スケジュール管理機能で会議室の予約をシステム化!ダブルブッキングも解消!

円滑に仕事を回していく上で大事な作業のひとつが「会議室の予約スケジュール管理」です。会議室がうまく予約できないと必要な打合せができません。万一ダブルブッキングしてしまうとトラブルになるかも知れません。

実際、会議室を押さえたいときに、すぐに空き状況がわからなくて困る、打合せを入れたいが外出先なので予約ができない、などの経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。このような問題を解決するためには、会議室の予約の管理をシステム化するという方法が有効です。

そこで本記事では、スケジュール管理ツールを活用することで、会議室の予約スケジュールを簡単かつ効率的に行う方法をご紹介します。

ダブルブッキングが発生する理由

会議室などのダブルブッキングはどうして起こるのでしょうか。まずは、その要因を見ていきましょう。

チームメンバーの予定が共有されていない

チーム内の一人の担当者が予定の管理を行っていればよいのですが、何名かの担当者で予定を入れるようにしている場合、常に予定の共有を行っていないと、他の人が既に入れている予定の確認ができず、ダブルブッキングになってしまうことがあります。

記入漏れなど予定の管理が不十分

一人の担当者が予定を管理していれば問題が起こらないというわけではありません。何か予定を入れた場合、こまめにスケジュール表やカレンダーアプリなどに入力しないで、後でまとめて記入しようとすると、記入漏れが生じてしまい、気付かずにダブルブッキングしてしまう場合があります。

仮の予定を入れたままになっている

予定が未確定なケースや仮登録の形でスケジュール表に記入しておくケースも、しばしば起こりうるかと思います。このような場合、同じ時間帯に他の予定も仮登録されることになりやすく、予定相互の調整がなされないまま、なしくずしに予定が固まってしまい、結果ダブルブッキングになってしまいます。

ダブルブッキングを防ぐために有効な2つのツール

予定のダブルブッキングを防ぐために、活用できるツールがあります。本章ではダブルブッキングに有効な2つの管理ツールをご紹介します。

スケジュール管理ツールの活用

手書きでメモ帳やスケジュール手帳に書き込むことで予定を管理している方も多いと思います。
確かに手軽な方法であることに加えて、ちょっとメモ書きをしたり修正をしたりするのに便利な面もあります。

ただ、どうしても個人での管理になりますので、記入漏れや記載ミスをしても確認やチェックができません。このような場合、スマホにインストールして手帳の代わりに使える、スケジュール管理アプリが役に立つでしょう。

予定のリマインド通知をしてくれる機能やスケジュールを音声登録することも可能です。何より、何名かでスケジュールをリアルタイムに共有することが可能ですので、相互に予定のチェックを行えます。

カレンダー機能の活用

カレンダー機能は、さまざまなデバイスと同期できるため、スマホで手軽に確認することを可能にします。音声入力や予定の5分前のリマインダー通知など便利な機能が備わっています。複数人でカレンダーを共有することにより、ダブルブッキングの防止はもちろん、個々のスケジュールが一目でわかり、業務進行状況やタスク管理ツールとしても有効です。

スケジュール管理ツールを利用して会議室の予約をシステム化

会議室をダブルブッキングしてしまった、といった失敗を防ぐためには、スケジュール管理ツールがおすすめです。スケジュール管理ツールを利用して、会議室予約をシステム化することで、即座に会議室の空き状況の確認ができたり、外出先からであっても速やかに会議室の予約が可能となりトラブルは未然に防ぐ効果が期待できます。

会議室の予約管理にスケジュール管理ツールを利用するメリット

予約スケジュールの管理にスケジュール管理ツールを使うメリットを改めて確認しておきましょう。まず、スケジュール管理ツールをメンバーで共有することで、全員が予約状況を確認することができます。

また、チームメンバーのスケジューリングと同時に、会議室の予約管理も行うことができます。さらに、出張時や営業などの外回り中でもスマホから会議室の予約ができることも大きなメリットです。そのほかにもスケジュール管理ツールを利用するメリットは以下のとおりです。

カレンダーの共有により会議室の予約スケジュールも共有

カレンダーの共有によって、チームのメンバーがカレンダーを共有するだけで、会議室の予約状況も見ることができることができます。これによって、いちいち会議室の予約管理担当者に空き状況を聞いたり、予約管理簿を見に行くといった手間が省けますし、何よりメンバーで共有することで、ダブルブッキングや予約の漏れや間違いを防ぐこともできます。

カレンダーでスケジュールと会議室予約を同時に管理

もうひとつのメリットが、カレンダーでチームメンバーのスケジュールを管理しながら、同時に会議室の予約を管理することができることです。ひとつのツールで2つの管理を行うことができるので、2つのツールを開いて見比べるといった煩わしさもありませんし、コストを減らすことにもつながります。

外出先であっても会議室の予約が可能

そして、忘れてならないのは、スケジュール管理ツールをモバイル環境で利用することで、外出先であっても素早く会議室の予約ができるというメリットです。外出先から、電話などで会議室の予約状況を聞くのは非常に面倒ですし、聞き間違いやメモの書き間違いによってあとあとトラブルになる可能性もあります。

スケジュール管理ツールを使って予約が管理できるようにすれば、外出先からすぐに会議室の予約状況を確認でき、その場で予約することもできるのです。

会議室を予約する上で注意点

参加メンバーの日程調整を行って、会議室を予約するという仕事は、仕事をスムーズに進めていく上で大事な仕事と言えます。ここでは、会議室の予約を行う上での注意点について解説しましょう。

時間的余裕を持って会議室を予約

会議が予定されている日程の直前になって、慌てて会議室を予約する、というやり方をしている方もいるかもしれません。しかし、仕事を進めていく上ではスピード勝負。会議室の予約も、メンバーの日程調整ができたら、速やかに行うようにし、余裕をもって当日を迎えられるようにしましょう。その余裕があるかないかが、周到な準備につながり仕事の出来にも反映されてくるものです。

メンバー全員の予定をきちんと把握

当然のことながら、会議室の予約は、会議の日程が固まってからです。会議室の予約がなかなか取れないから、先に会議室を押さえておこう、という場合もあるかもしれませんが、確定できるのは参加者の日程調整が済んで、会議の日程が決定してからです。

メンバーの日程調整を行うのは、会議のセットの際の基本です。特定のメンバーの都合を優先せず、メンバー全員の予定をきちんと把握してから、決定するようにしましょう。

日程変更には迅速に対応

会議の日程が決まっていたのに、直前になってメンバーの誰かの都合が悪くなり、日程変更をせざるを得なくなった、という経験はよくあると思います。
多くの場合は会議が迫っていますので、日程変更は速やかに行う必要があり、すぐにメンバーの予定の再確認、会議室の空き状況の確認、という手順で進めていきましょう。

会議室の予約のシステム化と効率の良いオフィスづくりを

会議室の予約管理をシステム化することで、ダブルブッキングを防ぐことができたり、出先からも予約することができますので、業務の効率を大幅にアップし、スムーズに仕事を進めることができます。

システム化に当たっては、いろいろなツールがありますので、自社の規模や業務の内容に見合ったものを選ぶことが大切です。また、会議室の予約管理を効率化するだけではなく、この機会に執務環境の改善やレイアウトの変更など、働きやすいオフィスづくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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