社外でも安心!スケジュール管理ツールのメリットや選ぶポイントを解説

日々のビジネスで欠かせない、スケジュール管理にお悩みの方は多いですよね。中でも多い悩みは、社外でのスケジュール管理が不便なことです。外回りが多い仕事だと、ホワイトボードのような手段ではスケジュール管理ができません。

最近ではテレワークが普及しており、社外でスケジュール管理する場面も増えています。社外でのスケジュール管理を効率化するために、多くの企業が「スケジュール管理ツール」を導入しています。スケジュール管理ツールとは、オンラインでスケジュールの管理・共有ができるITツールのことです。

しかし、スケジュール管理ツールを導入していない企業も、まだまだ多いのではないでしょうか。そこで本記事では、社外で使えるスケジュール管理ツールのメリットや、選ぶポイントをご紹介します。社外でのスケジュール管理にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

社外で使えるスケジュール管理ツールのメリット3つ

まずは、社外で使えるスケジュール管理ツールのメリット3つについて、順番に解説します。

メリット1:急な状況変化に対応できる

営業のような外回りの仕事では、外出中に状況が変わることもありますよね。しかしホワイトボードのようなスケジュール管理方法では、こうした状況変化をスケジュールに反映できません。結果として、チームメイトとの間で認識違いが生じたり、手戻りが発生したりしてしまいます。

その点スケジュール管理ツールであれば、外出中でもスマートフォンから利用できます。急な状況変化があってもスケジュールを迅速に更新でき、チームメイトとリアルタイムに共有できるのは大きなメリットです。電話やメールで情報共有するよりも、スピーディーかつ確実と言えます。

メリット2:テレワークにも対応できる

最近では、テレワークを導入する企業も増えています。テレワークでは、社内ネットワークが基本的に使えないことが大きな難点です。エクセルの共有ファイルでスケジュール管理していた場合、テレワークの社員はスケジュールの確認や更新が行えません。

かといって、テレワーク用にネットワークを構築するためには、多くの手間やコストがかかります。その点スケジュール管理ツールなら、Webブラウザさえあればスケジュールの確認や更新が行えます。サブスクリプション方式で利用できるため、ネットワークの構築などを行わずにテレワークに対応できるのもメリットです。

メリット3:業務効率化・コスト削減につながる

スケジュール管理ツールはその名の通り、スケジュール管理のために最適化されたインターフェースを持ちます。そのため、社内外を問わずスケジュール管理を効率的に行えるのもメリットです。カレンダーの新しい日付が自動で追加されるのはもちろん、予定の設定も豊富に用意されています。

またカレンダー形式で見やすいため、チームでのスケジュール共有も正確・迅速に行えます。社員個人だけでなく、チームとしての業務効率化にもつながるでしょう。スケジュールの管理・共有にかかる人的なコスト削減も期待できます。

社外で使えるスケジュール管理ツールを選ぶ3ポイント

スケジュール管理ツールの種類は多く、選び方を間違えると社外で使えないことも。ここでは、社外で使えるスケジュール管理ツールを選ぶ3つのポイントについて、順番に解説します。なお、スケジュール管理を効率化するためには、コツを把握することも大切です。詳しくは、次の記事をお読みください。

ヌケモレない業務を進めましょう!スケジュール管理のコツ10選

ポイント1:「クラウド型」のものを選ぶ

スケジュール管理ツールは、主に「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。オンプレミス型は、自社サーバーを用いてデータ管理する方式で、基本的にオフィスでなければ利用できません。よって、スケジュール管理ツールを選ぶ時には、必ずクラウド型のものを選びましょう。

クラウド型であればクラウドサーバーを用いてデータ管理するため、社内ネットワークに依存せず利用できます。クラウド型スケジュール管理ツールの多くはサブスクリプション方式で、自社サーバーの構築に初期費用がかからないのも嬉しいポイントです。オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。

クラウド型スケジュール管理の導入で費用対効果アップ!

ポイント2:スマートフォンでも使いやすいものを選ぶ

前述のクラウド型スケジュール管理ツールであれば、スマートフォンのWebブラウザからでも利用できます。ただし、パソコンと比べて表示が見づらくなったり、操作がしづらくなったりする製品もあります。そのため、パソコンだけでなくスマートフォンでも使いやすいものを選びましょう。

特に外回りの仕事が多い方は、外出中でも快適に操作できるスケジュール管理ツールを選ぶことが大切です。大抵のスケジュール管理ツールは、公式サイトで操作画面や操作方法を確認できます。場合によっては、資料請求や問い合わせを行うのも良いでしょう。

ポイント3:連携機能が充実しているものを選ぶ

他のツールやアプリと連携できる機能を持つスケジュール管理ツールも存在します。スケジュール管理ツールを選ぶ際には、連携機能が充実している製品がおすすめです。それにより、スケジュール管理以外の業務も効率化できる、スマートフォンでより使いやすくなる、などのメリットが得られます。

たとえば「アイポ」なら、予定に設定したリマインダーを、Slack上で受信することが可能です。Slackを用いて作業している時でも、大事な予定を見逃すことがありません。リマインダーについて詳しく知りたい方は、次の記事をご一読ください。

スケジュール管理に便利なリマインダーとは?メリットや活用例を紹介

スケジュール管理ツールを導入するなら「アイポ」がおすすめ

今回は、社外で使えるスケジュール管理ツールのメリットや、選ぶポイントをご紹介しました。

社外でのスケジュール管理を効率化することで、急な状況変化に対応できる上に、テレワークのメリットがより増大します。しかし、エクセルなどのスケジュール管理方法には不便な点が多く、社外での利用には適していません。社外でのスケジュール管理には、スケジュール管理ツールの活用がベストです。

これからスケジュール管理ツールを導入する方には、グループウェア「アイポ」をおすすめします。スケジュール管理を始めとした、情報共有やコミュニケーションに役立つ様々な機能を持つITツールです。シンプルなインターフェースが特徴で、アナログ派の方でもすぐに使い方を覚えられます。

人気No.1の「ベーシックプラン」なら、1ユーザーあたり月額たったの350円から利用開始することが可能です。社外でのスケジュール管理を快適にしたい方は、ぜひアイポをご導入ください。

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私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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