スケジュール共有の重要度でビジネス成功確率が上がる?導入効果解説

従業員のスケジュール管理がスムーズにいかず、ビジネスの生産性が上がらないことに頭を抱えている事業者も多いのではないでしょうか。実際、スケジュール共有の効率化によりビジネスが上手くいくようになった企業も少なくありません。

本記事では、ビジネスにおいてのスケジュール共有の重要性と効率化するための具体的な方法についてご紹介しています。

ビジネスにおいてのスケジュール共有の重要性

ビジネスにおいて情報共有が重要であると分かっている人は多いと思います。しかし、本当の意味で情報共有の重要性を理解している人は少ないでしょう。現在のビジネスには、PCだけでなく、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末も活用されるようになり、働く場所も会社だけでなく、自宅や喫茶店など多様化しています。どこにいても必要な情報の引き出しができ、同じ場にいなくても同じ情報を共有できているかが業務をする上でとても重要な意味を持ちます。

そして、業務進行の円滑化にはスケジュールの共有は必ず必要なものになります。多くの企業では、会社の壁にホワイトボードがあり、各社員のスケジュールを書いておくかExcelを使った簡易的なスケジュールを利用していました。次第にカレンダー機能などクラウド上での管理がメインに変わっていくようになり、より業務の効率化に成功しています。

カレンダーツール利用のメリットは、「メンバー間の意思疎通」です。カレンダーツールでメンバー登録を行っていると誰が、いつ、どこで、何をしているかの詳細情報をすぐに把握できます。人数が多ければ多いほどこのメリットは大きなものになります。

また、複数人のスケジュール調整をする際にも自動でマッチする日にちをピックアップしてくれる機能があるので、スケジュール調整の効率化にもなります。「場所を選ばず、全員に共有できる」といった機能はとても便利。クラウド上にスケジュールの情報があるので、インターネット環境がある場所ならどこにいてもすぐにスケジュールの確認・変更・登録が可能です。もちろんどの端末でもアクセスできます。

チームでスケジュール共有をしている場合、誰かがスケジュールを忘れてしまっていても、他のメンバーが気づいて教えてくれるでしょう。また、ダブルブッキングの防止にもなります。

スケジュール共有を効率化させるITツール

ホワイトボードなどのオフライン上でのスケジュール管理を行っている企業では、円滑に情報共有が出来ずに余計な時間がかかってしまいます。それらの問題を解決してくれるのが、グループウェアやスケジュール管理ツールなどのITツールです。

とても便利な機能の為すぐに導入を検討する方には注意が一つあります。いきなりITツールを導入しても社員に混乱が広まってしまいます。そうならないためにもしっかりと事前に説明を行うか徐々に導入を広げていきましょう。

効率化ツールの導入効果を知ってもらう

まずは、ITツールの導入をすることでどんなことが出来るのかをしっかりと説明した上で、実際に使用して良さを知ってもらいましょう。必ず全従業員に説明を行いましょう。どこかの部署の一部に導入しても効果は期待できません。

社員一丸となって、スケジュールの共有化を行うことが重要です。この際、ITツールには様々な種類があるので、社員に使ってもらったツールの操作性や使いやすさなどのデータを取ると、導入の際に大いに役立つためオススメです。

1つのグループ・チームから導入を検討する

前述にてどこかの部署の一部にITツールを導入しても効果がでないとお伝えしましたが、例外もあります。それは、どこかのプロジェクトチームの1つに導入をして、実際にチーム間でのスケジュール共有を行い、データを取ることです。操作性から効率化の有無など細かに変化する情報調査が可能です。

シンプルな社内マニュアル表を作成する

ITツールの導入と共に誰が見ても理解しやすい社内マニュアルを導入しましょう。基本的な操作だけでは、足りない要素を補うものとして活用します。実際に講演会などで実演する、理解を深めてもらうことで、より導入がスムーズになります。

スケジュール共有ツールの導入効果

スケジュール共有ツールを導入することで得られるメリットとして以下の5つがあげられます。
・社内情報の可視化
・従業員スケジュールの共有
・従業員のタスク管理が容易
・ダブルブッキング・スケジュール漏れの回避
・テレワークにも対応できる順応性

それぞれ紹介していきます。

社内情報の可視化

各部署やプロジェクトチームでの全体の進捗状況や各個人の予定、今後の予定を報告するための会議を頻繁に行います。しかし、それぞれのスケジュールが可視化できていないと事後報告が多発し、行動の遅延に繋がります。

そのためスケジュール共有化を行い、リアルタイムでの進捗状況、それぞれのスケジュールに合わせた決裁と同行依頼、業務の配置と偏りの修正などスムーズに調整していくことが可能になります。

従業員スケジュールの共有

スケジュール共有している社員全員の予定を確認できることで、ダブルブッキングを防ぐことが出来、予定を確認するために電話をしたり、メールを送るといった手間がなくなります。また、設定により、別部署や別チームのスケジュール共有も出来るのでうまく活用することで業務の円滑化になります。

従業員のタスク管理が容易

スケジュール共有ツールには各社員の割り当てられている業務がリアルタイムで確認できます。タスク管理を行い、業務の偏りを防ぎ、上手に業務を割り振ることで、全体の業務効率の上昇になります。

ダブルブッキング・スケジュール漏れの回避

ビジネスにおいてあってはならないのが取引先や上司、会議の予定をすっぽかしてしまうことです。次に多いのが、予定が重なってしまうダブルブッキングです。これを「通知機能」を使うことで、こういったトラブルを確実に減らしていくことが出来ます。

また、機能に一斉送信などもあるので、個別に連絡をしなくてもいいという利点もあります。

テレワークにも対応できる順応性

スケジュール共有ツールはPCのみでなく、モバイル端末にも対応しているだけでなく、場所を選ばず、スケジュールの確認・修正をすることが出来ます。そのため、取引先に出向き、急遽予定が変わり、日程をすぐに押さえたい時などにとても役に立ちます。

クラウド上に情報があるので、必要なデータだけ閲覧することも出来るので、ビジネスツールとしてなくてはならないでしょう。

スケジュール管理ツール導入の注意点

スケジュール管理ツール導入の際の注意点は、以下の3つがあげられます。
・費用対効果を考えた効率化ツールの導入
・社内に浸透されるプラットフォーム選び
・ツール業者のサポート対応

それぞれ見ていきましょう。

費用対効果を考えた効率化ツールの導入

自己の会社に必要な機能を備えたツールとそれを導入するための費用を考えて導入を検討しましょう。毎月の運用コストもかかるので、すこしでも無駄を省きます。社員やすでに導入している人の話を参考にするのが効果的です。最適なツール選択をし、効率的なコストの運用に努めましょう。

社内に浸透されるプラットフォーム選び

共に考えるべきは操作性です。操作のしやすいツールは社員のストレス軽減になり、業務進行の効率化にもなります。マニュアルとの併用も考慮しつつ、最低限の理解で最大限生かせるようなツール選択をしましょう。

ツール業者のサポート対応

スケジュール管理ツールは、運用していく上で何かしらのトラブルが発生することもあるでしょう。その際、サポート体制がしっかり整っているかは大切な要素です。24時間対応やチャット相談、電話対応の有無など様々なサービスがあるので、これもチェックしましょう。

スケジュール共有ツールの導入であなたのビジネスが変わる

スケジュール共有の重要性と効率化するための具体的な方法についての理解は深められたでしょうか。

本記事を参考にスケジュール共有ツールのメリットや注意点についても導入前に確認してみてください。最適なスケジュール共有ツールを導入することで、社員の仕事意欲の向上や業務の効率化、トラブルの軽減にもなるので、ぜひ導入を検討してみて下さい。

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