スケジュール共有で管理職としての働き方も変わる!グループウェアの持つ効果

円滑に業務を進めるツール

業務を円滑に進めるためには管理職と一般職のコミュニケーションが欠かせません。お互いにどのような状況で働いているのか理解できなければ、どんな仕事でも円滑に進めないでしょう。

そのためにはスケジュール共有が重要な意味を持ちます。現在で更に多くの情報を管理し、簡単に使えるようグループウェアが活用されてきました。

なぜグループウェアなのか、どうして今スケジュール共有が重要なのか、管理職であれば一度は考えてみなければいけません。

一般職との情報共有

管理職と一般職がスケジュール共有するには大きな意味が隠れています。スケジュール共有することで情報が個人から組織に移り変わるからです。スケジュール共有はどちら側から見ても、情報がわかります。ここに管理職と一般職の壁を取り払うポイントが隠れているのが重要です。

管理職のスケジュールは一般職からはよくわかりません。働いている内容にも違いがありますし、時間も違いが出てくるからです。そのため管理職に何か用事があってアポイントをとらなければいけないとしても、なかなかうまくいきません。そこには働き方の違いがあるからです。

スケジュール共有によって情報の共有が進むと、お互いで働き方が見えてきて、アポイントもとりやすくなります。お互いの距離が近くなりコミュニケーションもとりやすくなるでしょう。これまでどうしても離れていた距離が近くなります。働き方の改革を進める場合は重要なポイントです。

経営ビジョンの共有と緊張感

グループウェアを使ってスケジュール共有を行うと、管理職の経営ビジョンも見えてきます。どのようなスケジュールで行動しているかが見えるだけではなく、必要な時に素早くコミュニケーションが取れるからです。

普段はなかなかコミュニケーションが取れないとしても、グループウェアでスケジュールが空いている時にチャットで連絡を取ったらどうでしょうか。仮にその場で返答ができなくても、ログが残ります。後から確認しながら返答もできるため、必要なコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。これまでどうしても離れていた意識が変わる瞬間です。

グループウェアとスケジュール共有によって、管理職から見ると進捗管理ができます。その社員が自分たちの持つ経営ビジョンと一致しているかどうか判断しやすくなるのです。こちらの意思に反した行動をとっていないか、スケジュール共有から見えてくる部分もあるでしょう。

このような状況はお互いに正しい緊張感を作ります。お互い見られている意識が働くためで、報告などが行われているかも付き合わせができるからです。リアルタイムに連絡網を築くため、その場での催促もできます。気を抜いた状態で仕事ができない以上、効率化を後押しすることが可能です。

タスク管理と確認

スケジュール共有が進むと、タスク管理がしやすくなります。管理職から見て、いまどんな業務が進んでいるのか確認が容易な状態です。これが見える化であり、誰から見てもタスクの状況が分かります。

管理職から見た場合、どの社員が何をしているかがわかり、評価を下しやすくなるでしょう。評判のいい社員がいた時に、どんな仕事をしているのかも簡単にわかります。これもグループウェアと組み合わせることにより、コンタクトも取りやすくなりさらに効果を発揮できます。

この情報をどこでも確認できるのもグループウェアとの組み合わせです。グループウェアは、スマホやタブレットでも利用できるものが基本となりました。これにより、どこでも素早く情報の確認や更新が可能です。ビジネスとしてスピードが上がりますし、情報の鮮度も高くなります。

管理職の中には、常に移動を繰り返す場合もあるでしょう。会社で落ち着いて業務ができるタイミングもあまりない人も珍しくありません。そんな状況でもスマホやタブレットで更新できるのなら、かなりのメリットが生まれてきます。管理職自身で更新できなくても、グループウェアを使って連絡を取り更新させることも可能です。

管理職にも影響するグループウェアとスケジュール共有のメリット

グループウェアがもたらすメリットは、管理職だけではなく、経営として大きな意味も出てきます。スケジュール共有も生かしつつ、派生するメリットがわかるとさらに活用の幅が広がるでしょう。

大きなコスト削減

管理職として頭が痛いのは、コストの削減に関することです。売上げに対しコスト削減ができれば、必然的に利益率が高まります。自然と利益が向上するわけですから、コスト削減は絶対的に必須な条件です。

グループウェアによってスケジュール共有を進めると、コスト削減を実現できるメリットが生まれます。その代表的な部分が、ペーパーレスです。普段から、紙にかかるコストは経営に大きく影響してきます。管理職としても頭が痛いところでしょう。

グループウェアでスケジュール共有を進めると、余計なところで連絡の必要がなくなり、紙での提出もいりません。対応の時間も早くなり、さらにコスト削減が実現できます。

実際にグループウェアには他にも様々な機能が持たされており、承認システムなどではもっと大きな効果が期待できるのがポイントです。提出書類はほぼ電子化できるようになり、承認にかかる時間も削減します。

情報のほとんどが電子化できるため、紙を使う機会がかなり減っていきます。保存に関するコストもかなり減るため、時間の削減とともに大きな影響を与えるのです。

ペーパーレスの実現によるコスト削減

管理職として重要なポイントは、会議など打ち合わせにかかるコスト削減もあげられます。これまで会議や打ち合わせをするとなれば、場所のセッティングから始まり、時間の調整、移動にかかるコストまで多くの要因がありました。これがグループウェアになるとなくなります。チャットでの打ち合わせもできますし、ビデオ通話も可能です。

ちょっとしたことで打ち合わせをしたいとしても、これまでは会議というわけにはいかない場面もあったでしょう。ちょっとしたことでもそれなりにコストも必要になるからです。それが素早く開催できるだけでも、決定に大きな影響を与えます。

出席者の数にも影響する要因です。とても重大な会議であれば、他のことよりも優先度が高くなるかもしれません。しかし、そこまで出なかった場合、時間をかけるべきか天秤にかけます。もしもグループウェアでパソコンさえ使えれば参加できるとなれば、参加の度合いが変わるでしょう。

意思決定の場が大きく変わるため、経営としても変化が出ます。管理職の仕事としても、負担が変化し、アイデアが実るチャンスが増えるのは間違いありません。こうした部分でもコストを落としつつ、利益を大きくできるでしょう。

グループウェアを導入していくために

グループウェアにも含まれるスケジュール共有の方法などのツールは、管理職にも大きなインパクトを与えます。働き方改革という部分でも大きな変化が生まれてくる方法です。働く時間にも違いが出てくるうえ、これまでコンタクトがとりにくかった管理職と一般職との溝も埋めやすい方法になります。

注意しなければいけないのは、管理職からみるとすぐに効果を導き出すために大きく変化を与えようとします。しかし、現実的な問題として、すべての機能を有効に生かすために時間がかかるのは当然です。

その時間を考えれば、まずは必要要件を絞り小さくスタートさせて習熟してから大きくするのも方法です。このような考え方の乖離も出てくるため、ヒアリングも繰り返しながら、システムの導入を検討するといいでしょう。

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