に提案するタイプです。 調整さんやLINEの日程調整でもおなじみですね。複数人で日程調整する際に使われます。

予約受付型は、自分のスケジュールの空き時間から相手が予約をおこない、受け付けるタイプです。主に1対1の日程調整で使われます。

Aipoでは候補提案型として「出欠確認」を、予約受付型として「日程調整」をご提供しています。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

出欠確認

いくつかピックアップした日程候補の中から参加者に都合の良い日を回答してもらい、最後に調整者が日程を確定できます。回答時にはコメントも添えることができ、複数人が参加する会議や商談も効率良く日程を決めることができます。

Aipoの出欠確認を使うことでこんな悩みを解決します。

  • 「ご都合の良い候補を3つほどおしえてください」というやりとり
  • 会議室の空き状況を見ながら複数の担当者の予定にあわせた日程調整
  • 候補日時の会議室の仮予約、日程確定後に仮予定を削除

出欠確認の活用シーン

複数人で日程調整をする、すべてのシーンでご利用いただけます。

面接日程の調整に。採用担当者が日程候補を複数ピックアップして、応募者に日程調整URLを案内して日程調整できます。

3社間以上の商談に。メーカー、商社、顧客のように参加者が増えても、全員に同じ日程調整URLを案内して日程調整できます。

出欠確認についてはアンケートで400件を上回る回答をいただきました。

その中で「取引先・社外関係者や社外メンバーとの日程調整に使いたい」というご要望を多くいただきました。

「調整さんを使用して打合せの段取りを行い、確定した日程をAipoに登録し直している」といった声もありました。Aipoの出欠確認を使うことで社外の方との日程調整がスムーズになります。

いきなり取引先に出欠確認を使ってみるのは不安、という方も、まずは慰労会や歓送迎会などのカジュアルな場面で出欠確認を使ってみることをおすすめします。

画面左の出欠確認メニューからすぐに始めていただけます。

出欠確認の詳しい使い方はこちら。

日程調整

日程調整は新規開拓営業のアポ取り、新卒採用面接など日程調整を同時に複数人と進めることを支援する機能です。

曜日や時間帯から自分のスケジュールの空き時間を自動抽出し、調整相手が都合が良い日を選択すると日程が確定します。同じ日程候補URLを使い回せるので、複数の会社と並行して日程調整を進めて、効率的に商談の予定を埋めることができます

Aipoの日程調整を使うことでこんな悩みを解決します。

  • 一つの会社と日程調整がおわるまで他の会社に候補日の提案ができない。
  • 打ち合わせの日程がメールの往復でなかなか決まらない。
  • ダブルブッキングが発生してしまった。

日程調整の活用シーン

新規開拓営業に。いちど日程候補URLをつくってしまえば商談のアポ獲得を自動化できます。営業先それぞれに異なる候補日程を提案・管理する手間が無くなります。

新卒採用面接に。面接官全員が参加する日程候補URLを作成し、応募者にURLを案内して日程調整できます。同時に複数の応募者と日程調整をする際に便利です。

さらに発展した使い方として、ホームページへ日程候補URLのリンクを埋め込んで打ち合わせに誘導する使いかたもできます。個別相談会や法律相談など1対1での打ち合わせに最適です。

Aipoでも実際にこの方法で打ち合わせをお申し込みいただけるようになっています。

画面左の日程調整メニューからすぐに始めていただけます。

日程調整の詳しい使い方はこちら。

開発の経緯

日程調整についてヒアリングをする中で、新規開拓営業で調整先が増えてきた時に候補日の管理が煩雑になりダブルブッキングが発生してしまうことが一番の課題として見えてきました。その課題を解決するため「日程調整」をリリースしました。

「日程調整」リリース後、投票形式での日程調整に多くの要望が寄せられました。要望の背景として、打ち合わせに参加する人数が多くなるとその調整に時間がかかるという課題があることがわかってきました。そのような要望にこたえるかたちで「出欠確認」を開発しました。

「出欠確認」「日程調整」を使うことで日程調整の手間を減らすだけでなく、業務支援につながれば幸いです。

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