一般的にスケジュール管理と聞くと、紙のスケジュール帳にToDoリストを記入することをイメージすると思います。ですが、ビジネスでのスケジュール管理はグループウェアなどのITツールなどを使用するのが一般的です。
そうは言っても、
「スケジュール管理をしただけで生産性UPするの？」
「スケジュール管理と言っても、一体何をどうすればいいの？」
そう思われてるかもしれません。
この記事では、「ビジネスでのスケジュール管理が生産性UPに繋がる理由」と、「ビジネスでのスケジュール管理の具体的な方法」を取り上げています。
ぜひ自分の会社、チームにスケジュール管理が必要かどうかを考えながらご覧いただけると幸いです。
目次
ビジネスのスケジュール管理で得られるメリット
ビジネスでスケジュール管理をすることには、主に3つメリットがあります。
１人１人の活動時間が増える
グループウェアなどのITツールを使ってスケジュール管理をする事で、１人１人の活動時間を増やすことが可能です。なぜなら、今まで隙間業務にかかっていたムダな時間を削減できるからです。
例えば、
・チーム全体での情報共有にかかっていた時間
・急な会議時間の確認にかかる時間
・タスクをお願いする時間
などが、インターネット上で一目で確認できるので１人１人の時間の余裕が少しずつ増えます。
決められた時間内で効率よく活動できる
１人１人がスケジュール管理をすることで、タスク毎に何時間でこなせば良いのかが一目で分かります。スケジュール管理は、１人１人が○時間で終わらせるという目標設定でもあります。
与えられた全タスクの重要度、期限を意識しながらスケジュールを設定することで、タスクをこなす際の意識改革になります。常にスケジュールを意識してタスクをこなすことにより、決められた時間内で効率の良い活動が可能です。
人件費が削減できる
仕事を効率良くこなせるため１人１人の残業が減ることで人件費の削減が可能です。
スケジュールをチーム全体で管理することで、隙間業務の削減により効率よく仕事をこなせるようになります。
振り分けたいタスクがある時に対面やメールで相談してからタスクを振り分けるのではなく、お願いしたい相手のスケジュールを確認後そのスケジュール上に記入することで簡単に振り分けが出来るようになり効率化されます。
スケジュール管理に特化したグループウェアを使った場合は、勤怠管理と給与計算などもツール上で完結できるため、管理者の仕事が削減され更に人件費の削減にもつながります。
生産性がUPする３つのスケジュール管理方法
分.時間単位でタスクを設定
スケジュール管理においてタスクを１日単位で設定するのでは無く、分.時間単位でタスクを設定する必要があります。
１日単位だとタスクに優先順位をつけたとしても、１つのタスクを何時までに何時間で終わらせるなどの設定がされてないため、ズルズルと時間だけが過ぎてスケジュール管理が意味を持たない可能性があります。
生産性UPを狙うには、分.時間単位でタスクを設定しましょう。
そして、常に時間を意識しながらタスクをこなすことで、さらに生産性UPが見込めます。
スケジュール管理のルーティンを意識する
スケジュール管理をする上で以下の１〜6のルーティンを意識しましょう。
1.抱えている全タスクの把握
2.重要度、期限から優先順位をつける
3.タスク毎に目標設定
（意識すべき点、少し余裕を持って時間設定）
4.作業
（100点を目指すのでは無く、自分の決めた目標を達成する意識を持って作業）
5.類似タスク別に、１タスク毎の作業時間を記録する
（次回に、より正確なスケジュールを設定するため）
6.振り返り
（ダメな点を見つけ次回の意識付けをする）
このように１〜６のルーティーンを繰り返すことで、１人１人のレベルUPが期待でき生産性UPにつながります。
グループ全体での情報を共有
生産性を上げるためのスケジュール管理は、個々の管理では無く、グループ全体でスケジュールを共有して管理することが大切です。
グループ全体で管理することで全体のスケジュールを常に確認することができ、空き時間（ムダな時間）がある従業員に、すぐにタスク振り分けが可能となるため必然的に生産性がUPします。
例えば、商談担当者に商談日時を振り分ける際の手順としては、
1.商談担当者のスケジュールを確認
2.スケジュールの空き時間に商談を振り分ける
この２ステップで、担当者に直接確認しなくてもタスクの振り分けができるので、確認作業が簡略化され時間ロスが減るため生産性UPが望めます。
スケジュール管理をする上で知っておくべき事
チームでスケジュール管理について話し合う必要がある
スケジュール管理は仕事を効率よくこなすために最適な方法ですが、実際にスケジュール管理が必要なのかを話し合う必要があります。
まず、チーム全体にスケジュール管理の重要性を認知してもらうことが必要です。
スケジュール管理の重要性をチーム全体が理解した上で、スケジュール管理が必要かどうかを確認します。
「こなすタスクの量が少ないから必要ない」
「毎日同じタスクを繰り返しているだけだから必要ない」
などの意見もあるため、チーム全体でスケジュール管理が必要かどうかの話し合いが大切です。
どんなツールでスケジュール管理が出来るのか
ビジネスでのスケジュール管理を行う方法は以下の2つが挙げられるでしょう。
・googleカレンダー
googeのカレンダー機能を使ってスケジュールやToDoリストの管理ができ、チーム全体でのスケジュール管理もできるツールです。
基本無料なので、導入のハードルが低く誰でも簡単に利用できます。
・グループウェア
グループウェアの中でもスケジュール管理に特化してるツールだと、チーム全体のスケジュール管理はもちろん、掲示板機能などの便利な機能が揃っているのが特徴です。
スケジュール管理に特化しているグループウェアは、「rakumoカレンダー」「aipo」「サイボウズOffice」「Mamoru Biz」などが存在し、グループウェアと一口に言ってもたくさんの種類があります。
グループウェアは生産性UPの1番の近道
グループウェアは、スケジュール管理以外にもできることがたくさんあります。
スケジュール管理以外にも、給与計算、勤怠管理、ワークフローなどをまとめて管理可能です。
残業申請などもツール上で行うことができ、ペーパーレス化によるコストの削減も期待できます。
勤怠管理が備わってるグループウェアだと、勤怠管理の仕事が少なくなるため別の業務をこなすことができ、更なる生産性UPが見込めるでしょう。
https://aipo.com/blog/groupware-migration-point-merits/
ビジネスにおいてスケジュール管理は基本中の基本
ビジネスで生産性をUPさせるためには、チーム全体でスケジュール管理を行うことが基本です。
スケジュール管理を意識的に行うことで１人１人、チーム全体でレベルUPが見込め、生産性UPにつながるのでチーム、会社にあったツールを使うことが大切になります。
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